Хотя мессенджеры и корпоративные порталы потихоньку вытесняют электронную почту, она все еще остается одним из важнейших бизнес каналов общения.
Каждый, кто когда-либо получал общекорпоративное электронное письмо, знает какой длинной, может стать цепочка ответов.
Случайный массовый ответ может вызвать острое желание научить кого-то этикету отправки писем.
Дело в том, что такие функции как Ответить всем, Копия и Скрывая копия полезны при правильном использовании, однако важно знать негласные правила этикета и меру.
Кого ставить в Скрытую копию письма?
В отличие от обычной копии (CC) Скрывая копия (BCC) позволяет сохранить получателей в тайне от других. Можно использовать как во внутренних, так и во внешних коммуникациях, в зависимости от вашей цели.
Скрывая копия будет полезна в следующих случаях:
- Хотите защитить конфиденциальность своих получателей или избежать отображения длинного списка получателей
- Хотите удалить кого-то из основных получателей электронной почты, чтобы это лицо перестало получать ответы на цепочку (обязательно отметьте в своем сообщении, что вы переводите его в Скрытую копию)
- Необходимо незаметно проинформировать вашего менеджера или других о потенциальной проблеме
Когда ставить людей в обычную Копию?
Целесообразно использовать инструмент Копия (CC) когда вам нужно, чтобы несколько человек в команде увидели сообщение. При этом вы хотите, чтобы каждый участник темы знал, кому адресовано сообщение. В зависимости от обстоятельств CC может использоваться как во внешних, так и во внутренних сообщениях электронной почты.
Нужно ставить в обычную Копию тех людей, которые вовлечены в отправляемое вами сообщение. В этом случае видны все получатели.
Возможно вам стоит включить внешнего пользователя в Копию, чтобы он мог видеть, что все следят за прогрессом группы.
Таким образом вы показываете прозрачность процесса общения перед заказчиком. Все осведомлены о том, кто включен в цепочку писем.
Например, клиент недоволен поддержкой и пришло время эскалировать вопрос выше. В этот момент вы можете уведомить клиента о том, что включаете в разговор своего менеджера, добавить его в обычную Копию письма и всем вместе продолжить общение.
Когда не следует использовать Обычную Копию
Вам не следует добавлять тех, кому ваш ответ к ним не относится. В противном случае вы заспамите их почтовый ящик ненужными сообщениями.
Основное правило состоит в том, чтобы не отправлять ненужные сообщения людям. Поддерживайте простоту общения и отвечайте только тем людям, которые непосредственно в этом участвуют.
Ответить Всем - можно или нельзя
Ах, уж эта кнопка - Ответить Всем. Она больше всего подходит, когда используется для внутренних коммуникаций между рабочими группами, отделами и (иногда) поставщиками.
Вы должны отвечать на все электронные письма только в том случае, если вы уверены, что ваш ответ имеет отношение ко всем участникам беседы. Нужно ли всем видеть ваш ответ, или вы должны отвечать только конкретным людям?
Когда отвечать всем не нужно
Не делайте это с массовыми сообщениями для всей компании, в которых много получателей в копии.
Не отвечайте всем общим ответом типа "Хорошо, сделаю!” или “Спасибо!” Это может отвлечь всю команду от других дел.
Резюме
Используйте скрытую копию, когда вам необходимо соблюдать осторожность или защищать конфиденциальность и личную информацию получателей.
Отправляйте только тем лицам, которым необходимо получить ваш ответ.
Отвечайте всем только тогда, когда все получатели должны увидеть ваш ответ.
Если вы будете следовать этим основным рекомендациям по этикету отправки электронной почты, ваше общение с коллегами, поставщиками и клиентами будет более приятным и понятным.
Спасибо за внимание!
#деловой этикет #деловая переписка #email #электронная почта #общение #этикет #текст