Коллеги, приветствую!
Сегодня будет небольшая статья о том, как правильно ставить задачи себе или своим подчинённым. Какая постановка задачи вызывает демотивацию и агрессию, а какой способ считается оптимальным!
Уверен у каждого бывали случаи, когда надо сделать то, но точно не знаю что, с использованием того, точно не знаю чего и т.д., словно как в сказке А.Н. Афанасьева “Поди туда - не знаю куда, принеси то - не знаю что”.
Представим, что вас просят сделать что-то впервые или вы ставите задачу, описав её одним коротким предложением, например:
- Нам необходимо составить отчёт по продажам;
- Приезжают наши бизнес-партнёры, необходимо подготовить какую-нибудь дизайн презентацию;
- Нам нужны фотографии для внутреннего интерьера офиса, возьмите эту задачу себе к исполнению;
- У нашего коллеги День Рождения, нужно подготовить подарок.
Как считаете, справитесь, если не будете задавать дополнительных вопросов? Думаю, что в конечном итоге да!
А будет ли доволен результатом постановщик задачи?
И тут, я думаю, скорее нет…
Кому нужен холст с написанной природой, когда хотели видеть портрет?
А обрадуется ли человек подарку на День Рождения, если праздник наступил 3 недели назад? Такие примеры можно продолжать до бесконечности, но вывод один - никому не хочется попадать в неловкое положение, краснеть, переделывать, а это главным образом может демотивировать вас и ваших коллег.
Итак, в Википедии определение «задачи» звучит так:
Задача - проблемная ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.
Достичь цель - это хорошо, но как это сделать с учётом недостатка вводной информации?
Кстати, я недавно рассказывал, что несколько связанных задач могут составлять целый проект, знаете что такое проект?
Вернёмся к задачам, я считаю, что одним из самых универсальный методов постановки задач является метод S.M.A.R.T.
SMART — это методика, которая позволяет ставить конкретные, а главное, достижимые цели и задачи. Метод активно применяют в проектном управлении и других областях.
Каждая задача, которую вы хотите выполнить, должна иметь 5 основных критериев для своей оценки:
S - Specific - конкретная: определяется конкретная формулировка для каждой задачи, чтобы она звучала ясно и однозначно.
М - Measurable - измеримая: задача должна быть сформулирована таким образом, чтобы можно было измерить степень её достижимости.
A - Achievable - достижимая: задача должна быть объективно достижима, даже с минимальным шансом на успех.
R - Relevant - актуальная: задача должна быть важной и актуальной (уместной) в текущий момент времени.
T - Time-limited - ограниченный по времени: любая задача должна иметь чёткие временные рамки, так, чтобы можно было вычислить крайний срок.
В итоге становится неважно, являетесь вы постановщиком задачи или принимающей стороной, помните об основных правилах и критериях в её постановке. Если нужно, задавайте дополнительные вопросы, чтобы конечный результат мог удовлетворить всех, очевидное вам, не очевидно для других, мы все мыслим по-разному.
Ключевые вопросы при недостатке информации:
- Что должно быть сделано?
- Какая информация необходима для того, чтобы выполнить работу?
- Когда это должно быть сделано?
- Какой уровень детализации необходим?
- В каком виде должны быть предоставлены результаты?
- Как работа и результаты будут оцениваться? Какие ресурсы должны быть использованы?
В заключении приведу уже знакомые примеры правильной постановки задач:
- Нам необходимо для инвесторов составить отчёт по продажам на 5 листах в виде короткой презентации. Приезжают они через 5 дней, успеете?
- Через 2 недели приезжают наши бизнес-партнёры, необходимо подготовить презентацию об основных направлениях работы компании, можете привлечь внешнего исполнителя и воспользоваться материалами архива. Я могу на Вас рассчитывать?
- В нашем офисе нужно повесить фотографии в стеклянных рамках для привлечения внимания сотрудников к истории нашей компании, я предоставлю вам доступ к нужным папкам. Размер фотографии дополнительно обсудите со мной. Вам необходимо завершить задачу в течение 1 месяца.
- Через 3 дня у Руководителя отдела маркетинга Ивановой И.И. День Рождение, Вам нужно купить букет цветов и заказать Ягодный торт в пекарне “За сладостями” не менее 2 кг, средства на подарок вам передадут завтра.
Спасибо, что дочитали до конца! Если статья была полезной ставьте "Мне нравится", подписывайтесь на Канал, оставляйте комментарии!
#проектная работа #Метод smart #постановка задач