Сегодня на повестке дня – цифровая трансформация на государственном уровне и правовые аспекты ведения электронного документооборота (далее – ЭДО) в организациях.
Цифровая трансформация отраслей российской экономики и социальной сферы определена в качестве одного из приоритетов в Указе Президента Российской Федерации от 21.07.2020 № 474 «О национальных целях развития до 2030 года». Правительство Российской Федерации уже утвердило:
- мероприятия по цифровой трансформации в сфере государственного управления. Создание единой системы сбора, учета и анализа социально-экономических показателей, перевод проверок бизнеса в дистанционный формат, автоматизация бюджетного процесса и учета – на достижение этих и других результатов ориентировано стратегическое направление «Цифровая трансформация госуправления»;
- Стратегическое направление цифровой трансформации обрабатывающей промышленности. Предусматривается активное внедрение в производственную практику шести ключевых новаций: искусственного интеллекта, робототехники, интернета вещей, технологий дополненной реальности, новых производственных и коммуникационных технологий. Они в свою очередь помогут повысить производительность труда, снизят себестоимость продукции и ускорят вывод товаров на рынок;
- Концепцию развития технологий машиночитаемого права. Под технологиями машиночитаемого права в Концепции понимаются инструменты применения правовых норм в виде необходимых информационных систем и программного обеспечения. Согласно положениям Концепции, технологии машиночитаемого права подлежат применению в различных сферах (стандартизация и сертификация, сделки в машиночитаемом формате, контрольная (надзорная) деятельность, отчетность, судопроизводство и производство по делам об административных правонарушениях, нормотворчество, регулирование с использованием цифровых платформ). Представляется, что технологии машиночитаемого права в той или иной степени будут применяться во всех отраслях законодательства Российской Федерации.
В рамках национальной цели «Цифровая трансформация» предусмотрено увеличение доли массовых социально значимых услуг, доступных в электронном виде, до 95 %.
Правовые основы внедрения в организациях безбумажных технологий
Продвижение проектов по внедрению ЭДО в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам и осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений являются основными задачами применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, формирование новой технологической основы в экономике (подпункт «б» пункта 41 Указа Президента Российской Федерации от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы»).
«Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» (подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). «Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» (статья 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).
Сразу может возникнуть вопрос доверия к электронным документам, невзирая на всевозможные плюсы использования ЭДО. Уточним, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (часть 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ)). То есть документ, который подписали квалифицированной ЭП, равнозначен бумажному, подписанному собственноручной подписью.
Правила работы с документами, содержащими персональные данные, определяются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Архивное хранение документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).
В настоящее время хранение документов регламентируется Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182. При этом правовая база продолжает совершенствоваться и в отношении архивного дела. Так, в соответствии с частью 3 статьи 6 Закона № 125-ФЗ Росархивом подготовлен проект ведомственного приказа «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (ID проекта 01/02/11-21/00122987). Перечень устанавливает сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, на основе требований законодательства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности. Предположительно, что Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, будет признан утратившим силу, в случае принятия упомянутого приказа Росархива. Проектируемыми нормами предусмотрено, в частности, что 11 раздел «Контроль и технический надзор в области промышленной безопасности (далее – ПБ) и безопасности гидротехнических сооружений» содержит типовые архивные документы о техническом надзоре за ПБ производственных объектов, контроле за использованием, транспортировкой и хранением особо опасных веществ и материалов, предупреждении и ликвидации последствий техногенных чрезвычайных ситуаций.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (есть исключения) предусмотрено административное наказание в виде штрафа: на должностных лиц от 3 тысяч до 5 тысяч рублей, а юридических лиц от 5 тысяч до 10 тысяч рублей (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
ЭДО в области промышленной безопасности
Федеральный закон от 21.07.1997 № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» (далее – ОПО) не устанавливает общих для всех документов в области ПБ требований по их ведению в системе ЭДО. При этом он устанавливает виды документов, которые могут иметь форму электронного документа. К числу таких документов относятся представляемые в ФОИВ в области ПБ сведения об организации производственного контроля за соблюдением требований ПБ в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (часть 2 статьи 11), и документы наличие которых является обязательным требованием к соискателю лицензии (пункт 2 статьи 6). То есть они могут быть представлены соискателем лицензии в форме электронного документа. К ним отнесены документы, подтверждающие ввод ОПО в эксплуатацию, положительные заключения экспертизы ПБ на применяемые на ОПО технические устройства, здания и сооружения, а также декларация промышленной безопасности.
