Слишком щедрые сроки выполнения – идут лесом… (спойлер)
С Нового года так и тянет начать новую жизнь. 1 января – или хотя бы 11 «послепраздничное» января – становится для нас дедлайном изменения. В том самом, исконном значении «мертвая линия», в котором он использовался в Америке середины XIX века – тогда тюрьмы по периметру окружал земляной ров, который заключенным нельзя было пересекать под угрозой расстрела.
Сделай или умри!
Сегодня мало кто помнит про историческое значение слова, но вот отношения к дедлайнам, как к постоянной фоновой угрозе, которая парализует желание действовать – остается. Когда ты постоянно живешь в режиме «надо было сделать позавчера», а прилетело сегодня ближе к вечеру, это демотивирует.
Пункт первый: на самом деле жесткие дедлайны – это ошибки менеджера. Если у подчиненных постоянно горящие дедлайны, значит руководитель вовремя не спланировал и не проконтролировал поставленную задачу. Та задача, своевременное выполнение которой профукали выше, рушится на головы подчиненных полыхающим дедлайном.
Пункт второй: Да, бывают и исключения, форс-мажоры случаются, но они не бывают каждодневной рутиной, если только вы не работаете спасателем в МЧС или трейдером на бирже. Если история с горящими дедлайнами стала постоянным фоном вашей жизни, смотрите пункт первый – кто ваш менеджер?
В последние годы многое в мире стало происходить быстрее. Даже пешеходы ускорились на 10% (а в странах Азии — на 30!). Мы становимся все более деятельными и нетерпеливыми, а для того, чтобы успевать втискивать себя в ежедневник, нарезаем жизнь ножами дедлайнов. Ведь они не только источники стресса, но и сильнейший рабочий допинг.
Большинству офисных сотрудников знакома сила животворящего окрика от шефа: «Чтобы завтра к 8.00 отчет лежал на столе!». И он действительно там оказывается в 7.59, несмотря на то, что наверстать все, что не успел за два предыдущих месяца, в течение одной ночи кажется нереальным.
В чем секрет мотивации дедлайна?
Чем ближе человек подходит к концу выполнению задачи, тем большую отдачу он получает от приложенных усилий. Израильские ученые отмечают: эффект дедлайнов заключается в том, что он дает человеку постоянную обратную связь о том, сколько еще задач или процессов нужно выполнить до завершения. Это все равно как читать книгу – когда львиная доля уже прочитана, наши усилия удваиваются и меньшую часть мы читаем с гораздо большей скоростью.
Еще одна причина эффективности дедлайна – борьба с прокрастинацией. Чем меньше времени осталось до конца срока, тем меньше соблазнов взяться за какую-то другую задачу и прокрастинировать. А по данным Psychology Today, 20% людей считают себя хроническими прокрастинаторами.
3 правила правильной постановки дедлайна
- Долгосрочные дедлайны не работают
Если задача слишком объемная, лучше разбить ее на небольшие этапы и устанавливать дедлайны на каждый этап работы.
В журнале Economic Inquiry было опубликовано исследование, которое подтвердило преимущества отсутствия последнего срока. Но если установить дедлайн необходимо, то лучше не делать его слишком продолжительным, считают ученые из университета Отаго (Новая Зеландия).
В исследовании приняли участие 3276 человек, отобранные случайным образом. Каждый получил письмо с просьбой заполнить онлайн-опрос о благотворительных пожертвованиях — эта работа займет не более пяти минут. Взамен им пообещали небольшое денежное вознаграждение, которое они могли пожертвовать в благотворительную организацию.
Участники были разделены на три группы: одной сообщили, что задание нужно выполнить в течение десяти дней, другой дали около месяца, а для третьей группы дедлайн не оговаривался. Любопытно, что отклик был самым высоким (8,32% людей заполнили опрос), когда не были указаны крайние сроки.
При дедлайне в десять дней заполнили опрос 6,59% участников, а из тех, кому был дан крайний срок в месяц, выполнили просьбу лишь 5,53% людей. Группа с дедлайном в месяц также отличалась самыми поздними откликами.
2. Сроки выполнения задачи должны быть реальными
Да, иногда чудеса случаются, и студент выучивает за ночь китайский язык, но не стоит делать такое положение вещей нормой. Рассчитайте, сколько времени нужно сотруднику на выполнение задачи, внесите небольшую поправку на то, что обязательно что-то пойдет не так, кто-то заболеет, не успеет, перепутает и т.п.
3. Индивидуальный подход
Убедитесь, что выполнение задачи находится в компетенции сотрудника и не зависит от посторонних людей или обстоятельств. Если произошел форс-мажор, будьте готовы отодвинуть дедлайн.
Не контролируйте слишком плотно или, наоборот, выверяйте каждый шаг, здесь все зависит от сотрудника и руководителя. Если человек самостоятелен и ему надо только поставить задачу, он сам полностью распишет весь пути к ее решению, а тревожный руководитель его контролирует и перепроверяет на каждом шагу – уровень стресса зашкаливает. То же самое происходит и если человек, наоборот, нуждается в постоянном контроле, точно простроенной цепочке поэтапных действий, а его бросают в море задач - плыви самостоятельно! Найдите баланс свободы и контроля.
(!) Подписывайтесь на наш канал в Дзен>> Филипп Богачев