Менеджмент – это система привлечения людей к работе.
Организационный менеджмент постоянно развивается и становится более сложным, но его основные принципы остаются неизменными. Эффективные менеджеры задействуют профессиональные инструменты и ресурсы, чтобы стимулировать сотрудников к работе и обеспечить соответствие их результатов целям организации.
“Менеджмент – это искусство и практические приемы стимулирования людей к работе”.
Руководителям нужно хорошо понимать основные организационные процессы, чтобы обеспечивать наличие ресурсов, необходимых для устойчивого развития компании. Такими ресурсами могут быть клиенты, заинтересованные стороны, коммерческая ниша компании или ее цель. Долголетие и успех организации зависят от способности ее руководителей искать и приумножать ресурсы и эффективно адаптироваться к внутренним и внешним переменам.
Чтобы быть лидером, не нужна официальная должность.
Любой сотрудник способен развить лидерские качества и улучшить свои результаты, независимо от должности. Изучение навыков менеджмента и лидерства даст вам преимущества в профессиональном плане и повысит производительность всей компании.
“Можно вести за собой, не будучи управленцем, и управлять, не будучи лидером, но для успеха организации нужны и сильные лидеры, и хорошие управленцы”.
Гуру менеджмента Питер Друкер говорил, что самая важная составляющая лидерства – принципиальность. Также он считал, что руководитель обязан изучить сильные стороны сотрудника, прежде чем направлять его и что-то ему советовать. Кроме того, руководителю необходим стратегический план с измеримыми целями и задачами.
“Менеджеры по устойчивому развитию думают о долгосрочной перспективе, а не о результатах работы и финансовых показателях за неделю, квартал или каждый день”.
Роль лидера заключается в следующем:
- устанавливать и укреплять организационные принципы;
- формулировать долгосрочные цели и стратегии для достижения этих целей;
- нанимать лучшие таланты и распределять их для решения организационных задач;
- принимать решения, обеспечивающие оптимальную работу организации;
- налаживать конструктивные отношения с другими компаниями;
- оттачивать навыки письменного и устного общения;
- мотивировать людей и спрашивать с них;
- инициировать перемены и инновации.
Руководители могут мотивировать сотрудников денежными компенсациями, творческими заданиями, требующими бóльших, чем обычно, усилий, и возможностями для личного развития. К другим стимулам относятся премии, карьерный рост, просторные рабочие кабинеты, гибкое расписание, льготы, удаленная работа и отгулы. Однако на практике людей больше вдохновляют нетрадиционные стимулы, такие как чувство серьезного достижения, признание со стороны руководства, уверенность в будущем продвижении по службе и работа, приносящая удовольствие и наполненная смыслом. Эти стимулы не требуют дополнительных затрат, но чтобы применять их с умом, руководство должно знать, чтó делает каждая команда и каждый сотрудник.
Учитесь новому на каждом этапе своей карьеры.
Понять, как функционирует организация, и наладить хорошие рабочие отношения с коллективом – вот две задачи, которые имеют решающее значение для вашего успеха в качестве руководителя. Любая новая должность, независимо от ваших прошлых достижений, требует быстрого обучения. Узнайте все, что возможно, о своей компании, прежде чем предлагать или осуществлять важные изменения. Обратитесь к хорошо информированным коллегам, чтобы выяснить их мнение. Поощряйте искреннее высказывание своей позиции. Обеспечивайте конфиденциальность и демонстрируйте открытость для других точек зрения.
“Лидерство часто связывают с управлением кризисами, которые, помимо прочего, нередко ускоряют перемены и внедрение инноваций”.
Хорошие руководители осознают свои недостатки и рассматривают собственные ошибки как возможность для роста. Развить лидерские качества вам поможет профессиональный коучинг. Подумайте о магистратуре или программах повышения квалификации. Перенимайте модели поведения и методы работы тех лидеров, которыми вы восхищаетесь.
Эффективный менеджмент опирается на три основных принципа: бенчмаркинг, цели и подотчетность.
Для управления знаниями и производительностью сотрудников нужна надежная система. Выстройте свою систему на трех основных принципах.
- Установите для себя ориентиры. Ищите такие организации и лидеров внутри и за пределами своей отрасли, которые преуспевают в областях, где вы намерены улучшить свои показатели. Например, в США государственные отделы регистрации транспортных средств в течение многих лет были печально известны своими длинными очередями, сложными правилами, хамоватыми сотрудниками и устаревшими технологиями. Затем их руководители стали изучать опыт других отраслей – индустрии быстрого питания, банковских услуг и страхования, – чтобы научиться эффективно и вежливо обслуживать большие группы людей.
