В этой статье мы подробно рассмотрим первый, обязательный этап проекта по автоматизации бизнеса - это формирование бизнес-требований.
Другими словами это ответ на два главных вопроса:
.
Вопрос первый. Зачем бизнесу нужна автоматизация?
Здесь самим собственникам бизнеса и подрядчику важно понять, что у бизнеса в большинстве случаев есть одна главная цель - увеличение прибыли. И все проекты по автоматизации, должны быть направлены в эту точку. Другими словами нет смысла тратить деньги на автоматизацию, если это не принесёт бизнесу деньги в какой то обозримой перспективе.
.
Второй вопрос, на который имеет смысл ответить обеим сторонам - это как заказчик и подрядчик вместе поймут, что цель бизнеса в части автоматизации достигнута?
.
На этом этапе важно сформировать четкие, лишенные двусмысленного понимания критерии конечного результата проекта по автоматизации.
.
Приведу примеры ответов на эти вопросы из одного реального кейса.
Компания занимается оптовой продажей косметики.
.
Зачем нужна автоматизация бизнесу?
Увеличение прибыли за счет:
- сокращения издержек на ручной труд персонала, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов (уйти от оформления документов в Word, Excel, дублирование информации через почту и чаты, подготовка отчетов вручную);
- масштабирования бизнеса через работу маркетплейсов, для чего необходим корректный оперативный учет;
- принятия управленческих решений основанных на данных управленческого учета (отчет о прибылях и убытках, денежный поток, управленческий баланс), формирование которых должно быть из единой информационной системы.
.
Ответ на второй вопрос - Как собственники бизнеса и подрядчик поймут, что в точке "В" (после завершения проекта по автоматизации) они поймут, что цели проекта достигнуты?
.
1. Достигнуто сокращение времени и стоимости бизнес-процессов, связанных с оперативной деятельностью.
А как это оценить, скажет любой заказчик, который ориентируется на цифры и показатели. Отвечаю. На этапе предпроектного обследования мы проводим функционально-стоимостной анализ бизнес процессов в точке А (на старте проекта) и в точке В (после его завершения), который четко показывает сколько времени и денег обходится каждое действие бизнес-процесса и каждый бизнес-процесс в целом для компании.
2. В компании выстроен и автоматизирован оперативный учет основных бизнес-процессов. В отличии от первого пункта, где речь шла про количественные показатели, к критериям выстроенного оперативного учета относятся следующие качественные показатели:
- все операции хозяйственной деятельности отражаются в единой информационной системе;
- фактические складские остатки, остатки денег в кассах и на расчётных счетах, фактические данные по взаиморасчетам с контрагентами и с персоналом совпадают с данными из отчетов в 1С.
- управленческие отчеты - отчет о прибылях и убытках, денежный поток и управленческий баланс формируются по кнопке из 1С в необходимых для анализа разрезах.
.
Вот собственно и все. На этом этапе определены цели бизнеса для проекта автоматизации и критерии их достижения.
.
Хочу отметить, что в нашей практике при взаимодействии участников рабочей группы проекта на его последующих этапах, иногда возникают противоречия между мнениями разных сторон, но сформировав четкие цели и критерии в точке "А", придти к точке "В" значительно легче, потому что всегда есть возможность соориентировать рабочую группу на первоначальную цель.