В связи с изменениями Трудового кодекса 22 ноября работодатель имеет право ввести в организации кадровый электронный документооборот (КЭДО). Работодатель вправе продолжить вести документы в бумажном виде, так как электронный формат не является обязанностью работодателя.
Кадровые электронные документы – это документы, связанные с работой, оформленные в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. КЭДО применяется только в отношении документов, по которым трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, предусмотрено: оформление этих документов на бумажном носителе, в письменной форме, а также ознакомление работника под подпись.
КЭДО не применяется в отношении:
- трудовых книжек;
- сведений о трудовой деятельности;
- актов о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
При КЭДО электронное взаимодействие сторон трудового договора включает в себя следующие действия в отношении электронных документов: создание, подписание, использование, предоставление, ознакомление, хранение, фиксация факта получения.
Сторонами трудовых отношений при КЭДО, как и прежде, являются работодатель и работник, причем в зависимости от периода подписания трудового договора сторона работника в ТК РФ определяется как:
- лицо, поступающее на работу (в период до подписания трудового договора);
- работник (в период после подписания трудового договора).
КЭДО может осуществляться с помощью информационной системы, которую выбрал работодатель, причем работник или лицо, поступающее на работу, не вправе предъявлять требования к выбору такой информационной системы.
К таким системам относятся:
- цифровая платформа «Работа в России»;
- информационная система работодателя.
Доступ к этим системам может осуществляться через сайт «Госуслуги» с помощью единой системы идентификации и аутентификации.
При КЭДО документы подписываются электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). Всего существует три вида ЭЦП:
- усиленная квалифицированная;
- усиленная неквалифицированная (различают два вида с учетом порядка выдачи);
- простая (различают два вида с учетом порядка выдачи).
Трудовым законодательством определен перечень документов для работника и для работодателя и порядок применения каждого вида ЭЦП для определенной группы документов.
При переходе на КЭДО работодателю необходимо будет учитывать дополнительные расходы, а именно:
- расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы;
- расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов;
- расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия);
- расходы по использованию электронной подписи.
Решение о переходе организации на КЭДО может принять только работодатель.
Рассмотрим порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
1. Подготовительные мероприятия:
- разработать и утвердить локальные нормативные акты (далее – ЛНА): Порядок перехода на КЭДО и Порядок осуществления КЭДО;
- внести соответствующие изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
- при утверждении/изменении ЛНА учесть мнение представительного органа (ст. 372 ТК РФ);
- разработать формы уведомления работников о переходе на КЭДО (рекомендуется отдельно для работников и для лиц, поступающих на работу);
- разработать форму согласия работников о переходе на КЭДО.
2. Действия в отношении работников, с которыми заключены трудовые договоры (в том числе для тех, кто фактически не работает, но за ними в соответствии с действующим законодательством РФ сохраняется место работы, а также для дистанционных работников):
- подготовить письменные уведомления для каждого работника;
- ознакомить работников с новыми ЛНА (изменениями в ПВТР) под подпись установленным в организации порядком;
- вручить уведомления под подпись каждому работнику (отсутствующим направить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении почтового отправления, дистанционным – как указано в установленном порядке взаимодействия);
- перевести документооборот на КЭДО (установленным порядком), если работником до указанной даты предоставлено письменное согласие;
- продолжить вести кадровый документооборот прежним порядком (т. е. в бумажном виде) в отношении работников, которые не согласились (т. е. дали письменный отказ) или промолчали (молчание признается отказом).
3. Действия/обязанности работодателя в отношении всех лиц, принимаемых на работу (с даты, указанной в ЛНА):
- знакомить под подпись с ЛНА по КЭДО до подписания трудового договора;
- в день трудоустройства письменно уведомлять о возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
- вести кадровый документооборот в электронном виде, если получено письменное согласие (за исключением лица, принятого после 31.12.21 и не имеющего трудовой стаж на эту дату);
- вести кадровый документооборот в электронном виде без письменного согласия, если лицо принято на работу после 31.12.2021 и не имеет трудовой стаж на эту дату;
- вести кадровый документооборот в бумажном виде, если до указанной в уведомлении даты лицо, поступающее на работу, письменно отказалось (или промолчало) от ведения кадровых документов в электронном виде;
4. Действия в отношении лиц, которые впоследствии приняли решение перейти на КЭДО:
- перевести на КЭДО работника, который письменно уведомил работодателя о своем согласии на переход.
Работодатель, осуществляющий ведение кадрового учета в электронном виде, не вправе отказывать в приеме на работу лицу, принимаемому на работу, без согласия этого лица на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случаев, установленных ТК РФ), а также при отсутствии у этого лица электронной подписи.