Описание нашего подхода к стратегическим сессиям мы решили разделить на 3 материала. В первой части мы рассмотрели подготовку к стратсессии и выделили пять этапов, руководствуясь моделью FOCUS. Каждый этап соответствует букве: frame, organise, collect, utilize, synthesis. Мы уже разобрали фрейм — первый этап подготовки, на котором формулируется задача стратсессии, а в этой статье подробнее остановимся на организации сбора информации и процессе ее использования.
Organise — организация процесса сбора информации
Сложность данного этапа состоит в том, что прежде чем приступить к нему, нужно разобраться в бизнес-процессах и понять, на каком этапе создается ценность продукта и как действительно работает ваша компания.
Основная структурная единица данного этапа — карта контента (Content Map). Каждый вопрос, вынесенный на стратсессию, предполагает несколько альтернативных вариантов ответа, а карта призвана определить, по каким критериям будет оцениваться эффективность этих вариантов.
Логика применения Content Map такова:
чтобы мы могли по итогам стратсессии утверждать, что нечто есть А, нам надо доказать, что гипотезы В и С верны, а гипотеза D неверна. То есть выберите ваш вопрос и составьте матрицу с критериями и альтернативами.
Например, компания находится в Ижевске и хочет выйти на московский рынок. На повестке вопрос: оставлять торговый дом в Ижевске и вкладываться в логистику, либо искать местного дистрибьютора. Модератор видит четыре критерия оценки — A, B, C, D — и озвучивает их функциональному руководителю, который может утвердить их или добавить варианты. Он предлагает дополнить матрицу критерием Е. Далее модератор проверяет выбранные критерии по принципу МЕСЕ (Mutually Exclusive (МЕ) — «взаимоисключающие» (ВИ) и Collectively Exhaustive (СЕ) — «совместно исчерпывающие» (СИ)).
В завершении этапа необходимо резюмировать обсуждение, ответив на вопросы:
- Какая гипотеза наилучшая?
- Какие комбинации вариантов ответа должны подтолкнуть нас к тезисам?
В процессе стратсессии участники могут вспомнить факторы, которые не упомянули ранее.
Мы не рекомендуем распространять карту среди будущих участников стратсессии. В лучшем случае, карту должен знать модератор стратсессии и, допустимо, директор компании. Также, нужно учесть, что модератор стратсессии не может знать все про каждый бизнес - процесс, а функциональный руководитель может. Поэтому структуру Content Map нужно согласовать именно с функциональными руководителями.
Collect, Utilize, Synthesis — сбор, использование, объединение информации
Цель заключительных этапов подготовки — понять, откуда взять данные. Предлагаем составить для этого простую таблицу, в которой будут отражены критерии, влияющие на прибыль компании, источники данных и тот, кто будет их собирать.
Источники данных. Обычно проблема возникает с источников данных. Если данные внешние — их можно купить или найти в сети, — то ситуация упрощается. Сложнее с внутренними данными компании (отчетность, метрики): как их правильно выгрузить, достаточно ли они структурированы, действительно ли связаны с реальными бизнес-процессами.
Критерии. Главной задачей стратсессии независимо от ее темы является поиск ответа на вопрос: как компания создает прибыль, а самое главное, как она планирует создавать ее в будущем. Мы выделили 23 критерия, которые позволяют эффективно управлять выручкой, издержками и, как следствие, прибылью. Они зафиксированы в рабочей тетради «Формула прибыли».
Вернемся к опыту нашего клиента «Кассир.ру». Сотрудники компании 3 месяца собирали Формулу прибыли и оставили 17 параметров из 23. На стратегической сессии мы начали разбираться, почему ничего не сошлось: нарисовали схему образования денежного потока с учетом сложной системы субагентской продажи. В итоговой формуле получилось больше 80 видов показателей.
Большинство компаний сталкиваются с подобными сложностями: не понимают, как зарабатывают деньги и не учитывают параметры, которые влияют на прибыль. Результат — неумение определить реальную проблему. Заключительные этапы подготовки к стратсессии помогут вам разобраться, с какой проблемой вы столкнулись и что необходимо в этом случае предпринять.
Резюме
После того, как вы определили задачу стратсессии, необходимо организовать процесс сбора информации. На данном этапе поможет карта контента, которая фиксирует альтернативные варианты решения главной задачи и формирует критерии оценки эффективности этих вариантов. Сбор, использование и объединение информации завершают подготовку к сессии. Данные, полученные на этих стадиях, удобно вносить в таблицу, где будут отражены критерии, влияющие на прибыль, источник данных и тот, кто будет их собирать.
О том, как добиться исполнения соглашений стратсессии и какие цели компании они должны решать, читайте в заключительной статье по этой теме.