Многие предприниматели наверняка знакомы с термином «процессное управление», но каждый понимает его по-своему, а подходы к принятию управленческих решений зачастую оказываются формальными и хаотичными. Как результат – правила процессного подхода не работают. На деле никакого секрета в принципах бережливого производства нет, надо лишь увязать их с главной задачей любой компании – получением прибыли.
Формулируем цели
В первую очередь руководители фирм должны задать себе вопрос: если я приму то или иное решение, что оно даст экономике предприятия, поможет ли уменьшить издержки и поднять производительность труда?
Конечно, можно заставить сотрудников «ходить по ниточке», хранить папки в строго определенном порядке и держать ежедневники на рабочих столах исключительно слева, но как это повлияет на производительность труда? Вполне вероятно, что она даже снизится: вместо того, чтобы думать о сути работы, сотрудники будут стараться соблюсти внешние правила, заведенные руководителем, и избежать нареканий. Процессный подход к управлению заключается совсем не в этом.
Формулировка четких целей позволит избежать ошибок «внешнего эффекта» и имитации бурной деятельности на пустом месте. В противном случае получится по Жванецкому: «Ведь модернизировали, подхватили, перестроились, внедрили новый коэффициент, а включаешь – не работает».
Точно так же не будет работать процессный подход к управлению, если тот, кто принимает управленческие решения, не просчитает экономический эффект от установок, которые он дает сотрудникам. Цель и результат должны стать основой деятельности предприятия. А результат работы коммерческой компании – это прибыль. От этой «печки» и надо плясать, чтобы бережливое производство действительно стало таковым.
Анализируем бизнес-процессы
Для понимания «куда идем» придется проанализировать все бизнес-процессы предприятия (не случайно термин «процессное управление» начинается со слова «процесс») и только после этого принимать управленческие решения. При этом желательно отбросить личностный («Мне так нравится») и исторический («Так давно заведено») подходы.
При анализе бизнес-процессов лучше всегда держать в голове уже сформулированные цели. Тогда станет видно, что от некоторых действий иногда можно отказаться или упростить их для достижения общего экономического эффекта. В бизнес-литературе нередко встречается совет, что руководству компании надо всегда задавать себе вопрос «зачем?». Сотрудники при выполнении работы фактически дублируют действия друг друга – зачем? Процесс согласований документов проходит по массе внутренних инстанций и для многих превращается в ничего не значащую формальность – зачем? Ежеутренняя планерка с участием всех руководителей растягивается чуть ли не до обеда – зачем?
Процессный подход к управлению охватывает все стороны деятельности бережливого производства и подразумевает уменьшение не только материальных, но и прочих издержек – например, временных и мотивационных. И тут возникает еще один вопрос – «почему». Сотрудники тратят много времени на чаепития – почему? На совещаниях народ откровенно зевает – почему? Постоянно нарушается рабочий график – почему?
Ответы на эти два вопроса, задаваемые при анализе бизнес-процессов, позволят выработать процессный подход к управлению и наметить шаги к созданию бережливого производства.
Оптимизируем производство
Тщательный анализ бизнес-процессов приводит к тому, что все узкие места становятся видны, словно на ладони. Процессное управление помогает руководителю предприятия принять верные управленческие решения, направленные на устранение имеющихся издержек. Возможно, следует дешево распродать уже ненужное старое оборудование, которое не первый год занимает целый склад. Сразу появятся и деньги, и свободное место. Или перевести часть работников на другой участок и автоматизировать тот или иной процесс. Будут и рабочие руки, и экономический эффект от модернизации.
При процессном подходе к управлению следует уделить внимание и мотивационной составляющей для сотрудников, подумать, как добиться, чтобы они были более лояльны к компании. Оптимизация производства предполагает и улучшение условий труда работников (в том числе социальные блага).
Проведенный анализ бизнес-процессов позволит обосновать оптимизацию производства экономически, просчитать затраты и возможное снижение издержек.
Привлекаем «бережливый офис»
Каким образом выявить все бизнес-процессы, существующие на предприятии? В этом поможет IT-система бережливого офиса GANDIVA. В режиме online можно увидеть и каталог бизнес-процессов, и инструменты для их совершенствования.
По предварительной заявке появится информация о бизнес-процессах, применимых на конкретном предприятии. Условия передачи информации строго оговорены, а запрос удовлетворяется в кратчайшие сроки. В «Гандива» зафиксировано, кто и когда принял или не принял решение, известно, на какой стадии оно находится и кто ответственен за эту стадию.
Конечно, приобретение компанией GANDIVA не означает, что офис предприятия автоматически станет бережливым. «Гандива» – не решение проблемы, а инструмент, используя который можно работать над улучшением бизнес-процессов. Система выдает максимум объективной информации и аналитику, чтобы определить, где появляются искажения и потери. А дальнейшее принятие управленческих решений и внедрение принципов бережливого производства остается за руководителем – владельцем бизнеса или наемным директором.
«Гандива» – друг и советчик при анализе и совершенствовании бизнес-процессов. Может показаться, что выработать процессный подход к управлению – крайне сложная задача. Она непроста, но решаема. Истинные принципы бережливого производства постепенно внедряются в нашей стране. Главное – помнить, что процессное управление помогает повышать производительность труда и снижать издержки, а значит, увеличивать прибыль компании.