Сводные таблицы - отличный инструмент Excel, позволяющий быстро решать самые разные задачи, обходясь без вычислений и сложных формул. При этом у сводный таблиц есть функция группировки, которая может быть полезной в ряде ситуаций.
Группировка дат
Пожалуй самая распространенная группировка, которая применяется в сводных таблицах - это группировка дат. При этом Эксель зачастую автоматически группирует даты при создании сводной таблицы.
В любой момент времени можно изменить эту группировку, указав необходимую вложенность. Для этого из контекстного меню выбирается соответствующий пункт:
Если группировка дат у вас не работает, то это скорее всего означает, что в исходной таблице даты представлены в текстовом формате.
Частотное распределение
В статистике используется такое понятие, как частотное распределение. Частотное распределение позволяет определить количество значений в определенной группе.
С помощью сводных таблиц можно автоматизировать подобные задачи.
Например, проводится аттестация сотрудников, в ходе которой каждому сотруднику начисляются баллы. Максимально количество набранных баллов 100.
В итоге получаем таблицу со значениями, из которых необходимо выделить четыре группы с шагом в 25 баллов. В первую группу попадают те, кто не прошел аттестацию, во вторую те, кто прошел ее по некоторому пороговому значению, и в последние две группы попадают те, кто набрал удовлетворительное количество баллов или прошел аттестацию с отличным результатом.
Создадим сводную таблицу и баллы перетянем в строки. Вызовем контекстное меню на любом из значений и выберем Группировать. Далее укажем диапазон от 0 до 100 и шаг 25.
Таким образом значения сформируют группы и останется лишь получить количество сотрудников, в каждой из них. Для этого переместим соответствующее поле в Значения и убедимся, что операция в поле Количество.
Да, у этой операции есть ограничение, так как задается общий шаг группировки и размеры групп мы не можем задать произвольно, но в в случае одинаковых по размеру групп сводные таблицы позволяют очень быстро решать подобные задачи.
Группировка в строках
Нередко в готовой сводной таблице возникает необходимость сформировать свои категории, которых нет в исходных данных.
Например, сводная таблица создана для анализ поставки товаров за несколько месяцев. При этом в исходных данных не указана категория товара, а значит нельзя использвовать категории в сводной, но для анализа было бы логично разнести товары по соответствующим категориям.
В сводной таблице есть возможность вручную сгруппировать значения. Для этого выделяем значения, которые должны принадлежать одной группе, при этом можно удерживать клавишу Ctrl для выбора произвольных значений или клавишу Shift для выбора значений идущих подряд. Далее из контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мыши на выделении выбираем команду Группировать. Название вновь созданных групп можно изменить вручную.
Если необходимо создать несколько уровней вложенности, то сначала создаем группы самого низкого уровня, а затем их объединяем в группы более высоких уровней.
Использование группировки не только структурирует данные, но позволяет подвести промежуточные итоги по созданным группам.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ Телеграм