Кадровое делопроизводство - это ведение всех кадровых процессов: оформление трудовых договоров, трудовых книжек, приёма/перевода/увольнения сотрудника, составление нормативных документов и инструкций, оформление отпусков (в том числе и декретных), больничных листов и т.д. Основные затраты времени связаны с оформлением документов на одного сотрудника и предоставлением отчетности в государственные органы.
ДОЛЖНОСТИ
- Инспектор отдела кадров
Так официально называется профессия кадровика. Его работа заключается в учете сотрудников предприятия, документальном оформлении приема, перевода и увольнения работников, а также ведении прочей установленной кадровой документации – личных дел, материалов, которые запрашивает аттестационная комиссия и которые нужны, чтобы представить сотрудника к награде или поощрению. Кадровик-инспектор заполняет трудовые книжки и подсчитывает стаж. При необходимости он оформляет и выдает справки, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника, например, о зарплате за последние 6 месяцев – ее часто требуют банки для подтверждения платежеспособности. - Альтернативные названия этой должности
- Специалист по кадровому делопроизводству (КДП)
- Специалист по кадровому учету
На мой взгляд только эти названия отражают суть функционала.
Все остальные названия размывают функционал и ключевую задачу.
В настоящее время норматив должности: 1 кадровик на объем от 200 до 270 работников. Если количество сотрудников в компании больше, то внутри компании формируется отдел, в котором появляются дополнительные должности.
- Ведущий специалист
- Руководитель отдела ( или отдела учета кадров)
Суть работы
Деятельность кадровика имеет ориентацию на Трудовой Кодекс. Его работа базируется на строгих законодательных нормах, судебной практике, внутренних инструкциях и локально-нормативных актах, принятых в компании. Его задача вести документальное оформление работника в компании в строгом соответствии с законом, отчитываться перед соответствующими госорганами, сопровождать решения компании в отношении персонала в том, как эти решения должны быть оформлены и реализованы в соответствии с Трудовым Кодексом. Его основная забота - обеспечить точное выполнение требований ТКРФ в вопросах документального оформления сотрудника и его трудовой истории внутри компании.
Функционал
- Может осуществлять поиск и подбор работников (если это указано в вакансии работодателя)
- Участвует в разработке политик и мероприятий компании в области кадрового делопроизводства
- Кадровое делопроизводство:
. разрабатывает договоры (трудовые, о материальной ответственности)
. разрабатывает должностные инструкции
. разрабатывает штатное расписание и расстановку сотрудников
. ведет табеля учета рабочего времени
. оформляет и хранит трудовые книжки
. оформляет больничные листы
. проводит внутренний кадровый аудит
. ведет кадровую отчетность (анализ текучести персонала, отчетность по найму и увольнению сотрудников)
. контролирует исполнение трудового законодательства, минимизирует риски, связанные с применением трудового законодательства
. ведет персонифицированный учет (до полной сдачи отчета)
. ведет медицинское страхование
. ведет воинский учет
. сдает сведения о доходах в органы налоговой службы
. работает с миграционной службой, ОВИРом (оформление на работу иностранных граждан ближнего и дальнего зарубежья)
Эффективность кадровика определяется:
- глубиной знаний и применения ТКРФ
- объемом сотрудников, которых он в состоянии потянуть
- количеством ошибок и штрафов, которые предъявляются компании в связи с нарушениями ТКРФ, в случае если политика компании по отношению к персоналу не является «серой», и ошибки связаны только с самим кадровиком и его уровнем экспертности.
Идеальный вариант для кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но предпочтительнее кандидат с профильной подготовкой.
Учитывая, что специфика работы кадровика связана с необходимостью проводить большое количестве времени за компьютером, изучать все время обновления ТКРФ, готовить документацию и отчеты для госструктур в строгом соответствии с государственными требованиями к ним, и консультировать руководство, о том как решения в отношении персонала должны быть оформлены и реализованы с точки зрения ТКРФ, на такой работе максимально эффективны люди, определенного профиля.
Hard & Soft Skills
- Знает требования к оформлению и умеет вести организационную и распорядительную документацию, составлять документы по учету и движению кадров, представлять отчеты в госорганы.
- Обладает базовыми знаниями и умениями по процедурам подбора персонала.
- Умеет работать с программами
Microsoft Office: Word, Excel
P F R (персонифицированный учет)
РOLICE (медицинское страхование)
1С: (7.8), (8.0), (8.1), (8.2)
2 НДФЛ
Гарант, Консультант
ЕССО (Форма стат. отчетности (предприятие) - Коммуникабельность, стрессоустойчивость, пунктуальность, усидчивость.
- Грамотная письменная речь
Плюсы
- Профессия пользуется спросом, независимо от отрасли, это промышленный объект или жилищно-эксплуатационная организация, в предприятии любой сферы экономики эта должность обязательна.
- Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование.
- Профессия предполагает удобный пятидневный график работы.
- Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией.
Минусы
- Необходимы специальные знания. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом.
- Стресс. Сотрудники отдела кадров часто попадают в напряженные ситуации при увольнении персонала. Любое увольнение из-за совершения дисциплинарного проступка или несоответствия занимаемой должности по сути переходит в конфликт. Специалисту отдела кадров необходимо объяснить человеку суть ситуации, а также составить все приказы правильно, чтобы после во время проверки инспекции труда не были выявлены нарушения.
- Сложно сменить профессию, ведь если к примеру, юрист работает в нескольких отраслях права, то кадровик сталкивается только с трудовым законодательством и усовершенствует свои знания, участвуя в различных тренингах и семинарах.
- Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на начальника отдела кадров. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений.
- Работа является монотонной и не предусматривает никаких командировок.
В целом, любой HR, в том числе и стратегический, может успешно выполнять работу кадровика. Но не долго. Эйчара с другим личностным и мотивационным профилем эта процедурная работа может «задушить».