ДАНО: Небольшая компания занимается инженерным проектированием для своих заказчиков. Компания растет, количество заказов тоже. Установлен порядок – как только договор подписан, руководитель проекта составляет график исполнения в соответствии со сроками исполнения по договору, установленными контрольными точками и сроками оплат. Если в процессе исполнения возникает необходимость переноса сроков, это делает руководитель проекта – иногда он это закрепляет письменно и официально, а иногда по устной договоренности. Некоторые проекты всегда проваливали по срокам, но удавалось договориться с заказчиком «без штрафных санкций». На одном из заказов договориться не удалось. Штрафные санкции съели прибыль не только от этого проекта, но и от двух соседних. Выяснил, что в качестве контрольного графика использовался только первоначальный контрактный. Поскольку по множеству проектов сроки переносились, то никого в компании не удивляло, что сроки не соответствовали первоначальному графику исполнения.
ЧТО СДЕЛАНО: Вменил руководителю команды руководителей проектов ответственность за контроль сроков исполнения. Ввели строгую терминологию: контрактный график проекта, согласованный график проекта и приведенный график проекта. Контрактный – незыблем, согласованный и приведенный – рабочие инструменты, новая редакция готовится руководителем проекта и утверждается руководителем команды. Приведенный учитывает и устные договоренности.
РЕЗУЛЬТАТ: Загрузка инженерного состава не только не увеличилась, но и высвободилось до 4-14% их рабочего времени, которое раньше они тратили на тушение пожаров. Исполнение проектов в срок – 99,7% против прежних 87,1%. Необходимость договариваться после того, как срок уже провален отпала, почти. 0,3% – следующая цель.