Успешно развиваются те компании, бизнес-процессы которых непрерывно совершенствуются, что предполагает постоянную работу по:
- сокращению издержек
- максимизации выручки
- максимизации маржинальности
- оптимизации кадровой, маркетинговой, финансовой политик
- оптимизации внутренних бизнес-процессов
Каждое из перечисленных направлений является отдельной группой теорий и практик, эта статья посвящена последнему направлению — оптимизации внутренних бизнес-процессов компании, причём самому первому этапу — описанию бизнес-процессов.
Методов их описания существует множество и среди них есть такие, которые максимально просты, но при этом эффективны, как метод сетевого планирования и управления, который применялся в народном хозяйстве СССР.
Суть метода заключается в построении графической схемы какого-либо процесса. Схема является направленной слева направо от начального состояния процесса до конечного и строится из элементов двух типов, обозначающих либо работу (стрелочки), либо состояние (кружки).
Так как любой процесс можно описать с разной степенью детальности, в максимально поверхностном виде схема процесса будет состоять из двух кружочков, обозначающих начало и конец рабочего процесса и одной стрелочки между ними, обозначающей сам процесс. При этом тот же самый процесс в детализированном виде может быть изображён в виде большой разветвлённой схемы, состоящей из множества кружков и стрелок.
При построении схемы рабочего процесса нужно соблюдать следующие правила:
- Не должно быть тупиковых событий (из которых не выходит ни одной работы), кроме завершающего события процесса;
- Не должно быть хвостовых событий (в которые не входит ни одна работа), кроме начального события процесса;
- Не должно быть замкнутых контуров, в которых стрелки-работы соединяют какое-либо начальное событие с ним же самим.
При этом путь развития процесса может ветвиться — из одного события может выходить несколько работ, также, как и входить в него — на это ограничений нет.
Таким образом, чтобы описать рабочий процесс своей компании изобразите его сначала в максимально упрощённой схеме:
Затем разбейте пока ещё единственную работу на несколько событий-этапов и работ между ними:
При необходимости детализируйте также и этапы, не забывая при этом сохранять связи в виде работ:
Каждое событие должно описывать состояние вашей компании по завершённому принципу "Что сделано (достигнуто)". Каждая работа должна быть помечена одним ответственным, с которого будет спрошено за результат, передающийся в событие, в которое входит его работа.
Если на вашей схеме за какую-то работу отвечают два и более ответственных, то рекомендую пересмотреть ваш подход к этой работе и ещё более детализировать этот сегмент схемы вашего рабочего процесса.
Вот видео, в котором подробно описан метод сетевого планирования и управления:
Качественно описанный бизнес-процесс является необходимой основой для внедрения CRM.
Спасибо Советскому Союзу за богатое теоретическое наследие да и вообще за всё. Успехов вам и вашему бизнесу!