Каждой компании знакома ситуация: в кабинетах множество магнитных досок с разными проектами, планирование не систематизировано и не удобно в использовании. Мы не исключение. Надоело чертить таблицы, путаться и следить за проектами через компьютер.
Поэтому создали продукт, с помощью которого все задачи будут перед глазами у команды. Это годовой магнитный планер «The project planner», который построен по принципу диаграммы Ганта. С его помощью вы сможете проиллюстрировать план или график работ по проекту на год, а деление на месяцы и недели позволит сделать это детальнее.
В чем эффективность годового планера, как инструмента?
- Помогает повысить производительность и эффективность рабочих процессов и обеспечить своевременное выполнение задач.
- Является средством для презентации приоритетных задач на совещаниях и выступлениях.
- Позволяет визуализировать процессы, что дает возможность отслеживать параллельность задач и загруженность кадров.
- Является элементом дизайна, так как выглядит стильно и лаконично.
- Обеспечивает контроль любых проектов в одном пространстве, что очень удобно для отдельных менеджеров и команды в целом.
Кому подойдет?
Магнитный планер можно легко использовать практически всем, кто хочет видеть свои задачи всегда перед глазами. Чаще всего диаграммы применяют компании сегмента B2B, малый, средний и крупный бизнес. Их можно встретить у людей абсолютно разных профессий:
- Предприниматель. Удобно спланировать запуск интернет-магазина или масштабного мероприятия.
- Фрилансер. Дает возможность видеть количество проектов и задач и в каждом из них. Понятно, станет ли еще один проект обузой или дополнительным источником дохода.
- Директор компании. Позволяет ставить задачи команде и отслеживать их выполнение.
- Архитектор. Может выступить инструментом для презентации проекта. Заказчик поймет, почему нельзя построить дом и сделать желаемый ремонт за 2 месяца.
- Студент. Для планирования подготовки к сессии или график совмещения работы и учебы.
- Любой, кто любит удобные форматы планирования. Поможет при планировании свадьбы, путешествия, ремонта и др.
Как работает?
«The project planner» состоит из:
- Магнитного планера 60 х 80 см с табличной разметкой;
- Магнитного модуля 60 х 25 см «Notes»;
- Набора маркеров (красный, зеленый, синий, черный);
- Набора креплений.
Теперь давайте рассмотрим сам планер внимательнее и заполним его вместе. Перед планированием лучше сразу определить, какой цвет маркера, для каких записей вы будете использовать. Это позволит не путаться в рабочих процессах. Как в нашем примере: зеленый — разработка продукта, синий — работа дизайнера, красный — старт продаж.
Мы видим разметку табличного типа из 12 столбцов. Они соответствуют 12 месяцам, но не обязательно начинать именно с января. Для удобства в комплекте идут двенадцать магнитных лент с разметкой для месяцев. Можно или записать названия месяцев маркером, или прикрепить ленты в нужном порядке. Под каждым месяцем расположены номера недель от 1 до 5. С помощью них планирование будет точным, а мы сможем детально отслеживать процесс работы и достижения.
Отведен отдельный столбец под задачи, который состоит из 38 строк. Можно записывать название проекта большими буквами или ярким цветом, а ниже помечать задачи по нему.
Дела легко объединять за счет колонки «Группы» слева. В нем мы можем писать номер задачи или букву для обозначения группы. Например, В — важно, Д — делегировать, С — срочно. Если работа осуществляется в команде, то в левой колонке «Группы» мы можем отметить цветом или буквой ответственных за выполнение задач. Например, составлением налоговой декларации занимается Анастасия, поэтому ставим красную букву А.
На отдельном магнитном модуле “Notes” располагается поле для заметок, где удобно делать дополнительные записи важных мыслей и новых идей. Отмечаем более точно важные числа, например, дату запуска продукта. Можем указать, что обозначают те или иные цвета\буквы. Или добавить мотивирующие цитаты.
Теперь вы сможете видеть все свои задачи перед глазами, отслеживать загруженность и повышать эффективность с помощью одного удобного инструмента — «The project planner». Удачного планирования!
#планирование #мотивация #ежедневники #канцелярские товары #повышение продуктивности