О том, как наладить кадровый электронный документооборот в организации и определится с документами, которые подходят для такой работы мы рассказывали здесь. Теперь о следующих действиях:
Шаг 2. Укажите в ЛНА список должностей-участников ЭКДО. Ведь электронный документооборот в настоящий момент может действовать как во всей организации, так и в ее части, например, в рамках одного подразделения.
Шаг 3. Определитесь с датой перехода. О ней нужно уведомить работников. Если ваша организация была участником эксперимента по использованию ЭКДО, и решила продолжать, то все ЛНА нужно подготовить до 1 июля 2022 года. Если же вы только хотите организовать ЭКДО, то дата может быть любой.
Шаг 4. Выберите платформу ЭКДО. Их может быть и несколько одновременно:
- «Работа в России». Доступ к ней бесплатный, но есть одно но: в одной из тестовых версий пользователям доступны документы, которые уже сейчас ТК РФ запрещает к обороту в ЭКДО. Например, приказ об увольнении. В настоящее время платформу дорабатывают с учетом актуальных требований
- независимая платформа, которую организация приобретает на стороне, либо создает сама и за свой счет. Главное, чтобы система делала возможным подписание электронного документа с учетом требований ТК РФ.
Шаг 5. Покупка усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) для тех сотрудников, которые согласились стать участниками ЭКДО (если компания решит использовать только такой вариант подписи). За что нужно будет заплатить: сертификат УКЭП, его ежегодное обновление, и, если сотрудники сами не пойдут за подписью в удостоверяющий центр, то нужно будет оформить нотариальную доверенность на их представителя.
Пока что ТК РФ допускает применение неквалифицированных и простых электронных подписей сотрудников. Они бесплатные.
Шаг 6. Обозначить поддержку профсоюза, если такой в организации есть, в ЛНА. На документах нужно поставить отметку: «Мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации учтено (протокол от ___№__)».