Умение планировать и хорошая организация работы стали компетенцией, которая особенно ценится сейчас - во времена стремительного роста популярности удаленной работы. Быть «хозяином своего времени» приобрело совершенно новый смысл в контексте массового и неожиданного отхода от стационарной работы. Новая ситуация, помимо множества возможностей, создала также множество проблем, а именно: способность разработать эффективный план работы.
Планирование работы - это процесс, который позволяет упорядочивать, устанавливать время и иерархию предстоящих задач.
Принимая во внимание временную составляющую, можно выделить два основных типа планирования:
- краткосрочное планирование - отличается большей точностью и детальностью. Организуя свое время в короткие сроки, можно получить более полную информацию о деятельности, которую необходимо выполнить, а также о возможных неблагоприятных обстоятельствах. Краткосрочное планирование обычно относится к максимальным недельным планам;
- долгосрочное планирование - охватывает более общие планы на часто далекие даты. Из-за отдаленной временной перспективы невозможно предсказать многие события на момент составления плана. Учитывая эту особенность крупномасштабной организации, нужно не забывать оставлять место для погрешности и регулярно проверять подготовленный график.
Планирование работы заключается в составлении списка задач, которые надо выполнять в определенное время, например, в течение дня.
Как эффективно спланировать свою работу?
Чтобы планирование было эффективным, нужно адаптировать количество и тип мероприятий, включенных в список, к своим возможностям.
Слишком много задач может отпугнуть и, как следствие, отрицательно повлиять на мотивацию к работе. Их качество так же важно, как и количество запланированных мероприятий. Составленный список должен быть составлен с учетом важности отдельных занятий. В первую очередь стоит сосредоточиться на приоритетных пунктах, а наименее важные - в конце списка.
Правильно спланированная работа - с учетом индивидуальных потребностей и с учетом возможностей дает целый ряд преимуществ.
Разработка плана и, таким образом, организация действий, которые надо выполнить, напрямую приводит к ощущению внутреннего комфорта. Кроме того, учитывая в плане все задачи, а также предполагаемые сроки их выполнения, значительно увеличиваются шансы на их выполнение.
Устранение фактора хаоса из действия в конечном итоге снизит уровень стресса в организме и увеличит продуктивность.
Прежде чем приступить к разработке плана работы, стоит ответить на несколько вопросов, чтобы получить дополнительную информацию по ниже изложенным ключевым вопросам.
Цель: какого результата нужно достичь с помощью предпринятых действий?
Значение: какие именно действия позволят достичь своей цели?
Приоритет: какое из запланированных мероприятий имеет решающее значение в контексте достижения результата?
Время: сколько времени нужно, чтобы выполнить запланированные действия?
Риск неудачи: сколько времени нужно зарезервировать на случай непредвиденных обстоятельств?
Ответы на вышеперечисленные вопросы позволяют подготовить первоначальный проект плана с учетом двух приоритетных столпов хорошей организации: работы и времени.
Принципы планирования работы
Навыки планирования и организации, несомненно, находятся на стороне компетенций, которыми стоит обладать. Поэтому при планировании может быть полезно знать несколько правил.
Правило 60:40 - это правило говорит о соотношении времени, которое необходимо запланировать, ко времени, которое надо оставить для незапланированных задач. Незапланированные действия включают неожиданные потребности и непредсказуемые события во время планирования. Это правило следует помнить особенно людям, которые чрезмерно планируют свое время и не оставляют места для уступок в виде изменения обстоятельств в плане.
Корректировка ежедневного расписания под производительность - стоит помнить, что работоспособность организма, хотя и может незначительно отличаться в зависимости от индивидуальных предрасположенностей, у всех относительно постоянно колеблется в течение дня. Эти колебания были замечены и затем графически представлены в виде кривой психофизических показателей в течение дня.
Правило Парето - также известное как правило 80:20, это правило особенно полезно, когда есть склонность включать в свой график слишком много занятий. Согласно рассмотренному принципу, 20% выполненных действий ответственны за 80% успеха. Поэтому это правило особенно полезно при расстановке приоритетов, что, в свою очередь, позволяет систематизировать весь план.
Организация рабочего дня
Умелое управление временем - основа эффективности работы. Отсутствие плана действий легко сравнить с попыткой действовать вслепую. Это не невозможно, но отсутствие четко определенного направления, скорее всего, приведет к увеличению времени, необходимого для достижения поставленных целей.
При организации рабочего дня в первую очередь нужно учитывать свои индивидуальные предрасположенности. План работы, составленный на основе индивидуальных результатов, с применением основных принципов организации, сделает работу более эффективной. Сохранение реалистичных предположений о времени, необходимом для завершения плана, снижает риск «отказа» из-за разочарования, вызванного регулярным несоблюдением согласованных сроков.
Приспособление требуемых задач к индивидуальной производительности и принятие реальных временных рамок являются основными показателями того, что по мере построения плана можно свободно дополнять новыми.
Следующий совет относится не непосредственно к составлению самого плана, а к сопутствующим действиям. Если, несмотря на применение двух указанных выше принципов, проблема с соблюдением сроков повторяется регулярно, стоит задуматься о причине. Устранение выявленных дистракторов быстро и эффективно повысит эффективность операций.
Еще один полезный совет касается перерывов в работе. Если они спланированы заранее, момент заслуженного отдыха не заставит чувствовать вину за "побег" от своих обязанностей. Кроме того, перспектива момента расслабления после завершения запланированного объема работы, как надежный мотиватор, сделает задачу более эффективной.
Успехов Вам в поиске работы!
Подписывайтесь на наш канал, здесь мы делимся полезными статьями по поиску работы и построению карьеры.
#планирование времени #планирование #эффективный менеджер