Как вести кадровый учет? На что обратить внимание?

Квалифицированному ведению кадрового учета в настоящее время стало уделяться особое внимание.

Двадцать лет назад, чтобы трудоустроить работника, достаточно было сделать приказ о приеме на работу и запись в трудовую книжку. Сейчас законодательство обязывает работодателя соблюдать целый комплекс нормативных процедур при трудовых взаимоотношениях с работниками, порой даже опытным специалистам по кадрам не всегда удается «идти в ногу» с актуальными требованиями.

Контролирующие органы все чаще стали наказывать организации за нарушение требований трудового законодательства, именно поэтому работодатели начали проводить «срез» текущего состояния дел по кадровому учету. Руководитель, который хоть раз прошел проверку Государственной инспекции труда или Прокуратуры, уже понимает, что в настоящее время кадровый учет выгоднее вести, чем не вести совсем или вести не в полном объеме. В компании, где грамотно выстроена система трудовых взаимоотношений с работниками и правильно оформлены кадровые документы, практически никогда не возникает прецедентов, при которых сотрудники угрожают работодателю намерением пожаловаться в инспекцию по труду.

Ведение кадрового учета – это целый комплекс мероприятий, направленный на документное урегулирование взаимоотношений с работником не только с момента заключения трудового договора до даты его расторжения, но и на период в течение полувека после увольнения, так как именно столько лет законом предусмотрено сохранение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, приказов по личному составу, личных карточек работника формы Т-2 с правильно внесенными в них записями.

Качество ведения кадрового учета оценивается по нескольким признакам:

1. в организации определен перечень дел, формируемых в организации согласно срокам хранения, установленным законодательством РФ;
2. имеются обязательные локальные нормативные акты и все работники ознакомлены с ними под подпись;
3. утверждены основные формы кадровых документов;
4. все необходимые документы в наличии, правильно оформлены и систематизированы;
5. кадровые процедуры соблюдаются согласно порядку, установленному законодательством РФ;
6. грамотно формируется архив;
7. отчетность оформлена своевременно и надлежащим образом.

Безошибочность в работе с документами поддерживается только тогда, когда порядок их формирования и хранения систематизирован. С этой целью рекомендуется составить номенклатуру дел (документов), формируемых организацией с учетом их видов и сроков хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Организованное делопроизводство позволит не только своевременно найти нужный документ, но также упросит процедуру контроля его наличия в деле. Формирование документов по срокам хранения наделяет работодателя правом их уничтожить надлежащим образом, чтобы не захламлять офис ненужными папками, а также является основанием непредставления документа в случае проверки контролирующими органами. Например: приказы о предоставлении ежегодного основного отпуска хранятся 5 лет, поэтому по истечении установленного законодательством срока их хранения могут быть уничтожены с составлением соответствующего акта.

Об обязательных локальных нормативных актах я рассказывала в своей предыдущей статье «Постановка кадрового учета». Законодательство РФ обязывает всех работодателей под подпись знакомить работников с данными документами при их утверждении и в случае внесения в них изменений. Порядок ознакомления может быть разным. Это может быть индивидуальный лист для каждого работника или единый лист для каждого нормативного акта. Важно, чтобы лист ознакомления содержал информацию о реквизитах утвержденного документа (наименование документа, дата утверждения и срок начала действия, информация об утверждающем документе), за исключением случаев, если лист ознакомления прошит и скреплён печатью вместе с локальным нормативным актом. Не рекомендуется проставлять подписи об ознакомлении локальными нормативными актами в трудовом договоре. Работодателю важно следить за изменениями в трудовом законодательстве и своевременно вносить изменения в локальные нормативные акты во избежание штрафных санкций. В случае всех видов проверок (плановых, внеплановых) контролирующие органы всегда запрашивают действующий документ с подтверждением факта ознакомления с ним работников организации.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», за исключением организаций государственного сектора. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Большую часть кадровых документов работодатель обязан хранить 50–75 лет (в зависимости от того, закончены они делопроизводством до или после 1 января 2003 года). К ним относятся: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки формы Т-2, приказы по личному составу, лицевые счета по заработной плате. К оформлению этих документов стоит относиться с особой тщательностью, так как в течение всего срока хранения работодатель несет ответственность не только за их сохранность, но и за сведения, которые в них указаны.

