Возврат дебиторки — часть рутины, которой занимается практически любой бизнес! «Забытый» платёж контрагента может привести к кассовым разрывам, поэтому компании готовы нанимать отдельных специалиствов! Я же расскажу о том, как автоматизировать работу такого специалиста!
Как-то я работал с компанией, где все менеджеры класные такие, правильные, в красивых рубашках и с часами размером с футбольный мяч. От них я подхватил слово «позвоночник». Так называли специалиста, которые прозванивал контрагентов и закрывал дебиторку. Менеджеры с большими часами знали, что проще пару раз позвонить контрагенту и попросить его оплатить, а не тянуть до до суда. Ведь люди, чаще всего, по-честному хотят с нами работать!
В других компаниях вместо позвоночника используют слово «претензионщик».
Труд «позвоночника» легко автоматизировать
Труд «позвоночника» — рутинный, однообразный, скучный, кропотливый и утомительный. Каждый день формировать отчёт о задолженности, затем звонить или писать письма. Работа может быть сделана с ошибками, а если человек заболеет, то и вовсе не будет сделана!
При этом большую часть этой работы можно доверить программе, которая сама соберёт отчёт, напишет письма, отправит сообщения. Работает это почти также хорошо, как и настоящий человек, а с теми, с кем не сработает — пусть разбирается наш «позвоночник» у которого освободилось время.
Преимущества очевидны:
- Работает 24/7;
- Не ошибается;
- Не устаёт;
- Идёт напролом.
Недостатки неочевидны:
- Работает без души, там где претензионщик будет действов4ать жёстко или пойдёт на лесть, программа сделает по скрипту. Нужно отдельно разбирать ситуации и программировать алгоритм под них.
Что нужно сделать, прежде чем автоматизировать работу с дебиторкой
Навести порядок в учёте, любая автоматизация невозможна без порядка! Проще говоря нужно навести дисциплину и добиться 100% попадания всех документов в товароучётную систему:
- Порядок в первичке: документы появляются в программе, желательно без участия человека.
- Откатываем и алгоритмизируем сам процесс: «кому звонить», «кому письмо отправить почтой», «кому напомнить „в печень“».
- Разрабатываем работу с дебиторкой и проверяем, как работает программа.
В итоге товароучётка будет составлять отчёты по задолженности, и всем должника отправлять сообщения, причём сам характер сообщений можно настроить! Первое емейл-письмо при небольшой задолженности — мягкое. При большой просрочке — ежедневно будет отправлять смс-ки всем менеджерам компании.
Система контроля и напоминаний
Автоматизация работы с дебиторкой не означает, что можно полностью сократить «позвоночник». Всего лишь то, что часть работы ему не придётся делать.
Ответственный за возврат задолженности все равно должен быть, он будет проверять, как работает программа и разбираться со сложными случаеми. Для этого ему можно сделать панель индикаторов или дашборд руководителя.
