Нередки случаи, когда при отсутствии служебного транспорта компании, сотрудникам приходится для выполнения своих обязанностей использовать собственный автомобиль. Одно дело, когда это разовые случаи и совсем другое, если должность связана со служебными поездками или командировками. Ст. 188 Трудового кодекса РФ закрепляет, что при использовании работником своего личного транспортного средства (далее – ТС) для выполнения своих трудовых обязанностей, работодатель должен возместить все понесенные в связи с этим расходы и выплатить компенсацию за износ автомобиля. Рассмотрим, как будет выглядеть правильное оформление использования сотрудником личного автомобиля и как в связи с этим рассчитываются компенсационные выплаты.
Итак, порядок возмещения расходов и размер компенсации прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему непременно с указанием всех регистрационных данных, сведений о собственности и условий эксплуатации ТС. На основании этих документов руководство издает приказ о возмещении работнику расходов и выплате компенсации. При этом расходы необходимо подтвердить кассовыми чеками или квитанциями за бензин, автозапчасти и актами выполненных работ по техобслуживанию и ремонту автомобиля и др.
Что касается компенсации, требований к её размеру и правилам расчета законодательством не установлено. В трудовом договоре или дополнительном соглашении можно прописать как выплаты определённой суммы за месяц, так и методику расчета в зависимости от времени и длительности использования автомобиля. Разумеется, за тот период, когда сотрудник не использовал машину - компенсация не выплачивается.
Для разработки правильной методики необходимо учитывать износ, срок использования ТС, интенсивность его использования, а также затраты на текущий ремонт, ГСМ и техобслуживание.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ компенсации включаются в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах следующих норм, утвержденных Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года:
- По легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно - 1200 руб. в месяц, а свыше – 1500 руб. в месяц.
- По мотоциклам - 600 рублей в месяц.
Суммы за рамками данных лимитов, не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль согласно п. 38 ст. 270 НК РФ. Расходы, связанные с использованием автомобиля, кстати, также уже включены в сумму компенсации. Также при расчете налога считается, что все расходы, связанные с использованием автомобиля, уже включены в сумму компенсации.
Стоит отметить, что хотя вышеуказанные нормы и утверждены почти 20 лет назад, Департамент налоговой политики Минфина России ещё в прошлом году в своём письме № 03-03-06/3/86372 от 02.10.2020 года не поддержал предложение об установлении новых норм в связи с тем, что это повлечет за собой существенные потери для бюджетной системы РФ.
Кроме того, компенсационные выплаты работникам за использование личного авто не облагаются взносами на обязательное социальное страхование и НДФЛ. Об этом упоминает Федеральная налоговая служба в своем письме № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018 года. Однако, если машина не находится в собственности сотрудника (в том числе совместной, например, с супругой), который использует ее в служебных целях, ТС не считается его личным имуществом. Компенсация за использование имущества, не принадлежащего работнику, трудовым законодательством не предусмотрены, а, значит, подлежат обложению страховыми взносами.