Очень часто помощники и ассистенты занимаются организацией деловых мероприятий – собраний, совещаний и переговоров. Многие бизнес-ассистенты, переходя на новый уровень, уже сопровождают руководителя на совещаниях, ведут протоколы и даже проводят встречи за своего шефа.
Именно на совещаниях и переговорах компании и их клиенты и партнеры приходят к важным решениям и сделкам.
В этой статье разберем основные правила, которые позволят проводить совещания и собрания эффективно.
1. Не забывайте про организацию
Достойная организация совещания – тоже составляющая его успеха. Это про сервис и уважение к партнерам и клиентам. Подумайте, что может понадобиться на совещании? Какая техника, раздаточные материалы?
Особенно, если на переговорах будет решаться вопрос сотрудничества или партнерства важная задача помощника и бизнес-ассистента – показать коллегам, что их ждали и ко встрече готовились. Организация всегда видна!
2. Составляйте четкую повестку дня
Повестка дня = план вопросов, которые будете рассматривать. Именно благодаря повестке дня собрание приобретает структурный характер. Повестка должна быть четкой и всем понятной.
3. Включите вежливость и такт
Сейчас абсолютный тренд на вежливых людей. А в деловом мире знание и понимание основ делового этикета – абсолютная необходимость. Продумайте рассадку (кто где будет сидеть), предложите напитки и обеспечьте комфортное ожидание, если необходимо.
4. Узнайте информацию о тех, кто будет присутствовать
Благодаря социальным сетям найти можно абсолютно все. Поэтому попробуйте составить портрет тех, с кем будете взаимодействовать впервые. Это поможет при выстраивании коммуникации.
5. Уважайте чужое время
Время – ресурс, который не купить. Время ценят абсолютно все деловые люди. Старайтесь выдерживать регламент, не опаздывать.
6. Продумайте структуру своей презентации/выступления
Люди любят, когда понятно. Пусть ваша презентация или выступление будут структурными, с понятным вступлением, основной частью и выводами. Обязательно зарезервируйте время на вопросы.
7. Подводите итоги
Закрепляйте договоренности в конце переговоров и даже в электронном письме.
Работает только то, что подтверждено и согласовано.
8. Ведите записи
Ведение протокола совещания (классическое название заметок) – обязанность многих классических помощников. В нем фиксируется ход совещания, вопросы и решения. Именно этот документ позволяет оставить совещание в истории и контролировать решения.
На нашем курсе «Бизнес-ассистент 2.0» есть целый модуль, посвященный повышению эффективности совещаний. Мы разбираем вопросы подготовки, онлайн-протоколирования и важные этикетные правила. И все для того, чтобы помощник мог организовывать и проводить совещания абсолютно безупречно.
Поэтому если Вы хотите прокачать навыки организации совещаний – ждем Вас на курсе. Также есть возможность приобрести блок по подготовке и проведению совещаний отдельно.