ЕВРАЗ — одна из крупнейших вертикально-интегрированных металлургических компаний в мире. Компания активно применяет внешних подрядчиков для решения проектных и текущих задач.
На собственной площадке supply.evraz.com (проект разработан компанией ИНТЕРВОЛГА) специалисты Evraz проводят тендеры. Эта площадка экономит силы всех участников в процессе отбора.
После выбора подрядчика нужно стартовать работы. Включение в проект – важный и сложный процесс, его ключевой этап — согласование пакета документации на организацию и производство работ.
Ранее утверждение документов проводилось на личных встречах контрагентов с согласующими. Такой подход приводил к затягиванию сроков, была опасность сдвига проекта. Процесс был несовершенен:
- Срок внутренней проверки мог быть очень большим и не всегда было понятно на ком конкретно остановлен процесс. Нужна система контроля с указанием активного этапа.
- В процессе по согласованию документов возникала необходимость в оперативной выдаче и исправлении замечаний, как между сотрудниками компании так и контрагентами. Требовалась удобная система для взаимодействия онлайн.
Задача: разработка инструмента ускорения согласования документов о допуске подрядчика
Подобные задачи решаются упорядочением и автоматизацией процесса. Так как в компании Евраз уже внедрен личный кабинет подрядчика, то логичное решение – дополнить кабинет новым процессом для бесшовного перехода между стадиями работ.
Было принято решение реализовать процесс в отдельном разделе личного кабинета.
Идея проекта: от личных встреч — к согласованию онлайн.
Решение – дополнить личный кабинет системой согласования проектной документации и отслеживания прогресса
Требуется создание «гибкой» системы согласования документов через СЭД с возможностью отслеживания переговоров и этапов согласования.
Задачи:
- Предоставление контрагентам возможности работы с СЭД за счет реализации личного кабинета контрагента, расположенного на внешнем общедоступном ресурсе (сайт);
- Предоставление внешним организациям, которые участвуют в согласовании организации, производства работ (например, пожарная часть), доступа в СЭД с возможностью выдачи замечаний и согласования документов;
- Ускорение связи между контрагентами и сотрудниками Evraz, за счет упрощения работы с замечаниями к документам, при помощи сообщений и автоматизированных уведомлений;
- Поиск документов в СЭД при помощи регистрационных номеров;
- Ускорение согласования документов, за счет создания типовых маршрутов на основе динамических ролей и возможности параллельного согласования.
Бизнес-процесс согласования документов контрагента через СЭД
Схему непосредственного процесса представим ниже
Как видно из схемы, учтена возможность корректировок и доработок и в самом процессе подготовки
Гибкий процесс разработки инструмента согласования проектной документации в личном кабинете
В работе с Евраз у ИНТЕРВОЛГИ давно сложились доверительные отношений. За 7 лет сотрудничества выполнено более 20 проектов, и при старте проекта Заказчик поручил нам предложить технические решения по инструменту системы согласования. Промежуточные результаты необходимо было периодически показывать заказчику. Требовалось обсуждение и корректировка направления разработки.
При таких вводных большинство проектов мы разрабатываем c использованием гибкой методологии Agile и способом организации процесса по технологии Scrum. Традиционная каскадная модель для таких проектов не подходит из-за задержек получения конечного результата, невозможности удобно распараллелить задачи, возникновения проблем и недоработок в последующих этапах, которые требуют возврата к предыдущим для исправления.
В атмосфере доверия и при наличии выделенной команды гибкий подход работает хорошо.
Как применялся Scrum в проекте:
- ежедневные планерки;
- присутствие заказчика на каждой планерке;
- непосредственные исполнители 3-х команд разработчиков;
- руководитель проекта от заказчика - он же scrum-master;
- список задач в Trello с разбивкой на бэклог и спринты с этапами разработки: в работе, на тестировании, сделано;
- 2-х недельные спринты.
В проекте было несколько интересных задач, о них мы расскажем подробнее.
Утверждение ролевых моделей для разработки нового бизнес-процесса
Так как каркас личного кабинет уже был готов, потребовалось определить хватает ли ролей пользователей для участия в новом бизнес процессе. Если "Да" – определяем и описываем сценарии взаимодействия с разрабатываемым разделом по согласованию документов. Иначе нужно вводить новые роли в изначальном личном кабинете.
Структура и диаграмма потоков данных инструмента согласования проектной документации
Автоматизация сложного процесса строится на общей для всех команд структуре данных. Ее изменения по ходу возможны, но дороги.
Поэтому ключевой этап – утверждение структуры данных проекта как единого «языка», на котором говорит команда.
Структура данных — это фундамент проекта. Наша рабочая группа была инициатором и основным разработчиком. Мы предоставили первый вариант структуры, обсуждение и доработку выполняли совместно с командой заказчика.
