Если в посёлке тихо и спокойно, то и документы передаются от председателя к председателю в полном объёме во внушительном количестве. Это могут быть старые тетрадки с записями, счета, реестры платежей, акты или же просто черновики от документов с ошибками. Список можно продолжать до бесконечности. От такого наследства у нового председателя при передаче дел могут опуститься руки. Ведь это ещё и нужно где-то хранить. Без паники. Для начала, стоит привлечь к разбору документов представителей правления, бухгалтера, ревизора или других добровольцев. Приказом по товариществу назначить комиссию минимум из 3-х человек "по разбору завалов". Всё это необходимо рассортировать по кучкам, руководствуясь следующим принципом:
— учредительные документы, свидетельства о регистрации в контролирующих органах;
— документы по подготовке и проведению собраний в товариществе;
— сметы, ФЭО, регламенты и прочие документы товарищества;
— отчёты председателя и ревизионной комиссии;
— кадровые документы;
— бухгалтерские документы;
— бухгалтерская отчётность;
— налоговая отчётность;
— мусор, состоящий из бумаг, не несущих на себе информационной нагрузки, полезной товариществу;
От мусора можно избавиться любым способом, например, растопить камин.
Все остальные документы необходимо отсортировать на:
✔️ документы, которые должны храниться постоянно или долговременно;
✔️ документы, которые имеют срок хранения несколько лет.
Вот со вторым типом документов и будет работать комиссия.
Про сроки хранения документов мы рассказывали в предыдущей статье. Документы нужно разделить на те, которые должны ещё храниться в товариществе и те, у которых срок хранения истёк. Далее бумаги с истекшим сроком проверяют на предмет имеют ли они ценность для организации и не содержат ли важной актуальной информации. Для подлежащих утилизации документов составляют опись и акт на утилизацию, которые подписываются всеми членами комиссии. Которые, между прочим, несут ответственность за уничтожаемые документы, поэтому, к процессу необходимо подходить с полной серьёзностью.
Уничтожение документов производится путём сожжения или с помощью шредера. А если бумаг много, то можно прибегнуть к услугам специализированной организации, которая уничтожит документы на профессиональном оборудовании.
После таких процедур составляется Акт в произвольной форме, где указываются члены комиссии. Приложением к такому акту идёт перечень уничтожаемых документов. Все члены комиссии подписывают этот акт и ставят расшифровку подписи, а председатель ставит точку в этом вопросе, утверждая его.
А в вашем садоводстве много накопилось документов? Как храните и уничтожаете? Поделитесь в комментариях.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
⠀
Бухгалтер на аутсорсе для вашего посёлка.
☎️ 8 (925) 504-98-12