1. Трудовые договоры заключаются со всеми штатными сотрудниками, работающими по основному месту работы и по совместительству. Рекомендуется ввести регистрацию трудовых договоров, начиная с первого номера ежегодно. Хранятся трудовые договоры в отдельных папках по году их заключения в течение трудовой деятельности и после увольнения работника. Основными ошибками являются: невключение в трудовой договор всех обязательных условий, неверное указание режима работы, условий оплаты труда, условий труда на рабочем месте и иных.
2. Дополнительные соглашения к трудовым договорам заключаются в случае внесения в трудовой договор изменений. Дополнительные соглашения можно не регистрировать отдельно. Каждое дополнительное соглашение хранится вместе с трудовым договором в хронологическом порядке. Основными ошибками являются: несогласованность измененных условий с трудовым договором, отсутствие самих соглашений.
3. Приказы по личному составу являются распорядительным документом руководителя организации, регулирующим трудовые отношения с работником. Все приказы по личному составу важно разделить на два вида и более, учитывая сроки хранения, и ввести отдельную регистрацию, начиная с первого номера ежегодно. Приказы со сроком хранения 5 лет и Приказы со сроком хранения 50 лет. К приказам со сроком хранения 5 лет относятся приказы: о ежегодном основном оплачиваемом отпуске, о командировке, иные. К приказам со сроком хранения 50 лет относятся приказы: о приеме, кадровом перемещении, увольнении, изменении оплаты труда, изменении персональных данных, предоставлении отпуска без сохранения оплаты труда, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, о предоставлении дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда и иные. Все приказы должны быть не только верно оформлены, но и содержать подписи работодателя и работника с проставлением даты ознакомления. Хранятся данные приказы в отдельных папках в хронологическом порядке по году их создания и в случае ликвидации организации (без правопреемника) передаются в архив на хранение.
4. Личные карточки работника формы Т-2 являются учетной формой, в которой содержатся все сведения о работнике (персональные данные, сведения о работе, образовании, квалификации, переобучении, предоставлении отпусков). Оформляется личная карточка при трудоустройстве и прекращается ее ведение при расторжении трудовых отношений. Очень важно, чтобы со всеми внесенными в карточку сведениями работник был ознакомлен под подпись. Личные карточки работающих сотрудников хранятся в алфавитном порядке. Личные карточки уволенных сотрудников хранятся по году увольнения в алфавитном порядке. В случае ликвидации организации (без правопреемника) передаются на хранение в архив.

Не менее важными документами кадрового учета являются учетные формы, которые всегда включаются в перечень запрашиваемых документов контролирующих органов. К этим документам относятся:

1. Штатное расписание, которым определяется структура организации, устанавливается наименование должностей, количество штатных единиц, тарифная ставка (оклад), надбавки и пр. Именно данные штатного расписания являются основанием для указания в трудовом договореработника его трудовой функции. Хранятся штатные расписания в течение срока действия предприятия. Изменяются по необходимости путем внесения изменений приказом по предприятию или путем утверждения нового документа.
2. График отпусков каждый работодатель обязан составлять ежегодно и утверждать план отпусков на следующий календарный год не позднее чем за две недели до начала нового года. Именно график отпусков является основанием для создания приказа об отпуске. Так как срок хранения графика отпусков 3 года, то в случае проверки работодателю необходимо будет подтвердить факт исполнения графика отпусков, предоставив их за все три периода. Основными ошибками при проверке графика отпусков являются: несоблюдение порядка оформления переноса отпуска, порядка разделения отпуска на части, порядка переноса неиспользованных дней предыдущего периода.
3. Табель учета рабочего времени является основным документом, подтверждающим фактическое использование рабочего времени работником. Хотя данный документ и относится к числу бухгалтерских документов, но, как правило, за учет рабочего времени в организациях отвечают специалисты по кадровому учету. Ежемесячно данный документ необходимо распечатывать, подписывать ответственными лицами и хранить в отдельной папке. Срок хранения табеля 5 лет, а при работе во вредных и опасных условиях 50–75 лет. В случае жалобы работника работодателю приходится предоставлять табели за несколько лет, причем данные по запрашиваемым расчетам заработной платы обязательно должны совпадать с данными табеля.

К кадровой отчетности относятся:

Все работодатели независимо от формы собственности и количества работников должны сдавать в ПФ РФ отчеты по трем формам:

1. СЗВ-М;
2. СЗВ-СТАЖ;
3. СЗВ-ТД.

В службу занятости работодатели представляют (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации») сведения:

• о вакансиях;
• о квотируемых местах для инвалидов.

Статистическая отчетность самая многочисленная и во многом зависит от формы собственности и сферы деятельности организации.

• отчет П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдают все работодатели, кроме СМП;
• отчет П-4 (НЗ) «О неполной занятости и движении работников». Сдают организации, не относящиеся к СМП;
• отчет 1-Т «О состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и опасными условиями труда». Сдают работодатели, включенные в определенные группы ОКВЭД по деятельности (сельское хозяйство, водоснабжение, охота, лесное хозяйство и т. д.), кроме малых;
• отчет 1 кадры «О повышении квалификации и профессиональной подготовке работников». Сдают все организации, кроме СМП, структур госуправления, военных, органов страхования, религиозных, домашних хозяйств, экстерриториальных;
• отчет по форме 1 «О распределении численности работников по размерам заработной платы». Сдают организации по выбору Росстата, кроме СМП;
• отчет 57-Т «О зарплате работников по профессиям и должностям». Сдают организации по выбору Росстата, кроме СМП, финансовых, страховых компаний, осуществляющих госуправление и занимающихся военной безопасностью;
• отчет 1-Т (проф) «О численности и потребности в работниках по разным профессиональным группам»;
• 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Сдается, начиная с отчета за 2020 год, юридическими лицами, кроме СМП, не представлявшими в отчетном году форму федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Как видно из статьи, ведением кадрового учета необходимо заниматься серьезно. Все документы взаимосвязаны, поэтому качеству их оформления следует уделить особое внимание.