Создать оптимальную структуру предприятия сложно – особенно с первого раза. Любой бизнес развивается и со временем “перерастает” свою изначальную систему управления. Как создать эффективную систему управления и правильно корректировать ее в дальнейшем? Сейчас расскажем.
Анализ и планы
При построении системы управления стоит помнить основополагающий принцип: «стратегия определяет структуру». То есть, формировать предприятие стоит исходя из ваших целей. На каждую задачу должно приходиться профильное подразделение, отдел или хотя бы ответственный специалист. Чем больше целей – тем больше звеньев соберет организационная структура.
Но здесь важен второй важный принцип: система должна работать наиболее эффективную. Иными словами, если какое-то подразделение затрудняет работу других или если без него можно обойтись – оно не нужно. А чтобы понять, какие элементы обязательны, нужно провести анализ. И ответить на следующие вопросы:
- как принимаются решения и внедряются инновации?
- как распределяется нагрузка и вознаграждение за работу?
- как сотрудники и отделы взаимодействуют между собой?
- каким образом происходит сбор необходимой информации?
- насколько равномерно распределяются обязанности?
Кадровый минимум
Итак, главный критерий для оценки организационной структуры предприятия – эффективность. Существующие подразделения или сотрудники должны выполнять возложенные на них функции и при этом не мешать друг другу. То есть, важна возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей при относительно небольших затратах на ее функционирование. Нет смысла держать большой кадровый отдел, если в компании трудится меньше полусотни человек. А вот если ваш бизнес предполагает опасное производство, лучше иметь собственный медпункт с квалифицированным персоналом, чем надеяться на скорую.
Таким образом, организационная структура должна строиться на следующих принципах:
1. Оптимальность. Сокращение числа ступеней и уровней управления при установлении рациональных связей между ступенями, уровнями и звеньями управления.
2. Адаптивность. Возможность быстро и легко приспосабливаться к изменениям внешней среды.
3. Оперативность. Высокая скорость реакции на принятие управленческих решений, а также быстрое и четкое их доведение до управляемой системы.
4. Надежность. Достоверность передачи всей информации от управляющей системы к управляемой и обратно.
5. Экономичность. Минимизация затрат на содержание аппарата управления.
При этом должны быть закрыты все основные потребности предприятия. То есть – в том или ином виде – должны быть представлены базовые направления. Такие, как топ-менеджмент, бухгалтерия, кадры, АХО и ИТ. Во вторую очередь идут специфические направления, характерные для каждого конкретного бизнеса. Например, планово-диспетчерские службы, юридический отдел, отдел логистики, СБ, гараж и т.д.
О – Оптимизация
Как правило, в затратах компании одной из основных составляющих являются расходы на персонал. Поэтому для эффективного функционирования бизнеса необходимо поддержание рационального баланса. Штатная численность должна быть достаточной, но не чрезмерной. И порой здесь требуется обдуманное и осознанное снижение затрат. Для этого можно прибегнуть к одному из подходы следующих подходов для оптимизации.
Функциональный: перераспределение функций в рамках одного или нескольких структурных подразделений компании. Например, путем объединения нескольких функций в рамках одной должностной позиции, которые ранее дублировались, выполнялись двумя и более сотрудниками.
Организационный: реструктуризация организационной структуры как в рамках подразделения (снижение уровней подчиненности, управления), так и компании в целом (укрупнение нескольких подразделений в одно).
Процессный: построение системы управления компанией, основанной на бизнес-процессах.
Проектный: создание системы управления компанией, основанной на проектной структуре управления.
Бенчмаркинг: оптимизация системы управления компанией на основе анализа опыта аналогичных компаний, которые работают на тех же рынках.
Влияние на эффективность работы предприятия могут оказывать и неочевидные факторы. Например, особенности национальной культуры управления. И практика многих компаний показывает, что можно провалить даже самые выигрышные экономически просчитанные проекты и бизнес-планы. Чтобы избежать подобного исхода, нужно не только вовремя оптимизировать организационную структуру. Также важно самому регулярно повышать квалификацию и узнавать новые подходы в сфере управления. Московским бизнесменам в этом поможет Онлайн-Академия для предпринимателей. Записаться на курсы можно с помощью сервиса “Бизнесмаркет”.