Вчера на консультации с руководителем компании из сферы услуг обсуждали в какой программе вести упр.учёт. Компания не мелкая, с оборотом 80 млн в год.
Сначала, для создания счетов, актов, ЭДО, налог. отчётности, начислений и оплат через банк установили 1Ску. Компания росла, финдир завел таблицы для упручета. Назначил специального человека, чтобы их заполнять. Со временем эта конструкция обросла сопутствующими проблемами:
- расходятся данные в таблицах и 1Ске.
- человек делает ошибки при внесении данных.
- искать и исправлять ошибки — Сизифов труд.
- трудозатраты по ведению таблиц с ростом компании огромны.
Для примера рассмотрим ситуацию. Нам поступил платеж от покупателя, либы мы платим поставщику один из расходов. Каждый платеж имеет реквизиты: дата, сумма, контрагент, форма поступления, по какому счету — это минимум 5 реквизитов. Теперь, этот платеж и каждый реквизит нужно разнести в таблицы (привожу оригинальные названия таблиц клиента):
- Движение денег (хранит поступления)
- Дебиторская/кредиторская задолженность по контрагентам (хранит задолженности)
- Финансовый результат (хранит возникновение обязательств)
- Проекты компании (хранит стадии проектов)
Кропотливый труд. Человек — не робот — Хочешь, не хочешь, ошибки будут! А если ошибся хотя бы в одной цифре — придётся перековырять все таблицы, чтобы исправить. Ну вы поняли...
Много раз уже сталкивался у клиентов, что такая табличная конструкция долго не живет. Стоимость ведения учета выходит выше стоимости проблем от его отсутствия. Постепенно учет теряет точность и люди бросают его вести и принимают упр.решения интуитивно, примерно... А потом вылетаю на запасы или кредиторку
Повзрослевшая компания рано или поздно сталкивается с выбором:
- Вести учет в 1С + программе/сервисе для упр.учета. То есть фактически в 2х программах, тк первичка, интеграция с банками, ЭДО, отчётность все равно останется в 1С; либо ☝
- Вести учет только в 1С. А тут я всегда сталкиваюсь с обоснованным страхом руководителя ковыряться в бухгалтерских отчетах. Сальдо-шмальдо, дебет, кредит, 50 счет и тп... Что есть учет, что нету — все равно отчеты бесполезные. Их нужно переводить с бухгалтерского.
- Третьего либо просто нет 🤷🏼♂
С точки зрения правильной организации данных — они должны попадать и храниться в одном месте, а пользователям их удобно показывать по-разному. Бухгалтеру одним способом, государству другим, руководителю третьим. Тогда отчеты у всех будут выглядеть по-разному, а цифры в отчётах одинаковые.
При ведении учета в 2х программах (1е либо) возникают сложности с выгрузкой данных между программами и трудозатраты по поддержанию релевантности данных в обеих системах. Это может быть обосновано, если одна из систем предоставляет уникальный сервис, который нельзя реализовать в другой системе. Одним словом, хранить и работать с показателями бизнеса в одном системе почти всегда выгоднее.
«Уродские отчеты в 1С» часто слышу Я аргумент от руководителя. Я с ним согласен в случае бухгалтерских отчетов. В остальном, тут много нюансов, которые руководитель не учитывает. Или некогда разбираться ему.
Многие современные версии 1Ски включают специальные отчеты для руководителя. В отчетах все понятно и привычно: приход / расход, взаиморасчёты — по предпринимательски. Почти все версии имеют «Панель руководителя» со специальными отчетами. Более того, отчёты в 1Ске руководитель может гибко настраивать сам, без программиста, а при незначительных доработках вообще любые слепить. Данные можно будет смотреть хоть с телефона.
Так и получается, что если вы все равно всю первичку и отчеты из 1Ски печатаете — то упручет в ней вести проще и данные точнее будут. А «человеческие» отчёты для руководителей там есть уже — пишите: покажем, настроим!
