Как организовать воронку для мероприятия с приглашением участников, регистрацией, проходу по QR-кодам, печатью бейджей и автоматическим добавлением в сегменты "Посетили" и "Не посетили".
За что я люблю Битрикс24, так это за возможность реализовать комплексные сценарии с подключением дополнительных инструментов и сервисов.
Сегодня пример использования в реальной компании принципов построения воронки для организации мероприятия (см.статью в нашей группе).
Поставленная задача от клиента:
В базе CRM есть контакты крупных компаний, которых мы хотим пригласить в наш шоу-рум в Санкт-Петербурге на презентацию новой модели. Мы технологичная компания и продаём технику, нам очень важен wow-эффект от организации мероприятия. Нужен индивидуальный QR-код для каждого участника, чтобы наши менеджеры могли при помощи обычного телефона считать этот код и сразу распечатать бейдж.
Мы предложили дополнить постановку задачи условиями, которые позволят эффективнее потом работать с базой CRM и результатами мероприятий:
1) с посетителями мероприятия потом должен работать отдел продаж и определили критерии для распределения таких сделок по менеджерам
2) посетителям мероприятия информация о визите должна добавляться в карточку контакта CRM
3) также в контакт добавляется информация об интересе к тематике мероприятия и категории презентуемых товаров
4) посетителям мероприятия автоматически высылать материалы и ссылку на форму, в которой можно оставить отзыв
5) синхронизировать список мероприятий с сайтом клиента, чтобы упростить их создание и редактирование.
Какие инструменты в Битрикс24 использовали:
- Универсальный список для хранения информации о мероприятиях.
- В CRM создали отдельную воронку Мероприятия. Каждая сделка в этой воронке — это приглашение одного из участников.
- Использовали CRM-маркетинг 1) для создания нужного сегмента контактов, 2) через генератор продаж добавили для каждого контакта сделку в воронке Мероприятия.
- CRM-форма для регистрации участников на мероприятие.
- Роботы и бизнес-процессы в CRM для движения сделок-приглашений по стадиям.
- Разработали активити для генерации картинки с QR-кодом.
- Веб-хук для получения информации о внешнем событии (посещение мероприятия) и запуска события.
- Разработали модуль с настройками, который позволяет для каждого мероприятия из списка создавать свою конфигурацию: какие поля выводить в ответном сообщении, какие бизнес-процессы запускать и т.д.
Подробнее о работе с воронкой Мероприятия:
1. Создали воронку из 5 рабочих стадий, одной положительной и одной отрицательной.
Рабочие стадии:
— кого хотим видеть
— приглашение отправлено
— зарегистрирован
— получено подтверждение
— пришёл?
Положительная: Посетил
Отрицательная: Не посетил
2. Создали сегмент контактов существующей базы CRM по следующим критериям:
город — Санкт-Петербург, количество сотрудников в компании — более 150 человек.
3. Для сегмента запустили Генератор сделок, который автоматически создал сделки в нужной воронке.
4. Саму воронку настроили таким образом, что при попадании в неё автоматически отправляется письмо с приглашением и ссылкой на форму регистрацию.
5. Всем зарегистрированным на почту отправляется QR-код с информацией о мероприятии. А также отправляется цепочка писем, подогревающих интерес к событию. К дню мероприятия все участники находятся в стадии Пришел?
6. В день мероприятия участник, приходя на площадку, показывает QR-код. Офис-менеджер считывает информацию при помощи камеры IPhone и сразу распечатывается бейдж, а сделка сдвигается в успешную стадию Посетил.
На фото кадр с рабочим примером отладки печати этикетки.
7. После завершения мероприятия всем посетителям добавляется в карточку отметка о посещении Мероприятия и интересе к представленным на нём товарам, а также отправляются материалы мероприятия и ссылка на анкету с отзывами.
8. Сделки в стадии «Посетил» копируются в воронку Продажи и для них в соответствии с условиями назначается ответственный менеджер по продажам.
9. Все кто зарегистрировался, но не пришёл, переводятся в «Не посетил», а в карточку контакта добавляется отметка об интересе к тематике мероприятия.
На выходе клиент получил готовый конвейер мероприятий:
- В одной воронке может обрабатываться сразу несколько мероприятий.
- Если в воронку попадает новый клиент (регистрируется на мероприятие через CRM-форму), он сразу же попадает в CRM со всей необходимой информацией.
- Контакты, побывавшие в этой воронке, получают дополнительные признаки для последующей сегментации, что позволит более точно вести с ними маркетинговую работу в дальнейшем.
- Лиды после мероприятия не теряются, а сразу передаются в отдел продаж для последующей обработки.
- Всем участникам автоматически осуществляется рассылка полезных материалов и ссылка на форму для сбора отзывов.
Срок реализации:
4 встречи для согласования деталей процессов и координации работы разных отделов компании клиента (маркетинг, продажи, офис-менеджеры, работники шоу-рума).
Разработка в пределах одного спринта (2 недели).
2 встречи для обучения по отделам и тестирования совместной работы.
6 часов небольших дополнений и улучшений непосредственно перед запуском (потребовалось больше полей в Мероприятии, дополнительные условия при распределении в отделе продаж, дополнительная ветка в бизнес-процессе приглашения и т.д)
Общее количество часов, оплаченных клиентом: 63 часа.
#мероприятия в битрикс24 #организация мероприятий #автоматизация процессов
