Рассказываем, что такое временная передача дел, кто и как ею может пользоваться, чем она полезна для предприятия.
Функция временной передачи дел реализована в 1С:CRM, начиная с релиза 3.0.23.
Передача текущих дел другому ответственному и временная передача дел: в чём отличие
В предыдущих релизах 1С:CRM была возможность сменить ответственного у Клиентов, Интересов, Задач, Бизнес-процессов, Взаимодействий календаря, а также задать уровни доступа к клиентской базе. Это нужно, например, когда в компанию приходит новый сотрудник и часть работы передаётся ему на постоянной основе.
Теперь в решении 1C:CRM реализован другой важный сценарий: временная передача дел. Этот инструмент позволяет, не меняя Исполнителя, передавать задачи другому Ответственному. При этом задачи не переадресовываются физически. Нет необходимости изменять исполнителя или ответственного в существующих задачах: отсутствующий сотрудник передаёт возможность полноценно пользоваться своими задачами коллеге.
Временная передача дел пригодится, когда менеджера нет на рабочем месте: он заболел или ушёл в отпуск. Его сделки на время подхватит другой человек: договорённости с клиентами будут соблюдены, ничего не потеряется, работа продолжится.
Когда использовать временную передачу дел
- Менеджер отсутствует на рабочем месте (внезапно или планово). Все задачи по сделкам автоматически переводятся на другого исполнителя и появляются в его автоматизированных рабочих местах (АРМ): Мои дела, Мои продажи и других.
- Нужно предоставить на время доступ к клиентам и сделкам другому менеджеру. Когда основной менеджер вернётся, доступы к информации у заменяющего сотрудника будут отобраны. Это работает на информационную безопасность компании: ведь ценность информации — в продолжительности доступа к ней.
- Руководитель уезжает в отпуск и делегирует сотруднику разовую задачу, для которой нужны специальные доступы. Когда руководитель вернётся, система автоматически отберёт расширенные права.
- Нужно проинформировать коллег, что сотрудник отсутствует. Система отображает причину отсутствия и сроки.
❗️ Два сотрудника не могут замещать одного, программа это контролирует. За один и тот же период сделать две записи на отсутствующего сотрудника нельзя. Если объём дел большой, то можно передать их замещающему, а он распределит по другим сотрудникам.
Какие дела можно передать на период отсутствия
- Оперативные коммуникации и Интересы: задачи и документы сотрудника в АРМ Мои дела, Мои продажи, Поддержка, Календарь.
- Недостающие права: например, на оформление заявки по расходованию средств.
- Уровни доступа к клиентской базе.
Кто может передавать дела
Обычный пользователь. Передаёт только свои дела: указывает, что отсутствует, и выбирает того, кто его заменит. Замещающего сотрудника выбирать необязательно: например, сотрудник отпросился на один день и задачи «не горят». Тогда в системе отобразится, что пользователь отсутствует, но дела не передавал.
Руководитель подразделения. Передаёт дела между сотрудниками своего подразделения.
Пользователь с ролью «Передача дел ответственному». Может передавать права пользователям из любых подразделений, кроме тех, кто выше его по рангу, — то есть пользователям с полными правами.
Пользователь с ролью «Полные права». Может передавать любые права и доступы в системе.
Как происходит возврат доступов и задач
Дела возвращаются автоматически с помощью регламентного задания, когда сотрудник возвращается к работе.
Замещающему сотруднику происходит оповещение о начале и об окончании замещения.
Отсутствующий сотрудник может продолжать работать над задачей под своей учётной записью, даже если формально ещё не вернулся к работе. Переданные дела отображаются в АРМ и у отсутствующего, и у замещающего сотрудников.
Пример временной передачи дел в 1С:CRM
Представим ситуацию:
- Сотрудник Абдулов отсутствует по больничному;
- Сотрудник Непомнящий его замещает;
- Момент замещения — со вчерашнего дня.
Работа по временной передаче дел происходит в окне «Отсутствие сотрудников»
Чтобы заявить об отсутствии, Абдулов заходит в «Отсутствие сотрудников» и заполняет форму.
В форме он отмечает, когда отсутствует, по какой причине и кто его замещает
Как отображаются задачи в АРМ замещающего
Абдулов передаёт дела Непомнящему, но во всех АРМ его задачи остались: он может продолжать по ним работать, если будет необходимость.
АРМ «Мои продажи» отсутствующего пользователя Абдулова
А вот как выглядит АРМ замещающего сотрудника. Интересы, которые были у Абдулова, теперь отображаются и у Непомнящего.
АРМ «Мои продажи» сотрудника Непомнящего: он замещает Абдулова
Хотя исполнитель и изменился, ответственный по-прежнему тот, чья задача была изначально, — в нашем случае Абдулов.
Окно можно редактировать: например, «перевесить» ответственность на Непомнящего
По умолчанию ответственным остаётся Абдулов — но Непомнящий будет отрабатывать его задачи по сделкам.
Задачи по сделкам Абдулова теперь отображаются среди собственных задач Непомнящего
Как пользователи видят информацию об отсутствии сотрудника
В списке сотрудников имя Абдулова будет серого цвета: коллеги сразу увидят, что он отсутствует.
Список сотрудников: Ф. И. О. отсутствующих помечено серым
Когда любой сотрудник захочет создать задачу на Абдулова, в быстром подборе отобразится, что коллега отсутствует
Задачу на отсутствующего сотрудника создать, тем не менее, можно: здесь жёсткость не предусмотрена. Важнее проинформировать пользователя, что коллега отсутствует и задача может быть выполнена с задержкой.
Функция временной передачи дел — в пяти пунктах
- Временная передача дел используется, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте и важно, чтобы задачи продолжали бесперебойно выполняться даже без него.
- Передавать можно задачи, недостающие права и доступы к клиентской базе.
- Временно передавать дела коллегам могут все сотрудники компании. Но рядовой пользователь сможет передавать только свои дела, а пользователь с полным доступом — дела любых сотрудников компании.
- При временной передаче дел над задачей могут работать и отсутствующий сотрудник, и замещающий: дела отобразятся в двух АРМ.
- Дела, права и доступы возвращаются автоматически к основному сотруднику, когда он завершает отсутствие.
––––––
Больше про временную передачу дел, а также ответы на вопросы об этой функции смотрите в Прямом эфире.