- Дайте определение успеху. В зависимости от отрасли успехом могут считаться разные вещи. Частный бизнес стремится к прибыли и увеличению доли рынка. Организации, оказывающие социальные услуги, существуют, чтобы помогать людям. Успешная работа государственных служб состоит в обеспечении гражданам безопасных условий для жизни и работы. Частная компания может определять успех по таким параметрам, как уровень затрат и прибыльность отдельных подразделений. В некоммерческом секторе могут измерять стоимость услуг и средства, которые благотворительная организация в состоянии собрать. Определите параметры успеха для своей компании, решив, какие из показателей вам больше подходят и какие поддаются измерению.
- Установите подотчетность. Оценивайте результативность работы и возлагайте ответственность на сотрудников и команды. Поставив чрезмерно амбициозные цели, вы отпугнете людей или вынудите их прибегать к неэтичным методам. Если же установить слишком низкую планку, сотрудники могут перестать совершенствоваться. Менеджерам следует постоянно отслеживать производительность своих подчиненных и соответствующим образом корректировать их цели. Убедитесь в том, что сотрудникам известно, за какие результаты полагаются вознаграждения, а за какие – взыскания.
Руководители высшего звена должны выбрать показатели, которые они будут использовать для измерения эффективности организации. Внутри компании несложно измерять такие переменные, как расходы и доходы, но вам придется оценивать и внешние факторы – удовлетворенность клиентов, конкурентные угрозы, влияние правительственных постановлений на бизнес и роль ваших товаров и услуг.
“Бенчмаркинг – это относительно простой, но мощный инструмент, помогающий организации сосредоточиться на своей основной миссии, потребностях клиентов и лучших способах повышения эффективности”.
Добавляя больше показателей, вы снижаете значение каждого из них; с другой стороны, исключая некоторые показатели, вы рискуете упустить из виду ту область, которую они оценивают.
Направление работы и способы оптимального достижения целей определяются стратегическим планом.
Организации требуется общая стратегия, описывающая ближайшие и долгосрочные цели, действия, необходимые для достижения этих целей, и ресурсы для осуществления плана. Любой стратегический план должен включать в себя шесть основных элементов.
- Проанализируйте проблемы и возможности. Определите сильные и слабые стороны организации и выясните, как они влияют на ее способность обеспечить себя ресурсами. Ответьте на вопросы о том, какие товары и услуги должна производить компания, каким целям служат ваши продукты, в чем уникальность компании и кто ее клиенты.
- Выявите все заинтересованные стороны, изучите их влияние. Кто создает препятствия, проблемы и возможности? Какие заинтересованные стороны внутри и вне организации способны повлиять на ее миссию и реализацию ее стратегий?
- Проанализируйте исторические данные. Какие препятствия и возможности привели организацию к ее нынешнему состоянию? Кто из сотрудников и какие подразделения наиболее эффективно отреагировали на возникшие проблемы? Какие стратегии сработали лучше всего? Обратитесь за разъяснениями к опытным сотрудникам.
- Изучите текущую ситуацию и ресурсы компании. Оцените компетенции организации и определите, что ей необходимо сделать, чтобы удовлетворить свои растущие финансовые, политические и социальные потребности. Честный самоанализ может оказаться болезненным, но без него никак не обойтись.
- Сформулируйте цели и необходимые действия. Ваши стратегические инициативы должны соответствовать имеющимся финансовым ресурсам. Стратегии, выходящие за рамки возможностей компании, приведут к изменениям в организации или ее ожиданиях. Ресурсы выделяются годовым бюджетом, но составьте и пятилетний финансовый план, так как для реализации долгосрочных стратегий требуется более года.
- Оценивайте результативность своей стратегии. Следя за осуществлением своего плана, вы сможете его корректировать.
Приготовьтесь к сопротивлению со стороны сотрудников. Люди обычно противятся переменам. Некоторые считают, что не нужно чинить то, что не сломано. Другие боятся, что новые правила и структуры поставят под угрозу творчество и работу по созданию инноваций. Отдельные сотрудники или команды хотят сохранить свою власть и влияние. Заручиться их поддержкой вы сможете, учитывая те аспекты, которые их волнуют, и согласовывая свою стратегию с распределением ресурсов и целями всей организации.
Все компании сталкиваются с дилеммой – делать своими силами или заказывать на стороне.
С помощью подряда можно выполнить работу, превышающую возможности вашей компании. Передавая часть работы на подряд, вы тем не менее несете полную ответственность за ее результаты. Старайтесь узнать каждого нового поставщика как можно лучше; продолжайте активно работать над вашими отношениями, пока не укрепится взаимное доверие.
“Организации не следует приобретать услугу, товар или отдавать на аутсорсинг какую-либо функцию, если это нанесет ущерб ее возможностям и уникальной компетенции”.