Диаграмма потоков данных дает понимание процесса взаимодействия систем. Если система взаимодействия одна, то такая диаграмма не нужна. Когда систем несколько, описание потоков данных позволяет понимать интеграционные процессы в системе и быстро решать проблемы. Также понимание процессов взаимодействия помогает разрабатывать сценарии тестирования.
Интеграция личного кабинета с закрытой системой электронного документооборота
Возникла задача передачи документов в СЭД. В этой системе происходит согласование документов на стороне заказчика. При этом система СЭД Заказчика закрыта и не обрабатывает внутренние запросы, а сведения – конфиденциальны.
Для её решения мы применили схему работы через промежуточную базу данных, когда каждая система отправляет только исходящие запросы. Эта схема стала уже традиционной для наших интеграционных проектов при закрытости систем. В этом случае особое внимание требовалось уделить безопасности.
В результате разработали схему взаимодействия из нескольких промежуточных файрволов и зоны DMZ. Требовалось организовать обмен файлами документов и сопутствующей информации по ним.
Мы разбили интеграционный механизм на 2 параллельных потока, которые должны обслуживать три проектных команды, каждая на своем уровне: сайт, промежуточная зона DMZ, СЭД.
Дизайн и верстка в личном кабинете раздела согласования проектной документации
Визуальная часть проекта важна для пользователя.
Потребителю важно работать в стабильной и комфортной среде, а что происходит «под капотом» проекта никому не интересно.
Наш гибкий подход к проекту позволяет достичь целей Заказчика. В рамках Agile задачи разбиваются на итерации по 1-2 недели, и осязаемый результат можно получить за этот срок.
Техническое задание vs постоянный диалог
Техническое задание как отдельный законченный документ в проекте отсутствует. Документация готовится уже после выполнения проекта, ну или на завершающем этапе. Почему — философия Agile гласит «работающий продукт важнее исчерпывающей документации». Требования конечно же фиксируются, например в тикетах по задаче. Но это не техническое здание на сотни страниц, которое никто не читает :)
Не секрет, что при выполнении задач требования могут "мутировать". Фиксируется такое изменение комментарием. Обсудили — реализовали и поехали дальше.
Тестирование и запуск разработок в личном кабинете
Согласованная схема потоков данных позволяет быстро разработать тесты.
Сценарии имеют вид таблицы со столбцами «Действия сценария», «Ожидаемый результат», «Статус».
Требования безопасности к инструменту перед запуском
Критически важным требованием к системе была информационная безопасность. Внешняя система (сайт) не должна иметь прямого доступа к внутренней системе (СЭД).
Следствие – для всей передаваемой информации нужна карантинная зона (DMZ). Карантинная зона являлась хранилищем, к которому имели доступ и из внешней системы и из внутренней.
Следующим вопросом стала организация хранения информации в промежуточной зоне таким образом, чтобы к ней можно было иметь структурированный доступ из обеих систем. В качестве хранилища данных определили БД MSSQL, что позволило сэкономить на реализации сервиса контроля информации, и дало возможность гибкой настройки доступа.
Файлы вынесли в отдельное от СУБД хранилище, что позволило избежать ограничений на объем и позволило применить готовые инструменты по контролю за содержимым.
Такая механика взаимодействия позволила отказаться от прямого контакта между внешней и внутренней системами, но добавила других сложностей.
Пример: многоэтапный маршрут передвижения информации между системами привел к появлению нескольких сервисов, каждый из которых мог стать точкой отказа.
Поэтому потребовалось выработать общие принципы логирования и мониторинга для всех систем. Общая таблица логирования позволила в любой момент любому из подрядчиков увидеть расширенную картину движения информации в цепочке, и перенаправить обращение на непосредственного ответственного в цепи, не требуя всех в цепи мониторить индивидуальные логи.
Результаты доработки личного кабинета для согласования проектной документации
Проект завершен, раздел согласования документов находится на стадии опытной эксплуатации. Автоматизация процесса согласования ПОР/ППР позволит:
- поддерживать оперативную связь между инициатором согласования (контрагенты, сотрудники Евраз) и согласующим,
- сократить сроки согласования, что позволило четко планировать сроки старта проектов и укрепить имидж Evraz на рынке подрядных организаций,
- повысить прозрачность процесса и сократит бумажный документооборот.
Личные кабинеты для онлайн-взаимодействия с любыми типами контрагентов – современный способ повышения эффективности бизнеса. ИНТЕРВОЛГА выполняет все виды работ при создании личных кабинетов от проверки идеи и проектирования до реализации и сопровождения.
Источник: блог ИНТВЕРВОЛГИ.
Полезные ссылки:
• Разработка и доработка проектов на 1С-Битрикс.
• Настройка интеграции с 1С любой сложности.