Часто строительные компании начинают вести и контролировать бизнес процессы в обычном Excel. Однако уже скоро начинают сталкиваться со множеством проблем и неудобствами: бесчисленные таблицы, которые не связаны между собой, составление смет занимает много времени, малейшая ошибка может стоить сотен тысяч рублей и многое другое.
Сегодня Алексей Сабаев, сооснователь компании по ремонту и дизайну Aleksstroitel, рассказал, как им удалось сократить время на просчет смет в 4 раза и увеличить количество заказов в 3 раза за год, внедрив в работу сервис автоматизации Gectaro для управления стройкой и ремонтом.
О компании
Я учился на инженера-проектировщика холодильных систем и систем кондиционирования воздуха. По окончании работал руководителем отдела продаж кондиционеров, а после 2011 года создал свою компанию, занимающуюся кондиционированием. Заказов было немного и я расширил сферу услуг — купил штукатурную станцию и начал оказывать услуги по ремонту.
На одном из курсов по повышению квалификации познакомился со своим будущим партнером Александром. В конце 2018 года мы организовали ремонтную компанию Aleksstroitel — я договаривался с клиентами, а Александр отвечал за техническую часть.
Сначала мы только ремонтировали дома и квартиры, а освоившись, начали создавать дизайн-проекты. Со временем отказались от частичных ремонтов — эти заказы отнимали много времени и приносили мало денег. В 2021 году мы завершили 12 проектов по дизайну и ремонту — это в 3 раза больше, чем в первый год работы компании.
Задачи и проблемы
Раньше мы пользовались Excel и WhatsApp — в последнем обменивались фотографиями объектов с прорабами и с клиентами. В Excel строили диаграммы Ганта, составляли сметы и графики работ.
Каждый раз считать смету было неудобно, мы делали это как будто в первый раз: обычно мы вносим в смету расходы на материалы, чтобы заказчик видел, сколько денег ему нужно будет заплатить и за труд мастеров, и за материал в целом. Стоимость материалов меняется быстро — порой, за месяц, поэтому мы попадали в ситуации, когда наши готовые сметы отставали от жизни. Приходилось мониторить рынок материалов заново и это отнимало рабочий день.
Заметив это, мы стали искать решение, которое помогло бы автоматизировать процесс.
Внедрение и организация работы
Пробовали подключиться к CRM-системам, но это оказалось сложно и дорого сделать. Тогда я установил бесплатные программы — «Мою смету» и «Сметный калькулятор». Но они так же, как и Excel, не предлагали актуальный ценник на материалы.
Затем я начал тестировать Gectaro. Когда увидел, что сервис учитывает в справочнике ресурсы нужного мне поставщика и динамично обновляет их стоимость, стало понятно, что только это сэкономит нам время на просчеты смет.
За восемь рабочих часов вместо одной сметы мы начали делать четыре. А если задач по сметам не было, сохраненное время мы инвестировали в развитие компании. Например, мы запустили рекламу и в результате к концу 2021 года закрыли 12 проектов. Это в 3 раза больше по сравнению с 2019 годом.
Кроме смет мы планируем в Gectaro графики работ. Благодаря синхронизации графиков с чат-ботом в телеграмме клиент видит прогресс, а мы — рабочие нюансы, которые показывает прораб.
Результаты
1. Сократили время на просчет смет в 4 раза и увеличили количество заказов в 3 раза
Раньше за рабочий день мы могли просчитать смету, сейчас — 4. Сэкономленное время инвестировали в развитие компании — наняли рекламное агентство и увеличит поток клиентов.
2. Клиент спокоен и видит прогресс, а мы следим за работой прораба и можем ее корректировать в моменте
Мы синхронизировали график-работ с чат-ботом в телеграмме: клиент может перейти по ссылке и увидеть, с какой скоростью продвигается ремонт, а мы здесь и сейчас следим за качеством работы на объекте.
3. Даем клиенту актуальную информацию по стоимости материалов — клиент не переживает за свои деньги и советует нас коллегам
Gectaro вовремя подгружает актуальную информацию по стоимости материалов из справочника — это помогает нам быстро просчитать смету и предсказать реальную стоимость работы, предотвращая вопросы клиента: «Почему сначала цена была одной, а теперь увеличилась?».
Хотите таких же результатов?
Получите видеопрезентацию сервиса, который избавит вашу компанию от хаоса в Excel и объединит все процессы в едином месте.