(Вестник № 16, 2021, ISSN 1819-6721, доклад http://www.pmsoft.pro/)
Авторы:
Ильдар Газиев, руководитель группы контроля реализации проекта ПАО «Татнефть»
Владимир Грибко, руководитель департамента проектных решений и технологий (ДПРиТ) АО ПМСОФТ
Александр Макеев, ведущий консультант департамента проектных решений и технологий (ДПРиТ) АО ПМСОФТ
Аннотация: в статье представлен опыт создания информационной системы управления проектами и развития ее функциональности с помощью дополнительных модулей в ПАО «Татнефть».
В компании создано отдельное подразделение, которое занимается реализацией крупных строительных проектов, – Управление по реализации строительных проектов (УРПС ПАО «Татнефть»). Изначально, когда создавалось подразделение, было принято решение, что оно должно обеспечивать и поддерживать процессы управления проектом на всех его стадиях – от проектирования до ввода в эксплуатацию. Также принято решение, что в структуру управления будут обязательно включены специалисты, которые в будущем будут эксплуатировать объект. Это будущие хозяева, и их присутствие позволило реализовать проект максимально эффективно с учетом мнения будущей эксплуатирующей организации. Также есть служба проектирования и сопутствующие службы – экономический отдел, бухгалтерия и т. д.
При создании управления было принято решение, что нужна информационная система для обеспечения автоматизации процессов управления и она должна состоять не из отдельных модулей – все учетные системы в ней должны быть интегрированы. Основные задачи – минимизировать двойной ввод и исключить человеческий фактор.
Совместно с ПМСОФТ мы приступили к проектированию и разворачиванию системы, центром которой была Oracle Primavera согласно функциональной архитектуре, информация из других систем должна была стекаться в нее, что должно было максимально облегчить процедуру формирования графиков и обеспечить процесс планирования и контроля графиков достоверными и актуальными данными.
Система была введена в эксплуатацию в 2012 году и отвечала поставленным на тот момент задачам. Появлялись новые идеи по ведению графиков и структурированию информации по проектам, проекты начали увеличиваться, постепенно система начала обрастать дополнительными модулями. Среди них были и собственные разработки, и совместные решения. Это удачные практики, которые можно было бы тиражировать.
Проектный портал(PM.portal)– лицо проекта. Здесь собирается вся информация по проекту – начиная от проектно-сметной документации до файлообмена с подрядчиком и поддерживается функциональность по ее хранению, учету, согласованию и т. п. Именно поэтому мы на этот проектный портал завели всех участников проекта. Тут же была организована функция по проведению так называемых экспертиз проектно-сметной документации: ее публикует представитель проектного института, которому предоставлен доступ с учетом нашей политики безопасности, а мы совместно с командой проекта осуществляем ее ревизию.
Были и минусы, точнее – слабые звенья. Первый из них – исходные данные. Много проблем возникало на старте проектирования. Ведь проектной службе нужны данные по поставляемому оборудованию, но крупные проекты – это всегда уникальное оборудование с уникальными массогабаритными характеристиками, поэтому даже для начала разработки документации нужны все исходные данные по оборудованию. Раньше вся документация хранилась и передавалась на бумаге, в переписке, частенько документы терялись и специалисты не могли знать, по какой актуальной ревизии работать. Чтобы решить эту проблему, мы разработали модуль учета исходных данных на проектном портале, где проектный институт прямо при создании указывал, какие исходные данные от поставщика ему нужны для продолжения проектирования и в какие сроки.
Эта информация распечатывается из чек-листа и при проведении тендерных мероприятий выдается поставщику. Поставщик должен подтвердить обозначенные сроки, они заводятся в систему и ставятся на контроль. Далее обмен запрошенными исходными данными происходит в этой системе. Поставщик загружает данные, проектный институт их согласовывает, все стороны оставляют замечания и комментарии, а мы контролируем этот процесс и понимаем текущее состояние работ по проектированию.
