Вопросы о выборе председателя, секретаря и лиц, участвующих в подсчете голосов на ОСС, должны обязательно включаться в повестку ОСС. За исключением случая, когда они избраны заранее на определенный срок. Председателем, секретарем и лицом, участвующим в подсчете голосов, может быть любое физическое или юридическое лицо (представитель по доверенности). При этом не обязательно, чтобы эти лица были собственниками помещений в данном МКД. Таких требований НПА не содержат, а письма Минстроя, как не относящиеся к ним, можно смело игнорировать. Если по отдельности или всех вместе вышеперечисленных лиц, осуществляющих чисто организационные функции, голосующие не выберут, то в этом случае вместо них имеет право подписать протокол инициатор ОСС, как единственное лицо, которое не выбирают. Если же вышеперечисленные лица были выбраны, но отказались подписать протокол, тогда инициатору необходимо взять с этих лиц расписки об отказе подписания протокола и лучше без объяснения причин, поскольку эти расписки должны быть приложены к протоколу и служить доказательством правомерности подписания протокола вместо них инициатором. Без расписки об отказе подписания протокола данные лица могут заявить, что они хотели подписать протокол, а им не дали это сделать.
Если инициатор ОСС изначально хочет один за всех расписываться в протоколе, то он предлагает для голосования кандидатуры никому неизвестных лиц, которых точно не выберут. Здесь инициатору стоит подумать нужна ли ему такая ответственность. Особенно это касается обязанностей секретаря ОСС, который является ключевой фигурой собрания и несет всю ответственность за подготовку протокола со всеми приложениями.
Некоторую путаницу в понимание, что же является протоколом ОСС, внес 44 Приказ Минстроя. Там сказано, что протокол ОСС подписывает председатель, секретарь и лица осуществляющие подсчет голосов. Там же сказано, что последнюю страницу протокола подписывает председатель. В первом случае имеется в виду подписание содержательной части протокола с подведением итогов голосования по вопросам повестки собрания и перечислением приложений к содержательной части протокола ОСС. Во втором случае подписывается последняя страница всего подшитого с приложениями протокола, т.е. последняя страница какого-то приложения. В этом случае председатель ОСС подтверждает, что протокол полностью укомплектован необходимыми приложениями и весь прошитый комплект является полноценным протоколом ОСС.
Каждое приложение должно иметь свою нумерацию страниц (желательно внизу), а весь прошитый комплект - содержательная часть + приложения - сквозную нумерацию страниц. На одном несогнутом листе бумаги обычно только две страницы - с лицевой и оборотной стороны. Поэтому номера страниц ставим на обеих сторонах листа, даже при отсутствии текста на обороте. Если не проставить сквозную нумерацию, то УО может этим воспользоваться и подкорректировать как ей надо ваш протокол ОСС без сквозной нумерации, после чего она сама ее проставит. Доказать, что вы не ставили сквозную нумерацию не получится, поскольку УО заявит о приеме прошитого комплекта протокола ОСС со сквозной нумерацией, т.к. без нее принять протокол ОСС в подобном виде она просто не могла. Комплект протокола ОСС подготавливает секретарь, он его прошивает и ставит сквозную нумерацию, поскольку отвечает за правильно сформированный и оформленный официальный документ. При этом протокол ОСС со всеми приложениями прошивается и формируется в один комплект, сколько бы страниц в нем не было. Левое поле большего размера формируется заранее, чтобы все страницы прошитого комплекта читались полностью и УО имела возможность изготовления скан-образов без расшивки. Вряд ли секретарь по просьбе председателя или инициатора не проставит сквозную нумерацию, рискуя уголовной ответственностью. Инициатор ОСС тоже не рискнет сдать в УО комплект протокола без сквозной нумерации.
Оставляем с левой стороны поля не менее 3 см для прошивки. Не забываем об этом и при альбомном расположении страницы. Инициатору ОСС важно, чтобы секретарь после прошивки комплекта протокола на заверительной наклейке, располагаемой поверх узлового соединения, написал текст о количестве прошитых и пронумерованных страниц, поставил дату, подпись, фамилию, инициалы и указал, что он является секретарем ОСС. Председателю в этом случае придется расписаться не на заверительной наклейке, а в любом месте последней страницы комплекта протокола. Это нужно для того, чтобы в дальнейшем у инициатора или УО была возможность при необходимости расшить комплект для изготовления копий. При этом после повторной сшивки комплекта на узловое соединение наклеивается бумажка с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц, а подпись председателя остается, как и положено, на последней странице комплекта протокола.
Инициатор имеет на руках прошитый комплект протокола ОСС, заверенного надлежащими лицами, т.е. документ создан, подписан и по субъективному мнению инициатора ОСС обладает всеми признаками официального документа. Однако полноценным официальным документом, на данном этапе регламента его прохождения, он еще не становится. Необходимо протокол еще проверить на соответствие действующему законодательству и официально опубликовать, запустив его тем самым в официальный документооборот. Инициатору предписано разместить комплект протокола ОСС в системе и представить в УО его подлинник. На данный момент времени речь идет о размещении в ГИС ЖКХ. Для размещения необходимо произвести сканирование бумажных документов для корректной их пересылки в разрешенных форматах. Сроки размещения протокола ОСС в ГИС ЖКХ для инициатора не обозначены, как и ответственность за неразмещение. Не каждый инициатор ОСС имеет техническую возможность разместить протокол в ГИС ЖКХ. И лучше вообще исключить эту обязанность из ЖК, поскольку в случае ее реализации исключается возможность проверки протокола на соответствие действующему законодательству, если инициатор разместит его раньше УО. С другой стороны, с УО при этом не снимается обязанность размещения протокола в ГИС ЖКХ от своего имени. В ЖК необходимо внести уточнение, что собственник (его представитель) имеет право размещать протокол ОСС в ГИС ЖКХ в качестве инициатора ОСС только при непосредственном управлении МКД.
