Нас с детства приучают делиться с другими и, если иногда этот вопрос является спорным, то есть кое-что, чем делиться необходимо. Речь идет о полномочиях. Желание сделать все самостоятельно, ведь так будет лучше (нет), не просто усложняет вам жизнь, но и способно погубить бизнес. Есть несколько правил, которые помогут начать делегировать и даже получить от этого пользу. Вот они.
С чего начать?
В первую очередь следует понять, что вы берете на себя слишком много. Если вы ловите себя на желании вникнуть в каждую детали и уверены, что вы знаете работу профильных специалистов лучше их самих, то это тревожный звоночек.
Для того, чтобы было еще понятнее, сядьте и детализируйте процесс:
- выберите то, что готовы делегировать
- выделите конкретные задачи
- рассчитайте свой заработок в год
- ознакомьтесь со стоимостью специалистов, которые вам потребуются для делегирования
Так вы увидите, сколько времени отнимают у вас не нужные вам задачи и насколько дешевле будет нанять сотрудника, который будет заниматься конкретным видом работы.
Например, вы тратите время на ведение бухгалтерии. Это не профильная для вас работа, вам сложно, вы занимаетесь ей вместо прямых задач управленца. Посмотрите, сколько будет стоить бухгалтер или компания на аутсорсе, которая сделает все гораздо качественнее.
После осознания того, что поделиться обязанностями важно, приступайте к следующим шагам.
Получите согласие
Нельзя перераспределять функции просто так. Условно, нельзя объявлять бухгалтеру, что теперь он еще и продавец или валить на и без того занятого сотрудника новые задачи просто потому, что вы решили их с себя снять.
Делегирование должно быть по существу и по силам тем, кому теперь придется делать что-то большее. Сюда же относится и перераспределение функций с руководителя подразделений. Нельзя просто так забирать у него какие-то задачи без объяснения причин, так как это будет означать для него потерю власти.
Объясните
Без четкого описания новых обязанностей вы получите ситуацию хуже, чем была раньше. Чем более подробным и обоснованным будет объяснение, тем легче выстроится работа в будущем. Лучше всего, когда это будет сделано в письменном виде.
Убедитесь, что вас поняли
Передайте написанный документ сотруднику и пройдитесь с ним по всем пунктам, которые могут вызвать непонимание или противоречие. Объясняйте подробно, люди склонны настороженно относиться к подобного рода изменениям.
План
Даже в случае, когда сотрудник не задает (или задает мало) вопросов, попросите его составить четкий план дальнейших действий. Как правило, понимание дел на бумаге зачастую превращается в полное недоумение, когда приходится работать. Будьте готовы, что возникнут новые вопросы и все придется объяснять заново.
Контроль
Наличие плана действий не избавляет вас от необходимости регулярно контролировать его выполнение. Поверьте, это намного легче, чем делать все самому. На начальном этапе контролировать придется чаще, но потом у вас останутся только ключевые точки.
Практика показывает, что “сожаление” о передаче функций другим сотрудникам возникает только на начальном этапе. Далее вы увидите, сколько у вас появилось свободного времени, которое вы потратите по своему усмотрению: на отдых или развитие компании. Это позволит вам существенно вырасти и в плане умения руководить, и в плане бизнеса.