Вам кажется, что время ускользает сквозь пальцы? Вы ищете методы улучшения планирования и контроля во времени, а ситуация не улучшается? Вы спрашиваете, что делать в такой ситуации? Начните с основ...
Посмотрите критическим взглядом на свой письменный стол (верстак) и позаботьтесь о нем в первую очередь. Много ли на нем, под ним или рядом с ним бумаг, писем, незавершенных дел? Один только вид этого утомляет вас или побуждает к работе? Хотели бы вы наслаждаться своими обязанностями и получать удовольствие от работы? Если на вашем столе, в комнате или на рабочем месте беспорядок, обязательно наведите порядок, прежде чем управлять своим временем. Просмотрите все документы. Разберите их и выбросьте все ненужные.
Я сам время от времени устраиваю генеральную уборку, и меня поражает, что каждый раз приходится выбрасывать большую кучу бумаг и прочей ерунды. Чтобы этого избежать (или хотя бы свести к минимуму), делайте все регулярно. Настройте отдельные папки для разных типов документов или дел. Вместо них также можно с успехом использовать специальные офисные лотки для документов. Благодаря этому вам будет проще во всем разобраться и вам не придется продираться сквозь стопки бумаг, чтобы найти форму или счет.
Разделяйте и обрабатывайте электронную почту на постоянной основе. Удаляйте ненужные сообщения, чтобы не загромождать почтовый ящик. Хорошие программы электронной почты (включая Outlook) позволяют создавать папки и правила фильтрации для облегчения управления сообщениями.
Хорошо, но вы, наверное, спросите, что вам даст организация рабочего места?
Ответ очень простой:
Чистый стол означает чистый, эффективный ум и эффективную работу.
Хаос на столе или любом другом рабочем месте выливается в хаос в голове. Ваша работа становится менее эффективной и более утомительной. Вы можете обнаружить, что тратите больше времени на устранение этой путаницы, чем работаете эффективно.
В свою очередь, чистый и опрятный стол заставляет вас сосредоточиться на том, что вам нужно сделать. Он работает как линза, фокусируя солнечные лучи, зажигая огонь. Обычно солнечные лучи ничего просто так не освещают. Да, их действие чувствуется, но только сфокусированные объективом они показывают свою силу. Аккуратное рабочее место как такой объектив. Направляет вашу энергию на выполнение задачи.
Сосредоточьтесь на чем-то одном
Важно сосредоточиться на чем-то одном в своей работе. Это поможет вам быть более эффективным и оставаться организованным. Не пытайтесь схватить несколько сорок за хвост, потому что на ваших руках останутся только перья.
Когда вы хотите сделать много дел одновременно, скорее всего, вы либо будете делать их все как попало, либо не будете делать вообще. Сосредоточение внимания на чем-то одном, это поможет поддерживать порядок на рабочем месте. Ваши действия также будут более эффективными. Это как в пословице: «Где шесть поваров, там и есть нечего», только в этом случае есть один повар и слишком много блюд, которые нужно приготовить сразу. Либо ты получишь один хороший торт, либо шесть горшков.
Поэтому, прежде чем начать планировать свое время, сначала наведите порядок на своем столе. Вы пропылесосите разум и подтолкнете его к действию.
Некоторые говорят, что им нравится беспорядок на столе, и они чувствуют себя при этом хорошо. Если вы один из них, приведите в порядок свое рабочее место, и вы обязательно почувствуете положительную разницу.