Оформление документации в бизнесе не обходится без применения печатей и штампов. Только после использования последних бумаги становятся юридически значимыми. Иногда отсутствие таких атрибутов чревато проблемами с законом.
Выделяют несколько разновидностей оттисков. Стоит учитывать, что подобные атрибуты деловой документации имеют существенные различия между собой. Печати и штампы применяются в различных случаях, имеют разное назначение.
КАКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЯЗАНЫ ИМЕТЬ ПЕЧАТЬ?
В актуальном законодательстве отсутствуют положения об обязательном применении печати:
- Субъектами индивидуального предпринимательства.
- Обществами с ограниченной ответственностью. Печать не нужна на актах о несчастных случаях, судебных доверительных полномочиях, госзакупочной документации, в журналах регистрации проверок, во внутренних приказов и т. п.
- Акционерными обществами. АО также могут применять печать по желанию.
- Филиалами и представительствами компаний.
Печати ООО, АО, ИП не требуются во время отправки документов в ИФНС. Исключением считаются случаи, когда устав организации содержит информацию о наличии печатного удостоверительного атрибута.
НУЖНО ЛИ СТАВИТЬ ПЕЧАТЬ НА СОГЛАШЕНИЯХ С КОНТРАГЕНТАМИ?
В общем случае заверять подобным образом бумаги не обязательно. Печатный оттиск требуется ставить, если этого напрямую требует закон. Например, печать необходима в:
- двойных складских свидетельствах;
- залоговых договорах при условии хранения предмета залога у залогодателя;
- соглашениях с соответствующими пунктами, что обязывают стороны заверить договоренность оттисками.
Печать в большинстве случаев расценивается судом как дополнительный атрибут. Поэтому при возникновении спорных ситуаций соглашение будет признано действительным, даже если печатного оттиска нет.
Таким образом, печать иметь необязательно организациям, обладающим достаточным для ведения дел бюджетом. Но при условии заключения соглашений с проверенными контрагентами. В иных случаях без печати не обойтись. Это актуально для всех субъектов предпринимательского делопроизводства.
ПЕЧАТЬ И ШТАМП – ОТЛИЧИЯ
Обывателям зачастую кажется, что эти атрибуты отличаются лишь формой. Печати, как правило, имеют округлое либо овальное очертание. Штампы чаще всего изготавливают квадратной или прямоугольной формы. На самом деле это заблуждение. Главное отличие печати и штампа заключается в юридической силе. Также эти атрибуты часто рознятся содержанием.
ФУНКЦИИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Главной задачей штамповых отпечатков считается донесение информации. Например, в кассах часто встречаются штампы «Оплачено». Медкомиссии (спортивные либо при военкоматах) проставляют оттиски «Здоров» или «Не годен».
Штамповые отпечатки по сути заменяют написанный от руки либо напечатанный текст. Используются штампы для экономии времени при необходимости реализации большого количества одинаковых писчих операций. Такие приспособления дают возможность быстро разместить в любом месте листа текстовый блок. Информацию на штампе зачастую можно менять без юридического контроля.
Печать служит средством заверения документации. Такой реквизит обладает юридической силой. Печатные оттиски зачастую содержат информацию о предприятии, логотип компании. Печать обладает установленным, сохраненным на продолжительный период времени образцом отпечатка.
КОГДА ПРИМЕНЯЮТСЯ ПЕЧАТНЫЕ И ШТАМПОВЫЕ АТРИБУТЫ?
Законом не предусмотрено обязательное применение штампов. Такие реквизиты могут быть любого размера. Штампами вправе пользоваться кто угодно. Чаще всего штамповые отпечатки проставляются вверху листа. Печати же обладают определенными особенностями, среди которых:
- регламентированный размер (диаметр должен находиться в пределах 4…5 см);
- ограниченность использования (применять печать может определенный круг людей);
- неизбежность применения в предусмотренных законодательством случаях.
Чаще всего печати ставят сверху на подписях. Такие отпечатки зачастую проставляются внизу бланков.
РАЗНОВИДНОСТИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Такие приспособления делят по группам в зависимости от материала производства, назначения, типа оснастки. Штампы еще бывают различной формы. Чаще всего они имеют квадратное, прямоугольное либо треугольное очертание. Реже встречается круглая форма.
ВИДЫ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ ПО МАТЕРИАЛУ ИЗГОТОВЛЕНИЯ
Среди наиболее распространенных выделяют такие разновидности приведенных приспособлений:
- Полимерные – отличаются износостойкостью, низкой ценой. Такие модели не требуют много времени для изготовления. Минусом считается непереносимость изделиями спиртовых чернил. Последние вызывают второстепенный износ контактной поверхности.
