Гугл-календарь один из самых популярных инструментов для планирования рабочего и личного времени. Автор статьи всю свою сознательную жизнь расписывал дела в бумажном ежедневнике, а потом решил попробовать перейти на календарь. Процесс оказался не самым простым, но выход все-таки нашелся. Расскажем, чем это дело закончилось и какие советы будут полезны, если у тебя тоже не всё гладко с календарем.
Почему гугл-календарь — не панацея для планирования
Когда новичок в мире планировщиков задумывается, где бы ему структурировать свой день, звучит совет: «просто заведи гугл-календарь и не мучайся». Такую же рекомендацию я получила от коллег, когда поняла, что выписывать всё на лист бумаги больше не вариант. Бесплатный, популярный, без лишних наворотов — эти эпитеты меня привлекли и я начала тестировать.
Идея вести свой день в календаре мне нравилась во многом из-за наглядности. Я люблю инструменты для визуализации — когда видишь все дела по блокам в контексте дня, недели, месяца, ориентироваться становится проще. Есть ощущение порядка. Планировщики редко предусматривают общий календарь, либо дают его только в платных тарифах.
Но визуализация здесь меня подвела. Я попала на обновление дизайна — теперь больше трех мероприятий в день можно увидеть только по клику.
Цветом выделяются только планы без точного срока. Задачи с привязкой к времени получают цветную метку:
Наглядность не сработала так, как я предполагала, но все равно цветовая кодировка и план на день в контексте месяца мне нравились. Трудности начались, когда я попыталась перенести в гугл-календарь абсолютно все свои дела на несколько дней вперед.
Жесткое планирование в Гугл-календаре
Я быстро поняла, что этот инструмент в первую очередь для тех, кто любит жесткое планирование — расписать всё по минутам и соответствовать. В календарь идут все дела за день: работа, учеба, досуг, хобби.
Оказалось, что это далеко не мой путь — слишком много времени уходило на попытки красиво поделить задачи по цветам и прописать точные интервалы. Если что-то шло не по плану (а такое бывало почти каждый день), вся картина ломалась и приходилось тратить дополнительное время на «перегруппировку».
Вычеркивать из списка на день можно только дела, добавленные через «задачи» — для них есть отдельная метка с галочкой и возможность отметить выполненными через дополнительные клики.
Советую не расписывать в календаре каждую задачу — функционал для этого не самый удобный, лучше планировать смысловыми блоками. Такое планирование дает общее понятие, чем будет занят день, например, работой или спортом.
Если хочешь больше деталей, то, например, работу можно разбить на несколько блоков по типу задач.
Календарь не учитывает свободное или занятое время, поэтому надо быть внимательным, чтобы не добавить одно и то же дело на уже занятый слот.
Жесткое планирование — не всегда плохо. Оно может помочь соблюсти баланс дня. Например, по тому, какой кусок времени уходит на каждое дело, ты понимаешь, куда идет много внимания, а какие области не затрагиваются вообще. Если ты слишком много работаешь, на календаре будет это видно, можно выделить конкретно час под отдых или тренировку, чтобы как-то разгрузиться и восстановиться.
Основной совет для тех, кто будет планировать свой день поминутно — делайте буферные блоки между мероприятиями и задачами. Лучше закладывать 15-30 свободных минут для надежности.
Обязательно учитывай время на издержки по задаче — дорогу, ожидание, заминки. Если едешь в центр города на встречу, которая будет длиться час, то с учетом всех хлопот она может занять целых три.
Планирование «вольным стилем» или гибридная техника
Больше недели я пыталась жить по точному графику из гугл-календаря, но в итоге сдалась и перешла на гибридную технику. Здесь больше свободы и не нужно возиться с переносами несостоявшихся дел.
Суть этого подхода в том, чтобы переносить в гугл-календарь только задачи и мероприятия, которые привязаны к точному временному и интервалу или связаны с какими-то обязательствами. Остальное идет в другой планировщик, ежедневник или просто остается в голове. Например, запись к врачу, встреча с руководителем или поход в театр в субботу в 21:00 — идут в календарь. А вот отдых, чтение, домашняя тренировка или список покупок на ужин — остаются в свободном формате где-то в другом месте.
Я не люблю держать любые дела в голове, поэтому все личные и рабочие задачи выписывала в планировщик:
В календаре все обязательные задачи, с которыми уже не до гибкости:
Как оказалось, их у меня не так много, поэтому календарь стал выглядеть спокойнее.
Такой подход мне понравился больше, чем жесткое планирование. Но теперь путала необходимость заглядывать в два приложения одновременно. Я настраивалась на то, что мне нужно сделать дела из одного списка, а потом заходила в другой — и там новая картина дня. Чтобы сложить мысленно эти два слоя, придется расходовать дополнительную оперативку мозга.
Синхронизация планировщика с Гугл-календарем
Чтобы не сверяться с несколькими приложениями или не переносить вручную задачи из календаря, попробуй синхронизацию. В моем планировщике задач — SingularityApp — нашлась двусторонняя синхронизация — задачи попадают из календаря в планировщик и наоборот (можно настроить, как тебе удобно). Вот как ее подключить:
1. В настройках приложения внутри Singularity нажми на раздел «Календари» и выбери Google:
2. Если ты еще не в своем аккаунте Singularity, то по клику откроется форма с входом.
3. Теперь выбирай аккаунт Гугл, календари из которого хочешь привязать. Нужно отметить галочки с разрешением доступа — стандартная процедура безопасности гугл-аккаунта:
4. Теперь возвращайся обратно в Singularity, здесь в настройках есть список календарей из твоего аккаунта:
5. По клику доступны два режима — просмотр и синхронизация:
Просмотр дает тебе возможно выгружать все дела из календаря списком, который появится в «Планах» и «Сегодня». Редактировать их нельзя, только смотреть и переходить на задачу по клику из Singularity в гугл-календарь.
Синхронизация дает возможность редактировать и добавлять задачи. Все изменения мгновенно отображаются в календаре и в Singularity. Можешь настроить параметры синхронизации под себя:
Синхронизация серьезно разгрузила мне голову и дала возможность управлять и календарем, и планировщиком из одного окна. Список дел, задач и встреч теперь в одном месте. В Singularity богатый функционал работы с задачами, куда проще упорядочить их, добавить описания, повторения, вложения файлов, чек-листы (у Гугла такой возможности нет вообще).
Выводы
- Гугл-календарь хорошая штука для перехода из ежедневников в цифровой мир планирования, но надо потратить время на то, чтобы его приручить и настроить под себя.
- Планировать можно как в жестких рамках, так и с более гибким подходом. Для жесткого планирования записывай все блоки, из которых состоит день. Не только работу, но и досуг. В гибком варианте в календарь идут важные встречи, созвоны, приемы у врачей — все, что привязано к конкретному времени, месту или другим людям. Остальные блоки остаются на твое усмотрение — в планировщике, блокноте или просто в голове.
- Если ты хочешь заносить в календарь только самое важное, а остальное планировать в другом приложении — привяжи его к календарю.
- В Singularity есть два режима — «Просмотр» и «Синхронизация». Первый позволяет выгружать список задач из календаря без редактирования, а второй открывает широкий функционал и мгновенно переносит все изменения между сервисами.
Singularity App можно использовать на компьютере (Windows, Mac, Linux), как мобильное приложение (Android и iOS), или как web-версию. Для синхронизации между твоими устройствами подключи тариф Pro.