При осуществлении перевозки деловой корреспонденции важно сделать это конфиденциально и оперативно. Курьерская служба «Контакт» делится секретами успешной доставки бизнес-документации.
Особенности доставки бизнес-документации
Курьерская служба «Контакт» начинала свой путь именно с доставки документации, а потому знает о потенциальных проблемах транспортировки документов не понаслышке. Почтовые службы не могут обеспечить срочность транспортировки, а электронный документооборот не защищает от утечки информации. Курьерская доставка остается одним из удобных вариантов транспортировки бизнес-бумаг, однако компания-перевозчик должна знать некоторые тонкости доставки деловой корреспонденции:
- важно зафиксировать факт передачи или получения — впоследствии эти сведения могут быть использованы в судебных разбирательствах между контрагентами;
- повышенное внимание уделяется приемке отправления, заполнению накладной;
- для большей надежности объявляется ценность отправления, содержимое страхуется, выполняется опись вложения.
Обеспечить безопасность передачи конфиденциальных документов позволит доставка из рук в руки. С этой целью компании пользуются услугами курьеров, которые отвечают за сохранность корреспонденции, соблюдают требования неразглашения, и что особенно важно — вручают отправление непосредственно адресату или его представителю.
Если планируется доставка документов на подпись и обратно, курьер обеспечит быструю перевозку. Для этого службы внедряют сервисы экспресс или суперэкспресс. Они оплачиваются по завышенному тарифу, но экономят время.
Советы от курьерской службы «Контакт»
Чтобы завоевать расположение бизнес-клиентов следует наладить эффективную транспортировку документов. В этом помогут следующие рекомендации:
1. Соблюдайте юридические аспекты. Официальные документы оформляются определенным образом. При их транспортировке соблюдаются определенные правила — при необходимости деловым партнерам будет легче вести отчетность;
2. Не срывайте сроки. Для счетов, налоговых, бухгалтерских отчетов действуют короткие сроки доставки. При их несоблюдении клиент попадает на штрафы. Если курьерская служба рассчитывает на долгосрочное и бесконфликтное сотрудничество, следует детально проработать маршруты, подготовить запасные варианты на непредвиденный случай;
3. Исключите утечку информации. Крупный бизнес делает курьерской службе хорошую выручку, однако сотрудничество с такими клиентами предполагает внедрение инструментов повышенной защиты информации. Ценные документы должны находиться под непрерывным наблюдением курьера или иного ответственного лица;
4. Предложите страхование документов повышенной значимости. Объявление ценности с последующим страхованием снизит финансовые риски. Эта услуга незначительно увеличит итоговую сумму, зато обезопасит клиента от денежных потерь.
5. Подходите к решению задачи индивидуально. Заказчику может потребоваться срочная доставка документов во внеурочное время. Если перевозчик дорожит клиентом, он должен быть готов к подобным вызовам.
Несмотря на востребованность доставки деловой корреспонденции, не все готовы предложить достойный уровень сервиса корпоративным заказчикам. Следуя рекомендациям, предложенным выше, можно укрепить позиции на рынке, а также приобрести репутацию надежного поставщика услуг. Бизнес-клиенты оценят оперативность, индивидуальный подход, наличие дополнительных опций.