Теория без практики просто шум. Потому сегодня подробно остановимся на том, что же нужно написать в ЛНА о порядке организации ЭКДО в организации – о правилах документооборота.
1. Переносить слово в слово положения ЛНА о введении ЭКДО смысла нет.
2. Напишите, как в режиме ЭКДО работники будут проходить инструктаж по взаимодействию с работодателем.
3. Кто будет отвечать за ведение ЭКДО (например, начальник отдела кадров).
4. Укажите, каким образом будут назначать работников, которые смогут подписывать электронные кадровые документы и тех, у кого будет доступ к информационной системе для ЭКДО (например, приказом генерального).
5. Определитесь со сроками ознакомления работников с документами. В порядке ведения ЭКДО это может выглядеть, например, так:
«2.1. Работник обязан:
- подписать электронный кадровый документ, требующий его подписи, в течение 3 рабочих дней, следующих за днем направления работодателям документа работнику;
- поставить подпись в графе об ознакомлении с электронным кадровым документом, представленным работодателем для ознакомления, в течение 1 рабочего дня, следующего за днем направления документа работнику».
6. Предусмотреть случаи, когда документы, участвующие в ЭКДО, могут быть оформлены и на бумаге. Например, когда работник отказывается от взаимодействия с работодателем в режиме ЭКДО, и подает соответствующее заявление или же дает сбой система «Работа в России» и т.д. Основанием для оформления бумажного варианта документов может служить приказ генерального директора.