С чего начинается утро секретаря?
Ещё по дороге на работу каждый секретарь думает только об одном: «Лишь бы Босса ещё не было!»
И это правда! Ведь на утренние часы приходится самая интенсивная работа для секретаря. Помимо бесконечных документов, срочных и вчерашних, необходимо решить огромный список организационных вопросов!
Все двери кабинетов открыть, проветрить, компьютеры включить, кофемашину помыть, переговорную комнату к совещанию подготовить, документы распечатать, по выполненным поручениям составить утренний отчет и многое-многое другое…
Бегаешь, торопишься, тысяча параллельных задач решаешь в голове, как вдруг… вот он, ожидаемый громкий звонок водителя на телефон: «Встречай, поднимается!»
Быстро ищешь под столом свои каблуки, собираешь в определенном порядке документы в руки, обязательно срочную информацию нужно сразу передать Боссу, чтобы было время переделать график встреч и телефонных переговоров!
Босс на месте, встретила, спросила, передала информацию, получила срочные поручения, закрыла двери кабинета и снова побежала!
Пока он настраивается на новый рабочий день и ждёт свою утреннюю чашечку кофе, ты параллельно вызваниваешь первых «на ковёр», печатаешь на принтере первые документы на подпись, чтобы занести их с кофе, бронируешь другую комнату для переговоров, ту, которая с кондиционером, запрашиваешь информацию у других секретарей по присутствию их боссов на рабочих местах!
Утро в самом разгаре. Тут важно не упускать работу с персоналом: водитель, повар, охрана, еще один секретарь... Всем необходимо дать согласованную, полную, достоверную информацию по рабочему графику на день с пометками: адреса, телефоны, поручения, задачи.
У Босса начинается первое утреннее совещание, которое продлится примерно до 12:00… большой выдох, первую половину дня прожила на одном дыхании, можно теперь и кофе выпить.
И так каждый день, неделя за неделей, год за годом.
Чаще всего секретарь в организации находится в приемной на несколько руководителей, число этих руководителей разное (например, генеральный директор и заместитель генерального директора). Надо ли объяснять, что у каждого руководителя свой график, свои дела и все, безусловно, срочные!
На моей практике максимальное количество директоров было 5. Моя скорость решения задач умножалась на 5, скорость подготовки документов умножалась на 5, количество совещаний, переговоров и командировок, соответственно, умножались на 5. Жаль, что моя заработная плата в тот момент не умножалась на 5.