Запись 5: «Ключевые показатели»
Самое важное для построения системы учета – определить, какие показатели будут отражать эффективность деятельности бизнеса.
Конечно же в панель ключевых показателей нужно включать общие показатели деятельности: выручка, себестоимость, чистая прибыль, уровень дебиторки, чистый денежный поток и т.д.
Так же необходимо учитывать отраслевые особенности. Так показатели для торговой компании будут отличаться от показателей производственной компании. И даже в рамках одной отрасли значения показателей будут разные, например у компании, которая торгует электроникой и у компании, которая торгует одеждой.
Мы занимаемся консалтинговыми услугами, для нас прежде всего будут актуальных показатели компании сферы услуг: LTV, средний чек, рентабельность и др.
Чтобы точно знать какие показатели наиболее информативны, нужно понимать взаимосвязь и правила расчета ключевых показателей. Плюс должна быть возможность анализировать показатель в разрезе направлений, проектов, периодов. Сама по себе выручка ничего не покажет, её нужно контролировать в динамике и в сравнении с рентабельностью валовой или чистой прибыли, в разрезе подразделений и услуг.
Запись 6: «Своя общая таблица»
Очень часто бывает, что директор просит исполнителя составить ему таблицу с какой-нибудь простой аналитикой, разово, по-быстренькому. И после первой (разовой) презентации эта таблица легко и непринужденно становится регулярной, всё такой же наспех составленной, но уже неотъемлемой частью общей системы. Таблица обрастает колонками, данными за несколько месяцев и с большей детализацией.
Такие таблицы есть у всех. Как обычно составляют такие таблицы?
- без шапки (о чем? зачем? для кого?);
- без указания единиц измерения (факт продаж – 82 «огурца»);
- всё сплошным тексом, без заголовков, без форматирования.
А самое главное, что такая таблица понятна только тому, кто её делал, и без его дополнительных комментариев в ней не разобраться. И получается, что таблица сделана как бы для всех, но как бы и для себя.
Как ни странно, и у нас тоже такие таблицы оказались. Каждый специалист по профилю ведет для себя аналитику как привык, как удобно. Но вот обрабатывать такую таблицу нелегко. Для построения дашборда такие таблицы непригодны. Их нужно менять, перестраивать, приводить в соответствующий вид, на это нужно время. Дополнительное время хорошего специалиста, соответственно, дополнительные денежные затраты.
Отсюда вывод: хотите избежать лишних трат на постановку учета и автоматизацию - старайтесь изначально вписывать каждую аналитическую таблицу в общую систему. Пишите заголовки, указывайте обозначения, используйте общие термины и справочники. И вписывайте каждую таблицу в реестр отчетов.