Электронный документооборот – не просто тренд, а необходимость для большинства компаний, поэтому все вопросы, связанные с внедрением ЭДО, особенно актуальны. Сегодня разберем 2 приказа, с которыми придется столкнуться каждой организации, решившей отказаться от бумажных документов.
Проверьте их, чтобы не пришлось платить штрафы или отвечать в суде. Так, журнал «Кадровое дело» сообщает: «обязанности вести учет справок СТД-Р в законе нет, но те кадровики, которые не завели журнал учета или не получают от сотрудника расписку за справку, рискуют оказаться в суде. Даже в том случае, если работник сам отказался от документов».
Приказ о назначении ответственного за ЭДО
Один из первых документов, которые вам придется подписать.
Согласно закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в ТК», сразу после решения о переходе на ЭДО глава компании должен письменно назначить ответственного за переход на электронный документооборот. Приказ поможет распределить задачи и избежать ситуации, когда переход на электронный документооборот затянулся, а найти ответственного за это невозможно.
Из чего должен состоять этот документ?
1. Название документа:
Приказ о назначении ответственного за ЭДО
2. Название компании;
3. Дата, номер и место подписания документа;
4. Имя и должность ответственного:
Назначить ответственным за переход на электронный документооборот руководителя отдела кадров И.П. Кварцеву
5. Дату, к которой ответственному нужно разработать и утвердить локальные нормативные акты о переходе на ЭДО;
6. Дату, к которой нужно уведомить всех сотрудников компании о переходе на электронный документооборот;
7. Имя и должность сотрудника, который будет этим заниматься в отсутствие ответственного:
В случае отсутствия на работе А.П. Ивановой ответственным за переход на электронный документооборот назначить специалиста отдела кадров Т.Н. Алферову.
Приказ о назначении ответственных за составление и выдачу справок СТД-Р
СТД-Р – это справка со сведениями о трудовой деятельности. Форма утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. В СТД-Р содержится вся информация о работе одного сотрудника и компании, в которой он работал: прием, все переводы, повышение квалификации, переименование организации, увольнение и т.д.
«Кадровое дело» напоминает, что в компании должен быть письменно назначен ответственный за бумажные трудовые книжки. Он будет вести учет трудовых, которые получил или отдал сотрудникам работодатель. Необходимость этого документа прописана в п. 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Как и говорилось ранее, обязанности вести учет справок СТД-Р законодательство не требует, но сотрудники кадровой службы, которые не завели журнал учета или не получают от сотрудника расписку за справку, рискуют оказаться в суде. В такую сложную ситуацию попала одна компания.
Работодатель уволил сотрудницу, которая в дальнейшем судилась с ним больше года. Бывшая работница требовала справку СТД-Р и другие документы при увольнении. Кадровик смогла доказать, что пыталась отдать документы в день увольнения, но сотрудница отказалась их получать. Когда письмо со справкой ей отправили по почте, она отказалась его забирать. Сложность была в том, что кадровик не составила акт, который бы подтвердил, что от документов работница отказалась. Судьи поддержали работодателя, но для этого кадровику пришлось давать показания в нескольких судах (апелляционное дело Московского городского суда от 04.08.2021 по делу № 33-24076/2021).
Не оказаться в подобной ситуации поможет приказ, в котором вы пропишете:
1. Кто отвечает за выдачу справок работникам:
Назначить ответственным за формирование и выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р специалиста по кадрам С.В. Комарова.
2. Каким образом ответственный будет фиксировать факт получения документа работником:
Специалисту по кадрам С.В. Комаровой вести учет выданных и не полученных работниками сведений по форме СТД-Р (справка СТД-Р) путем проставления отметки на втором экземпляре справки СТД-Р, который хранится в отделе кадров.
Отметки «получено» и подписи работника о получении с указанием даты получения справки СТД-Р, если работник справку получил лично.
Отметки «отправлено» в случае, если справка СТД-Р была направлена работнику по почте или с курьером и получена работником.
Отметки «не получено», если работник запросил и не получил справку СТД-Р или если письмо со справкой вернулось в отдел кадров из-за неполучения документа работником.
При наличии и исполнении Приказа о назначении ответственных за составление и выдачу справок СТД-Р вы сможете не только доказать свою правоту в суде, но и избежать штрафа до 50 000 рублей. Он назначается компании после жалобы сотрудника в ГИТ, согласно части 1 статьи 5.27 КоАП.
Когда ваша компания перешла на электронный документооборот?
Узнать больше об актуальных законодательных изменениях, а также о лучших практиках внедрения ЭДО от специалистов ведущих компаний вы сможете на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» и Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот». Перейдя по ссылкам, вы сможете подробней ознакомиться с темами конференций и зарегистрироваться. Приглашаем принять участие!