При планировании бюджета 2022 столкнулись с проблемой высоких расходов. Помимо типичных расходов на хозку, гиг.средства и прачку, выявили слишком большой расход на программные обеспечения, которыми пользуется компания.
💫
В списке оказались:
- PMS система Bnovo
- Общий WhatsApp Wazzup
- IP телефония Mango
- CRM система Bitrix
- Google для бизнеса
- Программа учета финансов ПланФакт
- Rate Shopper Hotel Insight
Всё это здорово и ультрасовременно, но совершенно не экономично.
💫
Было принято решение сократить и упростить систему, сохранив ключевые ценности программного обеспечения.
Если точнее:
Отказаться от IP телефонии, CRM системы и Rate Shopper.
1 этап:
Для начала выделим те самые ключевые ценности, которые необходимо сохранить в работающей модели.
Проще всего отобразить её графически и указать основные взаимосвязи.
На рисунке отображены ключевые точки процесса.
Зелёные стрелки отражают основной путь клиента и его фиксация в системах. Розовые - автоматические процессы между программами
Коричневые - ручной ввод и ведение данных.
Треугольные боксы - контрольные точки управляющего, позволяющие держать «руку на пульсе» бизнеса.
Вывод 1 этапа:
⚓️ Большинство процессов автоматизированы с помощью CRM системы Bitrix. В ней фиксируются и отображаются данные гостей, отслеживается качество общения с гостями и ведётся ежедневник менеджера по бронированию (администратора).
⚓️ Есть явный перерасход в услугах связи, т.к. IP телефония адресуется на обычные мобильные телефоны GSM + обслуживается отдельная симкарта для общего WhatsApp для общения с гостями.