Пока клиентов немного, интернет-магазин легко справляется с заказами силами двух менеджеров и одной google таблицей. Но когда заявок становится больше, менеджеры тратят много времени на рутинные задачи, не успевают обрабатывать все заявки, а качество обслуживания снижается. Что делать, чтобы при росте заказов, бизнес продолжал расти тоже? В статье рассказали опыт интернет-магазина нижнего белья.
О компании
98% продаж идет через социальные сети, в основном, через Instagram.
Два менеджера обрабатывают все заказы: собирают заявки из Директа и рекламы в Instagram со своих телефонов, а учет товарных остатков ведут в Google Sheets.
Проблема
Когда поток продаж увеличился, менеджеры стали ошибаться — бронировать товары, которых нет в наличии или те, которые уже были забронированы для других клиентов. Исправление этих ошибок занимало время.
Нужно было что-то менять, иначе бизнес не смог бы расти.
Один из вариантов — нанять больше менеджеров. На какое-то время это решит проблему, но есть опасность, что рентабельность упадет или нужно будет нанимать больше людей.
CTO интернет-магазина решил выбрать путь автоматизации. Это помогло ему не нанимать новых сотрудников, сократить время обработки заказа и увеличить обороты компании.
Задача
Автоматизировать процессы и сократить ручной труд и ошибки менеджеров.
Решение
Связать сообщения клиентов и учет товаров
Зачем?
Чтобы сообщения клиентов не терялись, а менеджеры экономили время, не забывали, не путали и не дублировали заявки.
Как это сделать?
Внедрить два сервиса:
Chat2desk, который агрегирует сообщения из Whatsapp и Instagram.
«Мой Склад», чтобы фиксировать заявки и продажи.
Чтобы «подружить» их, мы использовали Albato.
Albato — это no-code сервис, который помогает связывать разные системы и настраивать интеграции. С ним не придется привлекать разработчиков — в интерфейсе Albato можно разобраться за 10 минут. А если появятся вопросы, можно найти много полезного материала в блоге или написать технической поддержке.
Как это работает?
- Менеджер создает пустую сделку в «Моем Складе».
- Копирует ID сделки в Chat2desk.
- Данные клиента (ФИО, город, адрес) передаются в «Мой склад» сразу после того, как закрывается диалог.
- Менеджер добавляет в заказ товар в «Моем Складе» и отправляет заказ.
Что дает это решение?
Теперь не нужно вести диалог по телефону, искать на сайте каждый товар, а потом вручную заносить его в таблицу.
Соединить «Мой склад» и «Почту России»
Зачем?
Когда магазин доставляет заказы через «Почту России», сотруднику склада приходится заходить в личный кабинет почты и вручную вбивать данные каждого заказа: указывать, что, куда и кому отправляется. Даже на обработку одного заказа уходит много времени.
Как это сделать?
Установить готовый модуль интеграции «Моего Склада» и «Почты России» в Albato.
Как это работает?
- Сотрудник склада в течение дня собирает и готовит к отправке посылки.
- Вечером заходит в систему «Мой Склад» и меняет товарам статус на «Готово к отправке».
- В «Почту России» автоматически отправляется заявка.
- Остается сдать посылки в отделение почты.
Что дает это решение?
Экономит время сотрудника склада.
Автоматизировать sms-рассылку покупателям
Зачем?
Чтобы не отправлять вручную сообщения клиенту о том, что заказ передан в доставку.
Как это сделать?
Установить готовый модуль интеграции «Моего Склада» и «Почты России» в Albato и настроить автоматическую отправку sms-сообщений.
Как это работает?
- Когда «Почта России» приняла посылку, в «Моем Складе» меняется статус заказа на «Принят Почтой России».
- В этот момент автоматически отправляется sms с уведомлением о том, что заказ в пути.
- В сообщение подставляется трек-номер посылки.
- Клиент может отследить доставку на сайте «Почты России».
Что дает это решение?
Клиент вводит трек-номер и видит статус отправления — ему не нужно писать в магазин и узнавать, что с его заказом. А менеджеры экономят время, потому что им не нужно искать заказ в «Моем Складе», копировать трек-номер и отправлять его клиенту.
Что в итоге
До автоматизации два менеджера делали примерно 800 тыс. оборота. Каждый успевал обработать 8-10 заказов в день. После внедрения автоматизации менеджеры начали делать 2,5-3 млн. в месяц за счет увеличения скорости обработки заказов. Каждый сотрудник обрабатывает 50-60 заказов в день.
💡 Может быть интересно:
Как настроить автоматизацию: плюсы и минусы разработки и no-code решения.
Как настроить сквозную аналитику без программиста за 20 минут.
Автоматизация бизнеса: инструменты и средства, чтобы повысить эффективность компании.