Продолжаем тему коммуникаций.
В предыдущей статье я показал, что не надо делать.
А сейчас рассмотрим обратную сторону медали. Как нужно писать, чтобы открыть диалог, а не попасть в корзину непрочитанных писем.
1. Тема письма
Основная масса писем читаются секретарями или помощниками руководителей. Чтобы именно на ваше письмо обратили внимание, тема письма должна включать решение проблемы, а не абстрактное обращение "на все случаи жизни". В этом случае на вас точно не обратят внимания.
Например:
Вариант 1 — при котором вас с высокой вероятностью не заметят и вам не ответят:
— Приглашение к сотрудничеству
— Коммерческое предложение,
— Согласование встречи
— В продолжение нашей беседы.
Это основные темы, которые пишут всем подряд.
Вариант 2 — с высокой вероятностью вас прочитают и покажут руководителю.
Например:
— Вопрос для выполнения вашего заказа
— Выполнения наших договоренностей
— Куда прислать примеры наших работ, которые вы просили
— Решение. Указать конкретную проблему, решение которой вы предлагаете. Например, решение как сократить расходы или оптимизировать налоги.
То есть, вы должны написать либо что-то, что создаст впечатление, что эту информацию очень ждут, либо это уже заказали, либо это точно решит проблему.
2. Текст письма должен соответствовать заголовку
Если вы написали вопрос, куда послать пример наших работ, которые вы просили? Значит в письме должно быть указано, что вы сделали какое-то количество продукции для демонстрации, описание этой продукции, и какую задачу эта продукция решит.
И так по каждому примеру.
3. Как должна выглядеть структура письма?
Запомните правило: Заинтересовать можно только первым предложением.
Вызвать интерес обратной связи можно только пользой в конце письма!
Когда в начале вызван интерес, а в конце видна польза, прочтут всё письмо.
Если же нет, не будут тратить время на чтение.
И структура письма должна быть именно такой, как указана выше.
Интерес—раскрытие продукта—польза
Если пользу и интерес написать в середине, эффекта не будет. Потому что запоминают первую и последнюю фразы или предложение.
4. Если до отправки письма было обсуждение, тогда писать нужно исключительно о том, о чем шла речь в обсуждении
Ни в коем случае не грузить дополнительной информацией, которая не обсуждалась. Иначе это вызовет ощущение, что вы не поняли клиента или человека, с кем общались, или вы просто проигнорировали его желания.
В таком случае об обратной связи можно забыть.
Всегда представляете себя на месте получателя. И старайтесь писать так, как бы вам хотелось получать уведомления с исключительной пользой дела.
Тем не мене бывают ситуации, когда всё сделано в точности как представлено, а в ответ — тишина! И что же делать?
Как в таком случае вызвать диалог?
Об этом читайте в следующем выпуске ...
Автор: #александр_рубашевский , основатель Академии IPC _Индекс Персональной Капитализации, консультант медиагруппы "Хакнем" по бизнесу
Читайте цикл статей о коммуникациях
1. Как говорить, чтобы тебя услышали: битва за внимание
2. 5 проверенных советов, чтобы вас не игнорировали
3. Как написать письмо, чтобы его прочитали и ответили - текущая
4. 2 неожиданные причины, почему вам не отвечают на письма
Добавьте описание