Если вы занимаетесь командировками, рано или поздно вы столкнетесь с аббревиатурой OBT. Рассказываем, что это, и отвечаем на самые часто задаваемые вопросы.
Что такое OBT?
OBT расшифровывается как Online Booking Tool. Так в индустрии делового туризма называют специальный инструмент, с помощью которого путешественники оформляют поездки самостоятельно. OBT существенно упрощает весь процесс командирования, а еще позволяет компании управлять расходами, следить за соблюдением тревел-политики и централизованно помогать всем вовлеченным: самому туристу, его руководителю, бухгалтерии, HR-отделу и пр.
Как работает OBT?
Технически — также, как и привычные всем поисковики билетов и отелей, которыми мы пользуемся, когда бронируем отпуск. Сотрудники подключаются к специальному порталу, выбирают нужные даты и маршрут, а система предлагает варианты ж/д и авиабилетов, проживания и трансфера. Путешественнику нужно отметить подходящие опции и оформить поездку. Все остальное сделает программа.
Деловому туристу не придется искать каждую услугу в отдельном поисковике, держать в уме, что и где было забронировано, переписываться с руководителем, HR-ом и бухгалтерией по электронной почте, чтобы согласовать детали. Все происходит в едином контуре системы. Ответственным лицам приходят уведомления, если какие-то услуги нужно предварительно одобрить, а приказы о командировании и отчетность формируются автоматически. После оплаты сотрудник получает подтверждение бронирования и спокойно отправляется в путь — все детали поездки всегда будут под рукой.
Какие услуги можно забронировать через OBT?
Все, которые нужны деловому туристу в поездке. OBT предлагает широкий выбор билетов, проживания и трансферов. Многие из них вообще недоступны физическим лицам.
После донастройки OBT может также учитывать политику и правила каждой конкретной компании. Например, если сотрудникам запрещено летать самолетами какого-то авиаперевозчика из соображений безопасности, бронировать отели определенной категории или пользоваться трансфером бизнес-класса, система просто не будет предлагать такие варианты путешественнику.
А почему нельзя так же оформить командировку через обычный агрегатор?
Если коротко, то обычные онлайн-сервисы созданы для работы с физическими лицами и не учитывают всех деталей и особенностей корпоративных поездок. В результате, компания может столкнуться с рядом неудобств. Подробнее о том, почему деловым туристам не стоит пользоваться агрегаторами для планирования командировок, узнайте в нашем специальном материале.
В чем преимущества OBT?
Простота использования. С помощью OBT деловые путешественники могут с легкостью оформлять поездки на любой вкус в рамках тревел-политики компании. Некоторые системы учитывают предыдущие бронирования и предпочтения каждого конкретного путешественника и на основе этих данных предлагают варианты услуг.
С помощью OBT сотрудник может быстро забронировать поездку даже с телефона, а руководитель — так же быстро ее подтвердить. Все детали и документы хранятся в одном месте: удобно, если нужно уточнить время рейса или данные об отеле.
Четкое соблюдение тревел-политики. Тревел-политика, как правило, включает в себя множество параметров. Сложно запомнить их все наизусть, поэтому при бронировании командировки о некоторых ограничениях можно просто забыть. Это чревато для компании лишними тратами.
OBT позволяет четко контролировать исполнение тревел-политики. Система не дает приобрести услугу, которая выходит за рамки правил, и предупреждает о нарушении. Если путешественник настаивает именно на таком выборе (например, нет других вариантов перелета в нужную дату), вся информация направляется руководителю на авторизацию.
Бо́льшая экономия. По статистике, после внедрения в компании OBT средняя стоимость услуги падает на 10-20% — и дело не только в строгом контроле за соблюдением тревел-политики, которую гарантирует OBT. Во-первых, у большинства поставщиков корпоративных инструментов бронирования есть специальные соглашения с авиакомпаниями и отелями, поэтому пользователям доступны более выгодные тарифы. Во-вторых, благодаря дополнительным настройкам OBT может подсказывать, за сколько дней до поездки дешевле всего покупать билеты по каждому конкретному маршруту. А в-третьих, сотрудники сами склонны бронировать услуги по минимальному возможному тарифу. В индустрии делового туризма такой эффект называют visual guilt (визуальная вина) — путешественникам просто по-человечески неудобно выбирать дорогой тариф за средства компании, если они знают, что есть опция дешевле, и остальные коллеги воспользуются ею.
Повышение эффективности рабочего времени сотрудников. Если в компании не внедрен OBT, вероятнее всего, организацией командировки занимается офис-менеджер, секретарь, закупщик или, возможно, специально выделенный тревел-консультант. Чем больше поездок в компании, тем выше шансы, что этот сотрудник запутается и сделает ошибку. Очень сложно уследить за всеми деталями каждой отдельной командировки. В результате компания может нести финансовые риски: придется платить штрафы за аннуляцию неправильно оформленных услуг, покупать новые билеты и пр.
Если путешественники будут сами бронировать свои поездки, то офис-менеджеры, секретари и закупщики смогут снять с себя «лишнюю» нагрузку, вернуться к прямым обязанностям или заняться более важными задачами — например, контролем бюджетов, анализом расходов и их оптимизацией.
С OBT не нужно тратить время на согласование деталей командировки и постоянные переписки. Если поездка укладывается в тревел-политику, она подтверждается автоматически. Если какие-то услуги выходят за рамки разрешенного бюджета, руководитель получит уведомление и сможет авторизовать или отменить заявку вручную. Сами формы и документы тоже заполняются мгновенно, ведь необходимые данные уже заранее внесены в систему и подгружаются автоматически.
Повышение мотивации сотрудников. Сами путешественники в конечном счете могут быть недовольны поездкой, которую для них оформили коллеги: неудобным рейсом, вылетом из далекого от дома аэропорта, отсутствием необходимых услуг (например, диетического питания в ресторане отеля). А это сказывается на удовлетворенности сотрудников и их мотивации.
Некоторые компании используют возможность бронировать командировки через онлайн-системы как показатель доверия и своеобразный нематериальный бонус. Оформляя услуги самостоятельно, путешественники смогут выбирать удобные для себя варианты, которые учитывают их предпочтения и особенности — а значит, будут более удовлетворены.
Бо́льшая безопасность путешественников. Работодатель несет ответственность за сотрудников в командировке. При использовании централизованной системы бронирования компания всегда будет в курсе, где находится путешественник: руководителям открыт доступ к маршрутам поездок. Дополнительно во многих OBT включено оповещение о рисках, что особенно важно во времена пандемии. В случае ЧП сотрудник сможет обратиться за помощью через OBT: в сервисе обычно есть «горячая кнопка». Путешественника поддержат не только коллеги, но и специалисты на стороне поставщика OBT.
Глубокая аналитика и наглядность. OBT — отличный источник данных, на основе которых формируется аналитическая отчетность. Компания может наглядно увидеть структуру расходов, эффективность текущей тревел-политики и, при необходимости, скорректировать ее или договориться с поставщиками о более выгодных тарифах.
