Бесспорно, программы для мониторинга и анализа рабочего времени – лучший инструмент для поддержания дисциплины в команде и повышения эффективности сотрудников. Автоматизированные системы контроля – спасательный круг для руководителя и страшный сон для подчиненных, привыкших расписывать день в офисе по своему графику. Позже прийти, раньше уйти, растянуть обеденный перерыв в два раза – это про них. Так как же сделать, чтобы все были довольны: внедрить программу учета рабочего времени и не потерять ценных специалистов?
В феврале 2022 года рекрутинговое агентство hh.ru провело исследование, затронув следующие вопросы:
- используют ли руководители компаний технические средства с целью мониторинга активности сотрудников;
- в курсе ли сами специалисты;
- как внедрение ПО влияет на моральное состояние подчиненных, изменилась ли их эффективность;
- каковы действия руководителя, если он замечает не удовлетворяющие его показатели.
В опросе приняли участие около 1500 сотрудников разных российских компаний и 90 руководителей. Оказалось, что каждый четвертый управленец так или иначе использует программные инструменты для мониторинга и анализа рабочего времени персонала. При этом только 2 из 3 работодателей официально оповестили сотрудников о внедренной специализированной системы, которая контролирует все, чем те занимаются за компьютером. То есть в курсе контроля только 56% опрошенных подчиненных, которые узнали об этом непосредственно от руководителя. Ещё 18% специалистов получили такую информацию от коллег.
Теперь более подробно. Сначала о том, как именно работодатели используют системы учета: 38% менеджеров информируют команду об использовании мониторинга исключительно при снижении общей эффективности команды. То есть людям ни о чем не сообщают, пока ситуация устраивает руководство.
А теперь о принятии мер в отношении специалистов:
- каждый третий управленец на основе собранной статистики программ учета и низких показателей эффективности требует объяснений от подчиненных;
- 15% сотрудников говорят, сразу после того, как менеджеры сообщают об упавшей продуктивности, резко возрастает количество рабочих задач, увеличивается функционал;
- 9% сотрудников лишали премии частично и 4% – полностью.
Вот так – неправильно
Ниже будут перечислены основные ошибки менеджеров при внедрении и использовании технических средств для контроля работы специалистов:
- шпионаж.
Опытные руководители должны быть в курсе, методы, которые противоречат ТК РФ и вторгаются в личное пространство специалистов, – заведомо неудачные. Это нарушение закона, а значит, наказуемо;
- молчание.
Руководство может сообщить команде о внедрении программ для контроля их работы. Но этого мало. Недостаточно просто поставить перед фактом, стоит подробно объяснить, зачем, каковы преимущества, кто от этого выиграет, как поможет компании/самими подчиненным;
- отсутствие обратной связи.
О результатах. Статистика показала, во многих случаях руководители, мягко говоря, не торопятся сообщать штату итоги мониторинга. Неизвестность делает атмосферу в команде напряженной, давит на специалистов морально.
Если избавиться хотя бы от этих ошибок, то можно не только знать, на что тратят рабочее время подчиненные, можно заполучить ценный инструмент повышения мотивации специалистов.
Сделать так, чтобы сотрудники отнеслись к мониторингу лояльно
По щелчку пальцев верить в «добро» контроля никто не начнет. Большинство сотрудников считают себя достаточно эффективными, и любые сомнения со стороны руководства воспринимаются как оскорбление. Поэтому нужно сделать внедрение максимально удобным для всех. Команда отнесется к изменениям лояльно, если будет знать, что:
- никто не будет использовать системы контроля, чтобы выставлять подчиненных лентяями. Лучше горькая (или нет) правда, но чтобы показатели были максимально точными и настоящими;
- руководство не ведет обычную слежку, не читает переписки, не фиксирует каждое движение, не считает каждую секунду, проведенную за монитором офисного компьютера. Иначе недалеко и до паранойи;
- программа не мешает рабочему процессу: не ограничивает возможности ПК, работает незаметно (не напрягая обстановку).
Беспристрастным, гибким и легким в использовании инструментом контроля рабочего времени пользователи называют систему CrocoTime. Программа работает в фоновом режиме, не отвлекает сотрудников постоянными оповещениями и всплывающими окнами, собирает статистику автоматически и анализирует без оглядки на человеческий фактор.