Положением об аттестации в области промышленной безопасности, по вопросам безопасности гидротехнических сооружений, безопасности в сфере электроэнергетики, утвержденным постановление Правительства Российской Федерации от 25.10.2019 № 1365 (далее – Положение), предусмотрено следующее: в территориальные органы Ростехнадзора документы, указанные в пункте 13, могут быть представлены (направлены) на бумажном носителе непосредственно или посредством заказного почтового отправления с уведомлением о вручении либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, через сеть «Интернет, в том числе посредством Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» или Единый портал тестирования. Новый проект – аналог Положения не предполагает изменений в части этих требований.
В ряде случаев федеральными нормами и правилами (далее – ФНП) организациям предоставляется возможность ведения документов в форме электронного документа. Но учитывая значительное их количество, выборочно рассмотрим лишь отдельные ФНП.
ФНП в области ПБ «Правила безопасности опасных производственных объектов, на которых используются подъемные сооружения», утвержденными приказом Ростехнадзора от 26.11.2020 № 461, допускается оформление и ведение журналов, паспортов, нарядов (нарядов-допусков), актов и иной документации в процессе эксплуатации и обслуживания подъемных сооружений в электронном виде при соблюдении требований к их содержанию (пункт 8).
ФНП в области ПБ «Правила безопасного ведения газоопасных, огневых и ремонтных работ», утвержденными приказом Ростехнадзора от 15.12.2020 № 528, предоставляется возможность использования электронной подписи при согласовании и утверждении нарядов-допусков на проведение газоопасных, огневых и ремонтных работ. Она устанавливается внутренними документами эксплуатирующей организации или ее филиала в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ (пункты 24, 82 и 130).
ФНП в области ПБ «Правила безопасности процессов получения или применения металлов», утвержденными приказом Ростехнадзора от 09.12.2020 № 512 допускается ведение организационно-распорядительной документации и записей различных форм (наряды, акты, журналы, формы, справки, таблицы, отчеты) в организации в электронном виде.
ФНП в области ПБ «Правила промышленной безопасности складов нефти и нефтепродуктов», утвержденными приказом Ростехнадзора от 15.12.2020 № 529, допускается ведение журналов приема-передачи смен в электронном виде без дублирования на бумажном носителе при обеспечении условий, исключающих возможность несанкционированного изменения информации в журнале, и использовании электронной подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ.
Новые проектируемые нормы также содержат такие требования. Не стал исключением и проект ФНП в области ПБ «Правила безопасной эксплуатации технологических трубопроводов» (ID проекта 02/08/04-21/00114917). Так решение о продлении срока эксплуатации трубопровода принимается руководителем организации, эксплуатирующей ОПО, оформляется на бумажном носителе или в форме электронного документа. Ремонтный журнал в организации, эксплуатирующей трубопроводы допускается вести в электронном виде.
ЭДО в области охраны труда
Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) дополнен новыми статьями 221, 222 и 223 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота» соответственно. Новыми статьями регламентирован порядок ЭДО кадровых документов. При этом важно отметить, что требования новых статей ТК РФ не применяются в отношении:
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по ОТ, в том числе лично подписываемых работником;
- акта о несчастном случае на производстве;
- трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- приказа (распоряжения) об увольнении работника.
При этом, как известно, сейчас новым правом работодателя является ведение ЭДО в области охраны труда. Оно может быть реализовано работодателем на основании требований правил по ОТ, а с 1 марта 2022 года, как сообщалось ранее, оно может также осуществляться уже на основании статьи 214.2 ТК РФ.
Для реализации упомянутого права работодателя в правовом поле появляется все больше требований регламентирующих ЭДО в области ОТ. Не стал исключением и доработанный вариант проекта постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда и требований к организациям, оказывающим услуги по проведению обучения по охране труда» (ID проекта 02/07/01-21/00112477). Проектом предусмотрено, что документирование проведенного инструктажа по ОТ, независимо от его вида, может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 89 проекта). Важно отметить, что в связи с упомянутым ограничением распространения требований к ЭДО в сфере трудовых отношений к ряду перечисленных документов, включая подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, указанные проектируемые нормы, возможно будут уточнены.
В начале декабря опубликован приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 771н «Об утверждении Примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущению повышения их уровней» (далее – Типовой перечень). Типовой перечень среди прочих содержит мероприятие по приобретению стендов, тренажеров, наглядных материалов, научно-технической литературы для проведения инструктажей по ОТ, обучения безопасным приемам и методам выполнения работ, оснащение кабинетов (учебных классов) по ОТ компьютерами, теле-, видео-, аудиоаппаратурой, обучающими и тестирующими программами, проведение выставок, конкурсов и смотров по ОТ, тренингов, круглых столов по ОТ, разработку и приобретение электронных программ документооборота в области ОТ в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Упомянутый приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 771н вступит в силу с 1 марта 2022 года.