Также мы создали модуль «База регистрации рисков и полученных знаний». Это не полноценная система управления рисками, а небольшой интерфейс, позволяющий участникам проекта, если у них в рамках реализации проекта возникают вопросы, проблемы, в любое время зайти, найти ответственных лиц, описать проблему. И если есть варианты решений, предложить их. Также модуль предусматривает возможность дать предварительную оценку риска: стоимостную, временную, факторы возникновения риска. Затем система распределяет запросы ответственным лицам в зависимости от направления, которые эти запросы обрабатывают. Важно, что все данные остаются в системе. И новая команда (или новые участники команды), когда приходит на проект, первым делом погружается в эту систему, изучая, какие проблемы были на предыдущем этапе (проекте). В свое время мы даже внедряли чек-лист, где руководителем были обозначены основные риски, и работа не начиналась до проверки всех позиций в чек-листе.
Еще один дополнительный модуль – «Запрос на предоставление информации». Зачастую после выдачи рабочей документации у проверяющих и подрядчиков возникают вопросы и предложения по изменениям, которые мы (как заказчик) периодически согласовываем. Так как ранее между участниками проекта применялся бумажный документооборот, такие решения могли теряться или не доводиться до логического завершения. То есть мы предполагаем, что проектный институт их вносит, заказчик одобряет, а по факту в документации изменений нет. А дополнительно выпускать документацию в конце стройки и утверждать ее весьма проблематично. Наша же система позволяет самому подрядчику сформировать вопрос, указать, к какому документу относится правка, что она предлагает, как подрядчик видит реализацию. Заказчик рассматривает, оценивает стоимость и может либо согласиться, либо предложить строить по текущей документации. Модуль отслеживает ответы проектного института о его согласии или несогласии и о том, в какой документ и когда внесет предложенные изменения.
Наша система в том числе и системы учета материально-технического снабжения. Система базируется на решении ПМСОФТ на платформе «1С». Сначала система нас полностью удовлетворяла, но по мере реализации проектов мы систему модернизировали. Например, поняли, что система отдельно, без учета ERP-системы головной компании, существовать не может. Потому что появились отчеты выгружаемых форм, которые надо было редактировать, а данные передавать вручную в основную систему компании. Поэтому была разработана часть интеграционных решений, которая позволила документооборот по проекту максимально перевести в электронный формат. Мы синхронизировали данные с решением SAP в части материально-технического снабжения, потому что закупка должна была идти только через SAP. Также разработали портальное решение по проведению торгов на «1С-Битрикс» и сделали небольшое приложение – магазин, в рамках которого подрядчик может посетить сетевой ресурс, выбрать и зарезервировать ресурсы со склада, необходимые для выполнения работ.
У нас есть автоматизированная система учета, позволяющая учитывать ведение строительно-монтажных работ. Среди наших требований к проектировщику – выдача проектной документации в электронном формате. Этот формат является основанием для загрузки сметы в систему, на основании этой сметы мы начинаем принимать у подрядчиков выполненные работы по договору. Созданная АСУ «Учет выполнения СМР» позволила автоматизировать этот процесс. С ее помощью мы можем выпускать акты по форме КС-2 на основании данных, которые вводит подрядчик. Система позволяет также выпускать акты КС-2 в любой период времени. Кроме того, мы обеспечили автоматизированный контроль перерасхода объемов, стоимости материалов. Система обеспечивает формирование полного пакета документов КС-3.
Схема работы такова: загружается электронная смета, содержит информацию о физических объемах, материалах. Подрядчик после проведения работ (или по прошествии периода) выбирает требуемый акт и отмечает выполнение работ. Система автоматически отслеживает перерасход лимитов и не дает создавать акты, если подрядчик пытается взять большие объемы. Дальше в электронном виде документ отправляется на согласование в наши службы. После согласования в системе предусмотрены формирование и печать формы для визирования и согласования в рамках стандартного документооборота между нами и подрядчиком.