- Резиновые – просты в обработке, поэтому на рабочую плоскость можно наносить сложные узоры. Чаще всего такие печати и штампы производятся методом вулканизации с помощью фотополимерной матрицы. Более дорогой способ гравировки лазером применяют при необходимости нанесения очень мелких деталей.
- Красконаполненные (флеш-штампы и печати) – не нуждаются в штемпельной подушке. Это обусловлено применением пористой резины. Такой материал постепенно впитывает краску, что находится внутри корпуса приспособления.
- Металлические – используются при выполнении отпечатков на плотных бумажных листах, картоне, пластичных массах, пленочных основах. Изготавливаются подобные модели из алюминиевых или латунных сплавов. Изображения и текстовые надписи наносятся методом лазерного гравирования либо металлического оттиска.
Благодаря значительному выбору материалов заказчики с любыми пожеланиями могут выбрать наиболее подходящий согласно стоимости, качеству вариант.
РАЗНОВИДНОСТИ ПЕЧАТЕЙ ПО НАЗНАЧЕНИЮ
Согласно этому критерию приведенные средства делятся на:
- Печати для физлиц. Применяются частными предпринимателями, желающими надежно защитить свои документы от подделывания (внешние, внутренние).
- Печати для юридических лиц. Подобные модели применяются на ООО, АО и т. д.
- Госпечати. Используются в муниципальных, госорганизациях различных уровней.
- Нотариальные. Применяются нотариусами различных категорий, уровней с целью заверения документации либо копий важных бумаг.
- Факсимиле. Это разновидность печати представляет собой точный дубликат руководительской росписи. Используются такие средства для ускорения процедуры подписания, заверения документации должностными лицами.
Иногда применяют дополнительные печати. Такие печатные оттиски не имеют юридической силы. На рабочей поверхности могут находиться красные символы. Последние часто обозначают отличие от основной печати. Дополнительные заверяющие средства можно заказать, например, для каждого из отделов крупной организации. Это поможет выделять принадлежность внутренней или внешней документации.
ВАРИАНТЫ ОСНАСТКИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
От качества оснащения зависит продолжительность эксплуатационного периода приведенных средств. Перечень разновидностей заверяющих приспособлений согласно данному критерию включает следующую оснастку:
- Ручную – считается классической, конструкция состоит из ручки и клише. Чтобы оставить отпечаток, необходимы штемпельные подушки.
- Карманную – выполняется в компактном плоском корпусе.
- Автоматическую – конструкцией предусматривается наличие внутри корпуса штемпельной подушки. Это значительно упрощается процедуру выполнения оттиска.
Оснастка зачастую выполняется из металла либо пластика. Деревянное оснащение встречается реже.
ГОСТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Изготовления штамповых приспособлений ограничиваются рекомендациями. Например, угловые штампы лучше делать прямоугольной или квадратной формы. Важно соблюдать деловой стиль текстового блока штампового отпечатка.
Требования же к печатным клише можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Наряду с размером печати (как упоминалось выше, допускается диаметр 40…50 мм) регламентируется толщина обода по внешнему краю. Ширина такой каймы не должна превышать 1,3 мм.
Цвет печати нормами не регламентируется. Лучше выбирать традиционные оттенки (синий, голубой). Черные отпечатки можно спутать с ксерокопией. Фиолетовые оттиски не будут выделяться на фоне аналогичного цвета ручных надписей. Согласно ГОСТ в печатном клише должна содержаться такая информация:
- организационно-правовая форма хозсубъекта;
- название предприятия на русском языке (следует учитывать, что строчные и прописные символы расцениваются как разные);
- номера ОГРН, ИНН;
- название населенного пункта, где организация зарегистрирована.
Производство гербовых печатей регламентируется положениями ГОСТ Р 51511-2001. Если официальных печатных клише несколько, они обозначаются арабскими цифрами. Дубликаты таких заверяющих средств маркируют буквой «Д» и нумеруют римскими числами. Приведенная информация относится к требованиям печатей ООО, АО, ИП и т. д.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НЕОБХОДИМО ПРИМЕНЯТЬ ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ?
Использование штамповых отпечатков носит рекомендательный характер. Зачастую такие средства применяют сотрудники архивов, крупных госорганизаций. В перечень документов, где обязательно требуется простановка печати, входят:
- материальные бумаги (к примеру, товарные накладные, акты приема реализованных операций и приемки-передачи основных активов, доверенности);
- финансовая документация (например, платежные квитанции, формуляры строгой отчетности с реквизитом «Печать»);
- кадровые бумаги (акты о приемке срочных работ, командировочные удостоверения и др.);
- налоговая документация (к примеру, исправленные счета-фактуры, декларации).
Если не заверять печатью подобные документы, у руководителя могут возникнуть существенные неприятности.