В части совершенствования оказания государственных услуг и цифровой трансформации предлагается внести изменения в Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» (далее – СОУТ) (ID проекта 02/04/06-21/00117323). Этим законопроектом среди прочего изменяется первое предложение части 2 статьи 15 указанного федерального закона. Предусматривается, что отчет о проведении СОУТ, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, подписывается всеми членами комиссии и утверждается председателем комиссии в срок не позднее чем 30 календарных дней со дня его направления работодателю организацией, проводящей СОУТ, путем проставления подписи, подписания в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке.
ЭДО по пожарной безопасности
Стало привычным, что обязательные требования вступают в силу в марте или сентябре. Не являются исключением и обязательные требования, установленные новым приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806 «Об определении Порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности» (далее – Порядок обучения лиц мерам пожарной безопасности).
Уже с 1 марта 2022 года в отношении документов, определяемых Порядком обучения лиц мерам пожарной безопасности, допускается возможность фиксации результатов обучения и проверки соответствия знаний и умений лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организации, требованиям, предусмотренным программами противопожарного инструктажа, путем подписания работником (служащим) и лицом, проводившим противопожарный инструктаж, электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
ЭДО в области энергетической безопасности
Правилами работы с персоналом в организациях электроэнергетики Российской Федерации, утвержденными приказом Минэнерго России от 22.09.2020 № 796 (далее – ПРП), предусмотрено (пункт 14), что оформление, ведение, использование и хранение документов по организации и проведению работы с персоналом должны осуществляться в бумажном и (или) электронном виде с соблюдением требований к ведению и хранению документации, необходимой для осуществления оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления, утверждаемых Минэнерго России в соответствии с подпунктом «в» пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 13.08.2018 № 937 «Об утверждении Правил технологического функционирования электроэнергетических систем и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».
Напомним, что ранее был подготовлен проект приказа Минэнерго России «Об утверждении требований к ведению и хранению документации, необходимой для осуществления оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления, и о внесении изменений в Правила переключений в электроустановках, утвержденные приказом Минэнерго России от 13 сентября 2018 г. № 757». Проектируемыми требованиями предполагается применение субъектами электроэнергетики одного или нескольких способов:
- ведение и хранение документации на бумажных носителях;
- ведение документации на бумажных носителях и хранение ее в электронном виде с использованием программно-технических средств или программного обеспечения (далее - программно-технические средства);
- создание документации исходно в электронной форме, без предварительного документирования на бумажном носителе, подписание ее электронной подписью и хранение такой документации в электронном виде с использованием программно-технических средств.
В настоящее время приказ Минэнерго России от 07.10.2021 № 1033 «Об утверждении требований к ведению и хранению документации, необходимой для осуществления оперативно-диспетчерского управления в электроэнергетике и оперативно-технологического управления» возвращен без государственной регистрации Минюстом России. Отдельные аспекты государственной регистрации ранее сообщались в Блоге эксперта.
ПРП также предусмотрено создание в каждой организации и поддержание в активном состоянии в бумажном и (или) электронном виде технической библиотеки (см. пункт 12).
Правила по охране труда при эксплуатации объектов теплоснабжения и теплопотребляющих установок, утвержденные приказом Минтруда России от 17.12.2020 № 924н, допускают возможность ведения документооборота в области ОТ в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
ЭДО в области экологической безопасности
Как известно в органы Росприроднадзора представляются различные формы отчетности. К их числу, в частности, относятся: декларация о воздействии на окружающую среду; декларация о плате за НВОС; форма 2-ТП (отходы); форма 2-ТП (воздух); отчет об организации и о результатах осуществления производственного экологического контроля; декларация о количестве выпущенных в обращение на территории Российской Федерации товаров, упаковки товаров, подлежащих утилизации после утраты ими потребительских свойств; отчетность о выполнении нормативов утилизации отходов от использования товаров; расчет экологического сбора. Они представляются в письменной или форме электронного документа.
Из приведенного обзора следует, что возможностей по ведению ЭДО у организации становится все больше. Решение о его применении принимается организацией самостоятельно, но, учитывая набирающие темпы цифровой трансформации, в скором времени на ЭДО, возможно, перейдут все организации.
По традиции следим за ходом принятия упомянутых проектов.
#электронные документы #электронный документооборот #эдо #эцп #охрана труда #олимпокс #блог эксперта
Спасибо, что дочитали статью до конца. Не забудьте поставить лайк и подписаться на наш канал.
Другие статьи на нашем канале: