Рубрика "Канцелярия".
Недавно, в одной группе компании проводил аудит, бардак в делопроизводстве просто впечатляющий: документы трех-четырех юридических лиц в одних папках, море копий, ксерокопий документов и документов десятилетней давности, целый архив уже не существующих компаний и т.п. Потребовалось более недели для приведения в порядок документов и чуть менее сотни мусорных мешков для очищения от макулатуры.
Аналогичным образом отвратительно обстояла ситуация и с делопроизводством ведущемся в электронном виде. За десятилетие в компании сменилось множество юристов и каждый создавал свои папки, упорядочивая (или скорее не упорядочивая) их на свое усмотрение, которое не поддается никакой логики.
Самый большой грех делопроизводства при этом – это смешивание документов разных компаний в одной папке. Категорически нельзя…, тем более когда, например, в одной папке, договоры Фирмы 1, договоры Фирмы 2 и папка просто «Претензии», а какой из фирм непонятно, может быть Фирмы 1, может всех фирм… и т.д.
При формировании каталога документов допустимо только отдельное ведение каждой фирмы в отдельной паке: Папка фирмы- Папки документов - Документы. Создавать папки необходимо в соответствие с разработанной номенклатурой дел.
Полезно именовать Папки в соответствии с номенклатурой дел отдела, например, 0110 Договоры, 0110-01 Договоры поставки с предоплатой, 0110-02 Договоры поставки с отсрочкой платежа и т.д.
Пример каталога папок:
И вот вопрос, как в такой ситуации, когда приходишь в компанию или уволился сотрудник ведущий определенный объем документооборота, а надо подготовить или найти документ чтобы его изменить, дополнить, заменить, по определенной фирме, скажем приказ или доверенность, что делать и как искать документы в таком бардаке?
Тут может помочь одна из самых полезных функций при составлении документов – это адрес документа. Суть этого атрибута проста и очень полезна, при составлении определенного документа, вы проставляете адрес документа – путь по которому располагается документ в электронном виде.
И когда возникает необходимость внести изменения или подготовить аналогичный документ для другой компании, вы просто открываете документ, который оформлен на бумажном носителе и смотрите его адрес в электронном виде. Например, на первом рисунке, это путь к документу: сервер / папка "Юр. обеспечение ООО профи-лайн" / папка "письма" / название файла письма "в фнс 18 по налоговой проверке".
Для присвоения адреса документа в Word нужно провести работу с колонтитулами.
1. Выбираем вкладку «Вставка»
2. Выбираем вкладку «Нижний колонтитул» (если хотим прописать адрес документа в нижней части»
3. Выбираем вкладку «Изменить нижний колонтитул»
4. Выбираем вкладку «Экспресс-блоки»
5. Нажать на вкладку «Поле»
6. В открывшемся окне «Поле» в разделе «Поля» выбрать значение «FileName»
7. В этом же окне «Поле», в разделе «Параметры поля» поставить галочку «Добавить путь к имени файла»
В результате мы получим наименование файла и путь к нему. Шрифт будет установлен по умолчанию вашего Word соответственно, вы можете его поменять, я, например, меняю на минимальное значение размера шрифта на "8" курсивом, чтобы он не привлекал внимание (см. первый рисунок). Также можно изменить сам шрифт, его цвет, изменить его выравнивание, например, "по центру" и т.д.