Часто в нашем бешеном ритме жизни/работы из внимания выпадает очень важная деталь, определяющая #эффективность этой самой жизни/работы - #подготовка.
Готовить автомобиль к поездке, огород - к посадке, школьника - к экзаменам для нас логично и ясно. А вот готовить себя к продуктивной деятельности часто забываем.
Как подготовка повышает эффективность и как лучше подготавливаться к работе? Давайте разбираться.
1. Необходимость подготовки
Стивен Кови, известный американский консультант по управлению жизнью и личной эффективности, в своей книге "Семь навыков высокоэффективных людей" упоминает, что важно "затачивать пилу". Он говорит о том, что #работа над навыками не должна заканчиваться. Не менее важно, в данной парадигме и "подготавливать инструменты к работе".
Ведь нельзя заточить пилу, если Вы её потеряли в куче железяк :-)
Исходя из принципа Парето (80/20) можно предположить, что эффективность использования 80% рабочего времени определяется эффективностью подготовки и 20% времени - ситуативными факторами.
Важность подготовки очень хорошо понимали в СССР - согласитесь, в то время были реализованы весьма крупные проекты. В то время также велась #дисциплина - "Научная организация труда" (когда учился на инженера, посчастливилось её проходить).
На данное время не существует утвержденных шкал или тестов для оценки многозадачности. При этом, можно утверждать, что многозадачность — это проблема нашего времени. В исследовании 2020 года (проводилось кафедрой психиатрии и наркологии СПГПМУ) порядка 75% испытуемых отнесли к лицам, склонным к многозадачности. У них получены низкие #результаты при оценке внимания. Анкетируемые указывали, что стали более забывчивы, тревожны, имеют различные нарушения сна.
Подготовка к работе и эффективность при "многозадачном режиме" напрямую взаимосвязаны. При отсутствии подготовки многократно возрастает количество внешних и внутренних переключений (внешнее - поиск документов, списков, внутреннее - хаос в мыслях, забывчивость, рассеянность и т.д.).
Качественная подготовка к работе позволит повысить эффективность всей работы (по крайней мере, её 80%), а значит - успевать больше, а уставать меньше.
2. Виды подготовки
За более чем 15 лет работы на разных должностях и в разных компаниях, я неоднократно применял эти виды. Они помогают быстро войти в курс дела, освоить специфику работы - особенно, если Вы пришли в новую компанию на новый функционал.
Конечно, виды подготовки не ограничиваются теми, что указаны ниже. Но - "неидеальная работающая система лучше, чем идеальная несуществующая" (Шумеляк)
2.1. Организационная
Под организационной подготовкой подразумевается анализ задач и планирование рабочего дня, расстановка приоритетов, распределение времени на работу и отдых:
- какая работа Ваша?
- что Вам нужно для работы?
- откуда Вы берёте нужную информацию?
- кто принимает результаты Вашей работы?
- как Ваша работа влияет на результаты?
- как делать работу эффективнее (например, при посещении филиала сделать сразу все дела. а не ездить туда-обратно из-за одной бумажки)?
2.2. Информационная
В данном случае Вы подготавливаете всю необходимую для работы информацию:
- повторяете стандарты работы.
- проверяете изменение законов, инструкций, распоряжений и приказов.
- сверяете планы "сверху" и собственные задачи.
- включаете в план работы "затачивание пилы".
2.3. Техническая
В этой области важно проверить - все ли инструменты на месте? Если Вы работаете на компьютере - обновлён ли он, работает ли без ошибок, есть ли неполадки с сетью и т.д.
Заранее подготовьте всё, что может пригодится для работы:
- в достаточном ли количестве канцелярия?
- заряжен ли телефон, планшет?
- обновлено ли программное обеспечение, синхронизированы ли данные?
- готовы ли флешки, диски, отчёты?
- заправлен ли принтер?
- присутствуют ли все необходимые документы в достаточном количестве?
- заправлен ли автомобиль?
2.4. Эмоциональная
К работе важно подходить с соответствующим настроем. Иначе - работа будет идти тяжело, с сопротивлением, не будет вдохновения, творческих идей. Соответственно, будете быстрее уставать и меньше успевать.
Как настроиться?
- сама по себе подготовка уже настраивает на работу. Когда всё разложено по полочкам (и в голове и на столе) возникает желание поскорее поставить "первую галочку" в списке задач.
- минутная медитация. В некоторых японских компаниях есть традиция - перед началом рабочего дня посидеть в молчании и сосредоточении.
- вспомнить приятные моменты работы. Ведь есть же что-то, что нравится в том, что делаете?
- пофантазировать о выдающихся результатах и том ощущении успеха, которое Вы получите. Например, я перед тренингом представляю, какие у нас будут интересные дискуссии и оживлённые упражнения - сразу появляется желание приступить к работе.
- Пообещайте себе неплохой подарок за продуктивную работу. Например: "если я выполню хотя бы 8 задач из запланированных 10 - куплю себе визит в SPA и на массаж".
3. Некоторые принципы подготовки
- Чем больше в работе хаоса, тем больше времени уйдёт на подготовку. Если Вы приходите на новое место и там ничего не понятно, возможно, для наведения порядка потребуется месяц. Дальше - меньше. На планирование месяца уйдёт день, на планирование недели - час, на планирование дня - 10 минут (при условии, что Вы внедрите эффективную систему показателей).
- Принцип "Бритвы Оккама" - не умножайте сущности без необходимости. Т.е. не усложняйте, если это не требуется. Чем больше Вы усложняете, тем больше запутываетесь. Например, если у Вас простая работа - вряд ли для её выполнения следует использовать Microsoft Project. И наоборот, при запуске филиала многопрофильной компании обычным ежедневником не обойтись.
- Относитесь к подготовке как к рабочей функции. Её нельзя исключить, забыть, проигнорировать. Но и затягивать не следует - трёхчасовая пустопорожняя планёрка укорачивает время основной работы и выматывает персонал.
Результатом подготовки к рабочему дню должно быть:
- чёткое понимание план/фактных показателей на день и наличие хронологии работы (почасово, позадачно и т.д.);
- владение всей необходимой информацией (актуальность, полнота и понятность данных);
- понимание того, что все инструменты готовы и в наличии (все галочки в чек-листе);
- позитивный настрой и энергия на день.