Команда потеряла ориентир и не понимает: как и зачем дальше работать? Сотрудники испытывают сильную информационную нагрузку, а тревожные мысли занимают большую часть рабочего времени? В статье мы разберемся, как помочь команде вернуться в ресурсное состояние.
В конце вы сможете самостоятельно диагностировать уровень стресса у себя и своей команды.
1. Проводите оперативки, но только когда это действительно нужно
Прежде всего нельзя допустить, чтобы ситуация выбила вас из колеи. Руководитель — тот, кто сохраняет спокойствие и оптимизм, помогает сохранить его и другим членам команды. Если впасть в панику, то она повлечет за собой депрессию, бездействие и неправильные решения.
Важно сохранять спокойствие, но не бездействовать, надеясь, что проблема рассосется сама собой. Кроме того, в сложной ситуации необходимо здравомыслие — можно ли как-то повлиять на ситуацию? Происходит ли что-то критическое прямо сейчас или ожидается коллапс в ближайшем будущем? Если нет, то стоит действовать в штатном режиме и спокойно прорабатывать возможные сценарии реакции на угрозу.
В случае форс-мажора (серьёзной проблемы, которая требует незамедлительных решений) проводится оперативка:
2. Обсуждайте с командой варианты развития событий
Даже если в данный момент нет острой проблемы – важно прорабатывать решения и непрерывно действовать, чтобы получать новую информацию и корректировать движение в процессе. Ниже рассмотрим несколько инструментов, которые помогают оценить ситуацию и принять решение.
Матрица рисков
Матрица рисков – работающий инструмент, который поможет количественно оценить риски и принять актуальные управленческие решения.
Риск – это неопределенное внешнее или внутреннее событие, влияющее на достижение целей компании. Величина риска определяется произведением вероятности события и возможного ущерба от него. Чтобы анализировать риски, можно воспользоваться специальной матрицей, где по одной оси откладывается величина ущерба, а по другой — вероятность. Эти характеристики могут высчитываться математически, а могут быть определены с помощью экспертной оценки.
Самое важное — в какую зону матрицы попадает риск.
Если в «высокую», то важно отрабатывать этот риск (снижать его вероятность или возможный ущерб, избегать или передавать риски).
Если риск попадает в зону «низких» рисков, то им можно пренебречь. Когда вы работаете с рисками, размышляйте ещё и о возможностях. Жизнь несправедлива, но это работает в оба направления: внезапно может случиться настоящая катастрофа, но и необыкновенное везение.
Матрица решений
Когда сложно понять какой вариант выгоднее, можно воспользоваться «Матрицей решений». Она помогает сравнить решения между собой путем занесения информации в общую таблицу. Так удобнее выбрать наиболее выгодный вариант: с наименьшими недостатками и положительными последствиями.
Критериальная оценка
Иногда бывает, что на принятие решения оказывают влияние различные обстоятельства и условия, которые важно выполнить. Чтобы оценить каждое решение исходя из выполнения таких условий, нужно сформировать матрицу критериальной оценки:
- Установить критерии
- Определить степень значимости критериев
- Оценить варианты по критериям
- Умножить оценки на значимость
- Высчитать сумму
- Выбрать вариант с наибольшей суммой
Таблица реализации
Следующий шаг относится к разработке решения на основе проведенных анализов. Ниже вы можете воспользоваться шаблоном таблицы для реализации решений.
Что такое правильное решение?
На данном этапе вы смогли разработать несколько вариантов решений. Ниже представлены 4 пункта, которые помогут понять, какое из решений правильное.
- Мы им субъективно довольны
- Готовы следовать ему в дальнейшем
- Можем убедить других в его правильности
- Готовы принять аналогичное решение в аналогичной ситуации
Важно понимать, что решение принято тогда, когда совершён первый шаг по его реализации.
В ситуации хаоса медлить не следует.
Ключевые вопросы и ответы в принятии решений
Также при принятии решения вам поможет данная таблица.
3. Правильно доносите информацию об изменениях
Неопределенность — самое тяжелое состояние. Персоналу очень важно объяснять, что компания собирается предпринять в новых событиях. Существует универсальный алгоритм донесения информации об изменениях.
4. Выравнивайте рабочую нагрузку – всегда, когда это возможно
Как избежать стресса и перегорания при постоянных новых и срочных задачах и переработках? Если коротко – никак. Режим постоянного «тушения пожаров» – мощнейший триггер выгорания. Это длительный стресс, который разрушительно влияет на систему в целом. Мы просто не способны постоянно «воевать» без возможности качественно восстановиться. Крайне важно выравнивать рабочую нагрузку, всегда, когда это возможно.
Относитесь ко времени и вниманию каждого в команде как к конечному ресурсу: на работу есть ограниченное количество часов и сил, что умещается — делаем, а что нет — делать не будем. В ситуации кризиса мобилизуются все ресурсы. Чтобы избежать выгорания, важно помнить: бюджет времени и сип ограничен. И действовать нужно исходя из этой аксиомы.
5. Не давайте коммуникациям «провалиться»
В ситуации хаоса крайне важен обмен информацией: быстро, без потерь и искажений. Пересмотрите и освежите договорённости о скорости ответов на сообщения и правила пользования каналами связи. Не забывайте о том, что неформальное общение также важно. Создавайте среду для поддерживающего и безопасного обмена эмоциями. Разговаривайте индивидуально. Имейте в виду, что реакции на стресс бывают разными. Если человек никак не проявляет свои эмоции, это вовсе не значит, что ему легко.
Диагностика уровня стресса
Оцените уровень риска выгорания у себя и/или сотрудников вашей команды, если вы руководитель. Можно самостоятельно диагностировать своё состояние, отметив согласие с утверждениями анкеты (если никогда — по 2 балла за каждый пункт, иногда — 1, всё время — 0):
Стоит беспокоиться, если сфера набирает меньше 8 баллов. Для проработки этих сфер ответьте на следующие вопросы:
- Каковы показатели сфер?
- Если что-то попало в опасную зону, что с этим нужно сделать?
⭕️ Также мы хотим поддержать всех, кому сейчас непросто. Для этого мы собрали и подготовили бесплатные антикризисные инструменты для оперативной помощи в сложных ситуациях.
⭕️ Еще больше материалов смотрите на нашем сайте TSQ Consulting.
В комментариях вы можете поделиться впечатлениями. Не забывайте подписываться на канал, чтобы не пропустить все самое интересное.
#бизнес #компания #управление #tsqconsulting
