Приоритетная задача — эта задача, которую нужно выполнять в первую очередь.
Вряд ли сегодня найдется хоть один человек, который не сталкивался бы с тем, что у него очень много дел и слишком мало времени, чтобы все их переделать.
Выбрать то, что действительно важно — задача не из простых.
Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе.
С помощью этих советов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.
Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем.
У расстановки приоритетов есть свои подводные камни. Вот несколько правил, которые помогут избежать серьезных ошибок в планировании:
1. У расстановки приоритетов должна быть цель. Задачи не являются приоритетными сами по себе: они становятся приоритетными только в контексте конкретных целей и ценностей. Если мы не знаем, для чего расставляем приоритеты, этот метод превращается в бессмысленный ритуал.
2. Ищите свою технику. В тайм-менеджменте нет универсальных решений: у каждой техники есть свои достоинства и недостатки, а также своя область применения. Например, метод 1-3-5 вряд ли подойдет тем, у кого бывает по 20–40 дел ежедневно, а матрица Эйзенхауэра вряд ли будет уместна в серьезных бизнес-проектах. Старайтесь найти такую технику расстановки приоритетов, которая подходит для решения именно ваших задач.
3. Не верьте первому впечатлению: оно может оказаться ошибочным. Например, все новые дела обычно кажутся нам более важными, чем старые, а срочные — более важными, чем несрочные (зачастую это совсем не так). Поэтому всегда старайтесь рационально обосновать решение по каждой задаче.
4. Все задачи не могут быть приоритетными, иначе расстановка приоритетов теряет всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.
5. Не забывайте о балансе. Некоторые люди впадают в другую крайность: они выбирают какую-то одну цель или одну задачу и отбрасывают все остальное. Однако наша жизнь редко сводится к какой-то одной цели. Расставляя приоритеты, мы должны стараться сохранять баланс между важными для нас сферами.
Начните с создания списка всех своих дел.
Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать.
Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно.
Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.
Выберите метод определения приоритета задач.
Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы.
Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:
Съешьте лягушку
Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных.
Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».
В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.
Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы.
Так вам будет проще выполнить большой объём работы.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными». Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.
Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно) и что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.
Метод АБВГД
Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке.
Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем.
К примеру, сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов.
Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже. Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге.
Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.
Деление на куски
В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче.
Это может быть отдельная работа (например, чтение почты), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач.
Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.
Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе.
Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма.
Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте.
Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы.
В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.
Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены.
Правило семи вздохов
Самураи принимали решения на протяжении семи вдохов. Если самураю не удавалось принять решение за это время, он переключался на что-то другое, поскольку это означало, что для решения либо не готов он сам, либо нет подходящих обстоятельств.
Правило 10/10/10
Принимая решение, задайте себе три вопроса:
1. Как я буду относиться к этому через десять минут?
2. Как я буду относиться к этому через десять месяцев?
3. Как я буду относиться к этому через десять лет?
Некоторые решения могут вызывать краткосрочные эмоции, страх, и бывает полезно подумать о том, какие дивиденды они способны принести в долгосрочной перспективе.
Будете ли вы жалеть, что на что-то не решились? Или наоборот?
А как вы справляетесь с приоритизацией своих дел? Пользуетесь ли эффективными методиками и полезными инструментами? Возможно, есть супер эффективный метод, которым вы можете поделиться.
Надеюсь, описанные выше способы определения приоритетов помогут вам расставить акценты и научиться определять самые важные задачи и выявлять те, которые могут тормозить рабочие процессы.
Экспериментируйте и добивайтесь хороших результатов!