Когда компания решает внедрить OBT, перед ней встает вопрос: Как выбрать идеальную систему? Рынок предлагает многообразие различных решений, но не все они одинаково хорошо подходят каждому конкретному бизнесу. Проведем для вас краткий экскурс по системам онлайн-бронирования и сравним разные виды OBT, чтобы вы могли выбрать лучший вариант.
Какими бывают OBT?
«Коробка» VS «Агентство»
Системы онлайн-бронирования можно грубо разделить на две категории — инструменты от классических агентств делового туризма и появившиеся сравнительно недавно облачные тревел-решения, созданные ИТ-компаниями. И те, и другие предлагают схожий набор основных услуг, но отличаются дополнительными возможностями.
Если коротко, то вся разница между облачными и агентскими решениями — это ответ на вопрос: «Можно ли быть в онлайне на 100%?». ИТ-компании говорят: «Да» — и стараются свести к минимуму человеческий фактор, в том числе, при решении проблем путешественников. Многие из этих компаний предоставляют клиентам «коробочную» OBT. Это полностью самостоятельный продукт — «бери и пользуйся», — который, однако, предлагает всем универсальные стандарты. Это значит, не OBT подстраивается под особенности каждой компании, а клиент вынужден адаптировать задачи и бизнес-процессы под систему.
Агентства, напротив, стараются сохранять «человеческое лицо». Они считают, что OBT не сможет полностью вытеснить их экспертизу и знание рынка. «Аэроклуб», например, уже 27 лет в индустрии. Наши специалисты сталкиваются с самыми разными ситуациями от самых разных клиентов, а поэтому предлагают консультации, основанные на опыте и насмотренности. Агентства также оставляют возможность экспертной поддержки и помощи профессионального консультанта.
«Нейтральные» VS «Аффилированные»
Допустим, вы определились: вы хотите сотрудничать с «классическим» агентством и подключиться к его OBT. Но и здесь будут различные варианты, ведь одни агентства работают на универсальных системах, а другие — пользуются уникальными, которые создали самостоятельно. В чем разница?
Универсальные платформы не привязаны к какому-то конкретному агентству — вот почему их иногда называют «нейтральными». В отличии от «уникальных» решений, такую систему может предлагать своим клиентам любое агентство, которое подпишет договор с поставщиком ИТ-услуг. «Аффилированные» OBT плотно связаны с компанией-разработчиком: если вы хотите использовать эту систему, вам нужно сотрудничать именно с этим агентством.
При выборе между «нейтральными» и «аффилированными» OBT следовать учитывать возможности кастомизации. Уникальные OBT-решения более гибкие в разработках и настройках. Например, «Аэроклуб» к базовой версии своей системы бронирования TIME сразу предлагает на выбор несколько десятков дополнительных сервисов под разные потребности. Часть бесплатна, часть — работает по подписке. Если клиент заинтересовался в какой-то функции, ему достаточно всего лишь оформить дополнительное соглашение — и через три дня она будет подключена.
Еще один важный аспект: при работе с «нейтральным поставщиком» вместо одного договора с агентством придется подписывать несколько отдельных соглашений с поставщиками услуг и разработчиками. Также встает вопрос информационной безопасности. В уникальных системах все данные хранятся между агентством и клиентом, в универсальных — в уравнение добавляются третьи лица, разработчики и владельцы OBT, что повышает шансы утечек и взломов.
На что обратить внимание при выборе OBT?
Удобный интерфейс. OBT призван упростить процесс командирования, а не делать его еще более сложным и некомфортным для путешественников. Внешний вид и функционал системы должен быть прозрачен для всех, кто будет ею пользоваться. Не повредят и обучающие материалы от поставщика: вебинары и видеозаписи, — которые четко и подробно объяснят каждый этап работы в системе.
Возможность кастомизации. Чтобы компания получила максимальную выгоду от внедрения OBT, систему необходимо настроить в соответствии с принятой тревел-политикой. При выборе решения стоит проверить, поддерживает ли OBT кастомизацию под ваши потребности и, если да, то насколько.
Высокий сервис. Следует понимать: даже при максимальном внедрении онлайна, полная автоматизация невозможна. Компании может понадобиться поддержка специалиста — например, в случае ЧП.
Нужно убедиться, что за выбранным OBT стоит команда, которая ответит на любые вопросы и сможет помочь в решении проблем. Для этого, например, запросите у поставщика KPI их агентской службы. Помните, OBT не может заменить сервис.
Возможность выгружать отчеты. Отчетность необходима, чтобы видеть полную тревел-статистику, анализировать данные о поездках по группам, сотрудникам или проектам и контролировать траты. Если решение не позволяет автоматически формировать консолидированные отчеты, компания не может в полной мере управлять своими поездками.
Развитие продукта. Ваш бренд будет развиваться и, вполне вероятно, через несколько лет вам потребуется больший функционал OBT, нежели сейчас. Стоит удостовериться, что поставщик тоже наращивает возможности своего продукта. Изучите последние кейсы с крупными брендами. Проверьте, предлагает ли он, например, бесшовную интеграцию OBT с системами заказчика или гибкие IT-решения.
Вариативность. Малому, среднему бизнесу и крупным предприятиям нужны разные модели работы. Для МСП многие процедуры, созданные под «большие компании», слишком сложны и избыточны. Желательно, чтобы поставщик предлагал разнообразные пакеты услуг, и вы могли выбрать тот, который подходит именно вашему бизнесу.