Хранить документированную информацию (ДИнф) требует ГОСТ Р ИСО 9001‒2015, соответственно и ГОСТ РВ 0015‒002‒2020 (п. 7.5.3.2):
«Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это применимо:
a) распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
b) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
c) управление изменениями (например, управление версиями);
d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения...»
Обычно, сроки хранения указывают в соответствующем стандарте организации (инструкции, регламенте):
Откуда берём цифры в столбце 4?
Для управленческой документации (в том числе по управлению персоналом) здесь:
Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Для документации, образующейся в результате научно-технической и производственной деятельности организаций здесь:
Приказ Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован 2.02.2022 № 67095.
Рекомендую внимательно изучить последний приказ мудрого ФАА и реализовывать. Но. Не стоит бежать за Анной Карениной в случае, если сроки хранения установлены Вашей вышестоящей организацией (корпорация, холдинг и др.) – тот случай, когда лучше не спешить, а то – успеете.
Также рекомендую внимательно смотреть сроки хранения документов, касающихся качества продукции: иногда, чтобы отбиться от необоснованной претензии потребителя (заказчика) не спасают паспорт и формуляр, а вот плохонький технологический паспорт с картой комплектации – запросто!
Актуальный перечень ранее опубликованных на канале статей со ссылками посмотреть/скачать.
22.02.2022