Будьте осторожны, заключая контракт, подрывающий уникальность вашей организации. Например, книжным магазином Колумбийского университета управляет не сам университет, а книготорговая сеть Barnes & Noble. Однако свои академические функции, такие как научные исследования и обучение, этот вуз никогда никому не перепоручит. Возможны и другие ситуации: IBM была признанным производителем персональных компьютеров, но в 2005 году компания решила, что производство ПК больше не приносит прибыли, и продала этот бизнес Lenovo. Выбор IBM был определен ее стратегией. Сформулируйте, в чем состоит уникальность вашей организации – что именно позволяет ей привлекать необходимые ресурсы.
Успех зависит от маркетинга и продуманных отношений со СМИ.
Технологический прогресс и социальные сети привносят в корпоративные коммуникации новые сложности. Руководителям нужно уделять особое внимание отношениям со СМИ, маркетингу и брендингу.
Иногда компания делает ошибку, и дело получает негативную огласку. В такой ситуации сведите к минимуму ущерб: самостоятельно обратитесь к СМИ и предоставьте им точную информацию. Сообщения, подготовленные без вашего участия, наверняка будут окрашены более негативно. Поскольку представители прессы редко сами обращают внимание на хорошие новости, руководители высшего звена должны поставить себе задачу доводить до общественности информацию о достижениях своей организации и ее положительном влиянии. Создайте PR-команду из компетентных специалистов, которая будет публиковать позитивные новости и заранее готовить стратегии действий в кризисных ситуациях.
“Брендинг помогает привлекать клиентов и удерживать их. Эти клиенты, в свою очередь, будут рекомендовать вашу организацию другим”.
Маркетинг и брендинг важны для каждой организации; даже у некоммерческих организаций есть заинтересованные стороны и клиенты. Стратегический маркетинговый план организации должен включать убедительное сообщение, рассчитанное на целевую аудиторию. Ваш выбор медиаканалов зависит от того, где вы наиболее эффективно сможете охватить свою аудиторию. Брендинг способствует публичному признанию вашей уникальности и выделяет вас из ряда конкурентов. Сильные бренды привлекают клиентов, инвесторов и талантливых сотрудников.
Социальные сети позволяют людям обходиться без традиционных СМИ и общаться напрямую. Эти платформы нередко предоставляют компаниям идеальную возможность для ознакомления потребителей со своими товарами и услугами и стимулирования их к покупке. Расходы на рекламу при этом резко сокращаются. Но социальные сети таят в себе и определенные риски. Сообщения и комментарии в сетях могут стать для недовольных клиентов и сотрудников способом излить негатив. Высказать свое мнение и написать отзыв может любой пользователь.
Время от времени представители СМИ могут обращаться к вам с просьбой дать интервью. Не лгите и не искажайте факты. Как можно чаще говорите о преимуществах своей организации и отвечайте на вопросы напрямую, но без лишних подробностей.
Эффективное общение начинается с умения слушать.
Активное слушание подразумевает, что вы не перебиваете, когда кто-то говорит, внимательно слушаете, время от времени подтверждаете, что понимаете суть вопроса, и отвечаете когда следует. Хорошие слушатели резюмируют услышанное и пересказывают сообщение своими словами. Этим они показывают, что были сосредоточены на разговоре и ничего не упустили.
“Чтобы правильно слушать, нужны явные знаки того, что ваше внимание обращено на говорящего; такое поведение обычно называется поведением присутствия и включает в себя невербальные сигналы”.
Высказывая мнение о работе сотрудника, сосредоточьтесь на проблемах, которые он в состоянии исправить. Никогда не подвергайте критике черты личности и не обсуждайте прошлое сотрудника. Если произошел инцидент, требующий беседы, предложите поговорить с глазу на глаз через день-два после произошедшего. На встрече говорите только об одном проступке и ясно дайте понять, что вы ожидаете изменений. Ваша собственная восприимчивость к обратной связи служит положительным сигналом для подчиненных и улучшает коммуникации внутри организации.
Обычно руководители не любят проводить собеседования. Это отнимает много времени, однообразно, а кроме того, в ходе собеседования не всегда удается выявить основного кандидата. Усовершенствуйте этот процесс, задавая всем кандидатам одни и те же вопросы открытого типа, не предполагающие однозначных ответов. Нарисуйте таблицу, в которой будут перечислены формы поведения и навыки, которые вам нужны, и присваивайте каждому кандидату баллы по каждому из своих критериев.
Будьте внимательны при личном общении. Оценивайте потенциальное воздействие своих электронных писем и сообщений, прежде чем их отправлять. Онлайн-переписка может быть быстро переслана по всему миру и навсегда останется в киберпространстве. Сегодня смартфоны есть практически у всех, поэтому ваши слова и поступки могут привести к непредсказуемым последствиям. Увидеть, услышать или прочитать ваше сообщение может кто угодно.