Была создана небольшая система, которая позволяет формировать акты выполненных работ по форме НА-4. Почему она нужна? Наша компания переходит на электронный документооборот в полном объеме, так что стоит задача: все сформированные акты вести в системе и через интеграционные модули передавать в бухгалтерию. На данный момент по нашему управлению обеспечено 92% документов в электронном формате.
Среди инструментов, которые помогают в процессе реализации проектов (в том числе нашим строителям), можно выделить модуль «Выгрузка заказных спецификаций» на базе 3D-моделей. Всем известно, что спецификация – бумажный документ, который идет за проектом. Зачастую многим приходится его перерабатывать и собирать номенклатуру вручную. Трехмерная модель позволяет полностью выгрузить номенклатуру по объекту или ее элементу, что позволяет четко распределять зоны поставки для субподрядчиков.
Сейчас мы завершаем работу над модулем «Контроль стыков». Оказалось, на последних проектах мы теряли много времени из-за того, что перед сдачей объекта при формировании папок с проектно-технической документацией начали обнаруживаться стыки, которые не проходят по контролю и не оформлены должным образом. Оказывается, эти стыки были заварены год назад. Подрядчика и ответственного исполнителя, который за них отвечал, уже нет и искать нового, который придет и выполнит проверку. Данная система позволяет на основе 3D-модели выгрузить линии трубопроводов, оцифровать все стыки, что и будет базой для нового подрядчика.
После того как подрядчик заварит каждый стык, он обязан зайти в систему, отчитаться по выполненным стыкам, поставить фамилию сварщика, клеймо и дату. Система автоматически дает задания лаборатории, указывая определенное количество стыков на объекте. Лаборатория проверяет информацию, загружает результаты в систему, а специалисты технадзора проверяют и отражают в системе плотность (неплотность) стыков. Только после того, как в системе появляется подтверждение, что стык заварен, нам может предъявляться акт о выполнении работ.
Еще один инструмент – «Стройконтроль», модуль для учета замечаний. Замечания, можно сказать, сыпятся с разных сторон (ведь есть огромное количество проверяющих организаций). Поэтому мы внедрили систему с возможностью мобильного доступа и работы в режиме офлайн. Замечания можно указывать сразу на рабочих чертежах с точной привязкой. Подрядчики на своих устройствах видят оставленные контролером замечания и понимают, что и когда надо сделать.
Когда наша система начала приобретать окончательный вид, мы выяснили, что некоторые модули работают не так, как нам хотелось бы. В некоторых модулях отпала потребность, потому что в процессе внедрения мы стали менять, оптимизировать процессы. Система не всегда за этим успевала.
Поэтому мы приняли решение о привлечении экспертов для формирования внешнего взгляда на состояние системы, соответствует ли она технической документации, как она соотносится с реальными процессами в рамках УРПС, как отвечает современным требованиям к информационным системам управления проектами. Для этого ПМСОФТ провел анализ и сформировал дорожную карту развития системы.
Аудит показал, что система развивается верно, а процессы управления проектами обеспечены специализированными инструментами, которые также развиваются. Единственное, над чем надо поработать, – это выровнять все процессы. Были выданы рекомендации по тому, что следует делать с нормативно-технической документацией и организационной структурой, в том числе какие компетенции надо нарабатывать команде проекта. Также были выданы рекомендации по возможности использования дополнительного инструментария. Например, организация цифрового личного кабинета для каждого участника, создание интерактивных укрупненных дашбордов для топ-менеджеров.
Все решения, описанные в статье постоянно совершенствуются с последней версией вы можете познакомиться оставив запрос
Пишите в комментариях, если у вас (вашей компании) в этом есть насущная потребность. Запланируем общение онлайн или другим возможным способом.
Совместно найдем оптимальное решение, поделимся актуальными практиками/ кейсами и поддержим в текущей ситуации.
Больше информации на http://www.pmsoft.ru/
#pmsoft #консалтинг #импортозамещение #управлениепроектами #стоимостнойинжиниринг #цифроваяплатформа #суп