Эксперты в последние годы предрекают, что искусственный интеллект заменит человека то в одной сфере, то в другой. Но пока технологии больше помогают, чем конкурируют с людьми. О том, как цифровизация процессов отражается на эффективности массового подбора персонала и внутренних коммуникациях, рассказала директор департамента обеспечения HR-сервисов торговой сети «Пятёрочка» Елена Копытова.
Темпы повсеместной цифровизации в последние годы только возрастают, а разговоры о том, что в недалеком будущем практически все бизнес-процессы будут автоматизированы, уже не кажутся научной фантастикой. На примере «Пятёрочки» мы это видим уже достаточно наглядно: большинство направлений в той или иной мере уже цифровизированы, и этот процесс продолжается. В закупках, управлении товарными запасами, онлайн-доставке внедряются технологии, которые минимизируют ошибки из-за человеческого фактора и ускоряют все процессы.
Это касается и сферы управления персоналом, где автоматизация касается практически всех блоков: это кадровый учёт и администрирование, рекрутмент, документооборот, внутренние коммуникации, учёт рабочего времени, выплата льгот и компенсаций, система опросов, HR-аналитика. Повсеместное проникновение современных технологий позволяют оптимизировать HR-процессы, увеличить скорость принятия решений и эффективность сотрудников.
Специфика сферы управления персоналом «Пятёрочки» определяется во многом федеральным масштабом бизнеса: в торговую сети входят уже почти 18 тысяч магазинов по всей стране. В процессе найма задействованы сотни сотрудников сети, и задача заключалась в том, чтобы сделать этот процесс прозрачным, понятно управляемым и основанным на единых стандартах. Решением стало внедрение интеллектуальной системы рекрутинга.
Благодаря этой системе по всей сети магазинов было автоматизировано большинство этапов воронки подбора, что позволило повысить выполнение ключевого kpi направления – скорости закрытия вакансий. Автоматизирован весь подбор линейных сотрудников: продавцов, кассиров, пекарей, администраторов магазинов, заместителей директоров, директоров магазинов, и супервайзеров (руководители порядка 10-15 магазинов). В результате теперь происходит стопроцентная обработка всего потока кандидатов, и треть из них выходит на работу в день обращения. Ведь раньше у директоров магазинов на собеседование и кадровую проверку кандидата уходила неделя, теперь – порядка 15 минут.
Конечно, в какой-то мере эти процессы подстегнула пандемия: «Пятёрочка» отменила большинство очных собеседований и тестов в последние два года в том числе из соображений безопасности. Удалённый процесс взаимодействия с кандидатами также был настроен на автоматизированной платформе и показал свою высокую эффективность, поэтому очных собеседований становится всё меньше. Часто интервью проходят дистанционно, экономя время сотрудника кадров и кандидатов.
Еще одно направление, требующее технологичных решений, особенно в условиях, когда в компании более 260 тысяч сотрудников – это внутренние HR-процессы. Как минимум внедрение электронной подписи сильно упрощает коммуникацию и значительно сокращает оборот бумажных документов. В «Пятёрочке» электронная подпись доступна для 90% сотрудников.
Этот сервис интегрирован в комплексное решение внутренней коммуникации – личный кабинет сотрудника, в который можно войти как с рабочего компьютера, так и с мобильного телефона через специальное приложение. С его помощью можно посмотреть графики работы, расчет зарплаты, отпускные, заказать различные справки или за минуту подписать документы с использованием уже упомянутой электронной подписи, всего доступно более 20 сервисов, включая ленту новостей и мессенджер для сотрудников. У мобильной версии личного кабинета более 95,5 тысяч уникальных пользователей, в среднем за месяц порядка миллиона посещений и свыше 6,7 миллионов просмотров. Чаще всего наши сотрудники и с компьютера, и с телефона посещают в приложении профиль «Работа», «Деньги и льготы», смотрят задачи, недельный график работы и заходят на корпоративные ресурсы.
Приложение постоянно обновляется, уже сегодня в нем можно делать целевую рассылку push-уведомлений и информационных баннеров о новых льготах или предстоящем отпуске. У многих сотрудников компании нет электронной почты, поэтому было важно, чтобы эту задачу решало мобильное приложение. Для того, чтобы вся эта информация была доступна, личный кабинет был интегрирован с различными системами: SAP, автоматизированной системой найма, платформой опросов и так далее.
В результате благодаря личному кабинету удалось добиться повышения скорости предоставления HR-сервисов на 200%, сокращения числа новых кадровых документов на 24%, увеличения числа электронных больничных на 75%. Все это привело к росту удовлетворенности сервисами в области кадрового администрирования среди сотрудников на 80%.
Измерение удовлетворённости сервисами и получение иной обратной связи стало возможным также благодаря цифровому решению. Была запущена эргономичная система опросов, которая должна была усилить взаимодействие с розничным персоналом и оптимизировать бюджет на проведение внешних исследований.
Платформа позволяет сформировать необходимую выборку респондентов по заданным критериям: полу, возрасту, должности, региону и ряду других. В дальнейшем результаты этих исследований используются для корректирования бизнес-процессов, организации мероприятий и выстраивания эффективного взаимодействия между подразделениями. Всего с 2019 года, когда была запущена платформа, уровень конверсии прохождения опросов вырос на 59%, компании удалось значительно сэкономить бюджет на проведение исследований, а также сократилось время создания самого опроса.
В ближайшем будущем планируется дальнейшее усовершенствование существующих технологий и внедрение новых. В частности, в личном кабинете развиваются дополнительные возможности: создание кадрового резерва и релокации сотрудников. Сотрудники по истечении минимального времени работы в компании получают возможность подать заявку и войти в кадровый резерв. Там же он сможет увидеть шаги (тесты, обучение), которые ему необходимо предпринять, чтобы получить повышение, прохождение большинства из них также будут автоматизированы. Уже сейчас около 80% руководителей в рознице – это внутренние кандидаты. На деле это означает, что 7-8 из 10 директоров магазинов выросли из продавца-кассира или администратора.
Сервис релокации также доступен в онлайн, и сотруднику, планирующему переезд в другой регион, больше не придется увольняться в текущем городе и заново проходить процедуру трудоустройства в новом. Достаточно просто зайти в личный кабинет в раздел «Переводы», указать свой новый адрес и выбрать наиболее удобную вакансию. Здесь же согласуется и проводится удалённое собеседование с директором выбранного магазина.
Кроме того, в ближайшее время планируется автоматизировать воронку отбора наставников для новых сотрудников розничного блока. Система сможет отбирать кандидатов в соответствии с определенными критериями: стаж работы, отсутствие дисциплинарных взысканий, общая эффективность магазина или группы магазинов (для супервайзеров). Возможно, дополнительно в систему критериев отбора будут включены и личные качества. Благодаря цифровому сервису все данные о прохождении стажировки новичком будут доступны наставнику в режиме реального времени. А уже после обучения стажёр под руководством наставника будет закреплять полученные навыки непосредственно в торговом зале.
Опыт внедрения современных технологий в HR-направление оценивается менеджментом компании достаточно высоко. Обратная связь и данные аналитики показывают, что уже внедренные и пока тестируемые сервисы положительно влияют на лояльность сотрудников, снижают текучесть кадров и в целом повышают эффективность системы рекрутинга. Поэтому мы планируем продолжать развитие цифровых решений.
